Finanzen

# Rechnungen erstellen, versenden und nachverfolgen

Erstellen Sie Rechnungen manuell, aus Angeboten, Aufträgen oder Preiskonfigurationen, versenden Sie sie, mahnen Sie und markieren Sie sie als bezahlt.

Aktualisiert am 5\. Oktober 2026

**Wer kann das:** Die Rechnungsberechtigung und die Plattformfunktion Finanzen.

Ausgangsrechnungen sind die Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden senden. Sie stehen pro Verwaltung im Tab **Rechnungen** der Finanzansicht. Rechnungen, die Sie erhalten, werden in [Eingangsrechnungen und Freigaben](/de/help/incoming-invoices-and-approvals) behandelt.

## Woher Rechnungen kommen

* **Automatisch** aus einer aktivierten Preiskonfiguration, am Ende jedes Trips, jedes Auftrags oder Zeitraums. Siehe [Preiskonfigurationen einrichten](/de/help/pricing).
* **Aus einem Angebot**: **Rechnung erstellen** im Menü **Extra** des Angebots oder **Rechnungen erstellen** für mehrere Angebote auf einmal.
* **Aus einem Transportauftrag**: Öffnen Sie den Auftrag, öffnen Sie sein Optionsmenü und wählen Sie **\+ Rechnung erstellen**. Das Formular wird mit Kunde, Verwaltung und Auftragsreferenz ausgefüllt.
* **Manuell**, wie unten beschrieben.

## Eine Rechnung manuell erstellen

1. Öffnen Sie die Ansicht **Finanziell**, wählen Sie die Verwaltung und klicken Sie auf den Tab **Rechnungen**.
2. Klicken Sie auf **\+ Rechnung erstellen**.
3. Wählen Sie oben **Ohne Mehrwertsteuer** oder **Inklusive Mehrwertsteuer**.
4. Geben Sie die **Referenz** ein, zum Beispiel die Bestellnummer des Kunden.
5. Wählen Sie den Kunden unter **Zielfirma** und optional das **Team** und die **Ansprechpartner**.
6. Geben Sie eine **Beschreibung** ein, prüfen Sie das Fälligkeitsdatum und die **Währung** und hängen Sie bei Bedarf **Unterlagen** an.
7. Füllen Sie die Positionen aus: Beschreibung, **Menge**, **Preis**, **Steuersatz auswählen** und **Preiskategorie auswählen**. Mit + und − fügen Sie Positionen hinzu oder entfernen sie.
8. Klicken Sie auf **Speichern**. Die Rechnung wird als **Entwurf** gespeichert.

Sie geben keine Rechnungsnummer ein: Transportial vergibt die nächste Nummer der Verwaltung. Das Fälligkeitsdatum ergibt sich aus der Zahlungsfrist der Verwaltung.

## Die Rechnung versenden

1. Klicken Sie in der Liste auf die Rechnung, um sie zu öffnen.
2. Prüfen Sie **Von** und **Rechnung an**.
3. Prüfen Sie die Positionen, die Summen und die Rechnungsbedingungen.
4. Klicken Sie auf **Senden**.

Die Rechnung wird **Offen**. Hat die Verwaltung eine Nachrichtenautomatisierung für Rechnungen, erhält der Kunde eine E-Mail mit dem PDF und Ihren Standard-Rechnungsdokumenten. Um das PDF selbst herunterzuladen, klicken Sie auf das PDF-Symbol, wählen Sie die Sprache und klicken Sie auf **PDF herunterladen**.

## Status

| Status        | Bedeutung                                                          |
| ------------- | ------------------------------------------------------------------ |
| **Entwurf**   | Noch nicht versendet. Kann bearbeitet und gelöscht werden.         |
| **Offen**     | Versendet und wartet auf Zahlung.                                  |
| **Erinnert**  | Eine Zahlungserinnerung wurde gesendet.                            |
| **Zu spät**   | Fälligkeitsdatum überschritten und noch unbezahlt.                 |
| **Bezahlt**   | Bezahlt. Eine bezahlte Rechnung kann nicht mehr bearbeitet werden. |
| **Storniert** | Zurückgezogen.                                                     |

Ändern Sie den Status manuell über das Dropdown-Menü **Status auswählen** in der Rechnung, zum Beispiel um sie als **Bezahlt** zu markieren, wenn das Geld eingegangen ist.

## Nachverfolgen

* **Extra** \> **Erneut senden** sendet die Rechnung noch einmal.
* **Extra** \> **Erinnerung festlegen** sendet sofort eine Zahlungserinnerung.
* **Extra** \> **Löschen** ist nur für Entwürfe verfügbar.
* Das Bearbeiten-Symbol öffnet das Rechnungsformular, solange die Rechnung nicht bezahlt ist.
* Die Zeitleiste **Aktivität** zeigt, was mit der Rechnung geschehen ist.

Für unbezahlte Rechnungen nach dem Fälligkeitsdatum werden Erinnerungen auch automatisch gesendet, im Abstand der Zahlungsfrist, wenn die Verwaltung Nachrichtenautomatisierungen für Erinnerungen hat.

## Massenaktionen

Markieren Sie Rechnungen in der Liste und wählen Sie **Auswahl senden** oder **Auswahl löschen** (Entwürfe), **Als bezahlt markieren** (offen oder erinnert), **Erinnerung senden** (offen) oder **Auswahl stornieren** (offen, erinnert oder zu spät). Rechnungen mit einem anderen Status werden übersprungen.

Je nach den Einstellungen Ihrer Plattform können Kunden eine Rechnung online auf ihrer öffentlichen Seite mit **Jetzt bezahlen** bezahlen. Portalbenutzer finden ihre Rechnungen im Kundenportal unter **Rechnungen**.

Um eine versendete Rechnung zu korrigieren, stornieren Sie sie und erstellen Sie eine neue, statt sie zu bearbeiten, nachdem der Kunde sie erhalten hat. So bleiben Nummerierung und Buchhaltung konsistent.

## Verwandte Artikel

* [In der Finanzansicht arbeiten](/de/help/financial-view)
* [Preiskonfigurationen einrichten](/de/help/pricing)
* [Eingangsrechnungen und Freigaben](/de/help/incoming-invoices-and-approvals)
* [Verwaltungen einrichten](/de/help/administrations)

## Brauchen Sie weitere Hilfe?

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