Finanzen

# Eingangsrechnungen und Freigaben

Erfassen Sie Rechnungen von Lieferanten und Frachtführern aus deren PDF, prüfen Sie sie gegen Angebote oder Kosten und geben Sie sie frei oder lehnen sie ab.

Aktualisiert am 5\. Oktober 2026

**Wer kann das:** Die Rechnungsberechtigung und die Plattformfunktion Finanzen. Der Tab Ausstehende Freigaben erfordert die Berechtigung, ausstehende Freigaben zu sehen.

Eingangsrechnungen sind die Rechnungen, die Frachtführer, Subunternehmer und Lieferanten Ihnen senden. Sie erfassen sie in Transportial, prüfen sie gegen das Vereinbarte und lassen sie vor der Zahlung freigeben.

## Eine Eingangsrechnung erfassen

1. Öffnen Sie die Ansicht **Finanziell**, wählen Sie die Verwaltung und klicken Sie auf **Eingangsrechnungen**.
2. Klicken Sie auf **\+ Rechnung erstellen**.
3. Laden Sie unter **Unterlagen** die Rechnung des Lieferanten hoch (PDF oder Bild). Transportial liest das Dokument und füllt die erkannten Felder aus.
4. Prüfen Sie den **Name** (die Rechnungsnummer des Lieferanten) und die **Referenz**.
5. Prüfen oder wählen Sie den Lieferanten unter **Absender** und optional das **Team** und die **Ansprechpartner**.
6. Prüfen Sie Beschreibung, Fälligkeitsdatum, Währung und jede Position einschließlich des Steuersatzes.
7. Klicken Sie auf **Speichern**.

Wenn eine Eingangsrechnung erstellt wird, gehen Freigabeanfragen automatisch an die Manager ihres Teams.

## Die Rechnung gegen das Vereinbarte prüfen

Eine Eingangsrechnung hat einen Abschnitt **Abgleichen mit**.

1. Öffnen Sie die Eingangsrechnung.
2. Wählen Sie unter **Abgleichen mit** die Option **Eingehendes Angebot** oder **Preiselement**.
3. Suchen Sie bei einem Angebot unter **Angebot suchen und auswählen...**. Geben Sie bei einem Preiselement den Betrag unter **Vergleichsbetrag eingeben** ein.
4. Vergleichen Sie **Rechnungssumme** mit **Abgeglichene Summe**. Transportial zeigt **Exakte Übereinstimmung** oder die **Differenz**.

## Eine Freigabe anfordern

1. Öffnen Sie eine Eingangsrechnung mit dem Status **Entwurf** oder **Offen**.
2. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü **Extra** und wählen Sie **Genehmigung anfordern**.
3. Wählen Sie den Benutzer, der freigeben muss.
4. Klicken Sie auf **Senden**. Sie sehen **Genehmigung angefordert**, und die Rechnung wartet auf die Freigabe.

## Freigeben oder ablehnen

1. Öffnen Sie den Tab **Ausstehende Freigaben**. Er listet die Rechnungen, die auf Ihre Entscheidung warten, mit **Absender**, **Referenz**, **Fälligkeitsdatum** und **Gesamt**.
2. Öffnen Sie die Rechnung, wenn Sie die Details sehen möchten.
3. Klicken Sie auf **Freigeben**, um sie freizugeben.
4. Oder klicken Sie auf **Ablehnen**, geben Sie den **Grund für die Ablehnung...** ein und bestätigen Sie. Ein Grund ist Pflicht.

Sie können auch in der Rechnung selbst über **Extra** \> **Genehmigen** oder **Ablehnen** entscheiden und mehrere auf einmal freigeben, indem Sie sie im Tab **Eingangsrechnungen** markieren und **Auswahl genehmigen** wählen.

## Status von Eingangsrechnungen

| Status                         | Bedeutung                                                                                                |
| ------------------------------ | -------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Entwurf** / **Offen**        | Erfasst, noch nicht entschieden.                                                                         |
| **Warten auf die Bestätigung** | Ein Freigeber wurde angefragt.                                                                           |
| **Genehmigt** / **Abgelehnt**  | Der Freigeber hat entschieden.                                                                           |
| **Bezahlt**                    | Sie haben die Rechnung bezahlt. Setzen Sie dies mit **Status auswählen** oder **Als bezahlt markieren**. |
| **Storniert**                  | Nicht mehr gültig.                                                                                       |

Frachtführer, die im Rahmen eines Kapazitätsvertrags mit Gutschriftverfahren arbeiten, müssen Ihnen keine Rechnungen senden: Sie erstellen die Gutschriften für sie. Siehe [Kapazitätsverträge](/de/help/capacity-contracts).

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* [Angebote erstellen und versenden](/de/help/quotes)

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