Financiën

# Administraties instellen

Maak per eigen bedrijf een administratie aan met factuurnummering, betalingstermijn, automatische e-mails en voorwaarden.

Bijgewerkt 5 oktober 2026

**Wie kan dit:** De rechten voor administraties en de platformfunctie Financieel.

Een administratie is een van je eigen juridische entiteiten met een eigen boekhouding. Ze bepaalt hoe facturen en offertes worden genummerd, de betalingstermijn, welke e-mails worden verstuurd voor facturen, herinneringen en offertes, en welke voorwaarden worden afgedrukt. Elke factuur en offerte hoort bij één administratie. De meeste bedrijven hebben er één; groepen met meerdere juridische entiteiten maken er één per entiteit.

## Een administratie aanmaken

1. Open het zijmenu (☰) en kies **Administraties**.
2. Klik op **\+ Administratie aanmaken**.
3. Vul de **Naam** in en kies je eigen bedrijf bij **Bedrijf**. De gegevens daarvan verschijnen als afzender op facturen en offertes.
4. Vul het formaat bij **Nummering** en de **Nummerlengte** in (zie hieronder).
5. Vul de betalingstermijn in bij **Het aantal dagen waarbinnen de factuur betaald moet zijn**, bijvoorbeeld 30.
6. Klap **Berichtautomatiseringen voor facturen** open en kies de automatiseringen voor het versturen, de eerste, tweede en derde herinnering en de betaalbevestiging.
7. Vul de **Factuurvoorwaarden** in en voeg standaard factuurdocumenten toe, zoals je algemene voorwaarden.
8. Klap **Berichtautomatiseringen voor offertes** open, kies de offerteautomatisering en vul de **Offertevoorwaarden** in.
9. Klap **Berichtautomatiseringen voor transportorders** open en vul de **Transportordervoorwaarden** in.
10. Zet **Primair** aan als dit je hoofdadministratie is en klik daarna op **Opslaan**.

## Nummering van facturen en offertes

**Nummering** is een sjabloon met plaatshouders. De standaard is `{{year}}-{{id}}`.

| Plaatshouder    | Wordt                                                                                                       |
| --------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| {{year}}        | Het jaar, bijvoorbeeld 2026.                                                                                |
| {{year2digits}} | Het jaar in twee cijfers, bijvoorbeeld 26.                                                                  |
| {{month}}       | De maand.                                                                                                   |
| {{dayOfYear}}   | De dag van het jaar.                                                                                        |
| {{id}}          | Het volgnummer binnen het jaar, aangevuld met nullen zodat het hele nummer **Nummerlengte** tekens lang is. |

Wijzig de nummering alleen aan het begin van een boekjaar. Factuurnummers moeten voor de Belastingdienst uniek en opeenvolgend blijven.

## Primaire administratie

Er is altijd precies één primaire administratie. Die is standaard gekozen in de financiële weergave en wordt gebruikt als er geen administratie is gekozen, bijvoorbeeld bij capaciteitscontracten. Als je een andere administratie als primair markeert, verliest de huidige die markering.

## Automatische e-mails

De berichtautomatiseringen die je kiest, bepalen wat klanten ontvangen: de factuurmail met de pdf als je op **Versturen** klikt, de betalingsherinneringen en de offertemail. Als er geen automatisering is gekozen, wordt er niets gemaild en deel je het document zelf. Zie [Berichtautomatiseringen](/nl/help/message-automations).

## Een administratie bewerken of verwijderen

1. Open het zijmenu (☰) en kies **Administraties**.
2. Zoek de administratie in de lijst. Filter op bedrijf of aanmaakdatum als je er veel hebt.
3. Klik op **Bewerken**, breng je wijzigingen aan en klik op **Opslaan**.
4. Om hem te verwijderen, klik je op **Verwijderen** en bevestig je.

Als je de primaire administratie verwijdert, wordt de oudste overgebleven administratie primair. Koppel elke klant in het bedrijfsformulier aan de juiste administratie (**Administratie**), zodat hun orders en facturen bij het juiste bedrijf terechtkomen. Zie [Bedrijven beheren](/nl/help/businesses).

## Gerelateerde artikelen

* [Werken in de financiële weergave](/nl/help/financial-view)
* [Facturen maken, versturen en opvolgen](/nl/help/invoices)
* [Offertes maken en versturen](/nl/help/quotes)
* [Berichten automatisch versturen met berichtautomatiseringen](/nl/help/message-automations)

## Nog steeds hulp nodig?

Ons supportteam beantwoordt graag al je vragen over Transportial.

[Contact met support](/nl/contact)[Een probleem melden](/nl/report-issue)

---
Canonical page: https://transportial.com/nl/help/administrations