Documenten

# Documenten verwerken in de documenteninbox

Zet CMR's, afleverbewijzen en andere papieren op één plek: AI herkent ze, koppelt ze aan de juiste order, controleert handtekeningen en toont verschillen.

Bijgewerkt 13 oktober 2026

**Wie kan dit:** De platformfunctie documentIntelligence en het recht get:documentIntelligence. Voor uploaden is upload:documentIntelligence nodig; voor koppelen en verschillen afhandelen update:documentIntelligence.

Getekende CMR's, afleverbewijzen, pakbonnen en weegbonnen komen terug op papier, per e-mail en als foto. De documenteninbox neemt ze allemaal aan. Voor elk document herkent Transportial het type, leest het de referenties, koppelt het aan de juiste order, zending of trip, controleert het of het getekend is en vergelijkt het met de order.

## De inbox openen

1. Open het zijmenu (☰, rechtsboven).
2. Klik op **Documenteninbox**, net onder **Documenten**.

De tabbladen werken als filters: **Alle**, **Te controleren**, **Verschillen**, **Bezig** en **Mislukt of overgeslagen**. Zoek op documentnaam, bestandsnaam of order-, zending- of tripnummer. De lijst toont het **Document**, de **Status**, het **Type**, waaraan het is **Gekoppeld aan**, de **Zekerheid**, de **Controles** en wanneer het is **Ontvangen**.

## Documenten toevoegen

1. Sleep pdf's en foto's naar **Sleep documenten hierheen of klik om bestanden te kiezen**, of klik op het vlak om ze te kiezen. Je kunt er veel tegelijk toevoegen.
2. Wacht tot ze zijn geüpload. Elk document begint als **In de wachtrij** en daarna **Wordt gelezen**.
3. Als het lezen klaar is, wordt de status **Verwerkt** of **Te controleren**.

Afhankelijk van de instellingen kunnen documenten ook vanzelf binnenkomen: bijlagen van e-mails die in je mailboxen binnenkomen, documenten die al aan orders en trips hangen, en documenten die klanten uploaden in het klantportaal.

## Wat Transportial met elk document doet

* **Type**: **CMR / vrachtbrief**, **Afleverbewijs**, **Pakbon**, **Factuur**, **Weegbon**, **Douanedocument**, **Transportorder**, **Schaderapport** of **Overig**, plus je eigen documenttypen.
* **Koppelen**: het zoekt naar je eigen order-, zending- en tripnummers, containernummers, de klantreferentie en andere referenties zoals booking-, CMR- of B/L-nummers. Als één match duidelijk de beste is, wordt het document automatisch gekoppeld en verschijnt het op het tabblad **Documenten** van die order, zending of trip.
* **Handtekening**: het controleert op handgeschreven of elektronische handtekeningen en stempels, en toont **Getekend** of **Niet getekend**.
* **Verschillen**: het vergelijkt wat er op het document staat met de order: klantreferentie, brutogewicht, aantal colli, container- en zegelnummer, afleverdatum en postcode van aflevering.

Een document krijgt **Te controleren** als het type onzeker is, er geen passende order is gevonden, de beste match niet zeker genoeg is, meerdere orders ongeveer even goed passen, of een document dat getekend moet zijn geen handtekening heeft.

## Een document controleren

1. Klik op een rij. Het paneel toont een voorbeeld (**Bestand openen** opent het origineel), het **Documenttype**, waaraan het is **Gekoppeld aan** en waarom het gecontroleerd moet worden.
2. Om het te koppelen klik je op **Hieraan koppelen** naast een van de voorgestelde matches, of kies je het type bij **Koppelen aan**, vul je het **Order-, zending- of tripnummer** in en klik je op **Document koppelen**. Klik op **Ontkoppelen** om een verkeerde koppeling te verwijderen.
3. Controleer onder **Verschillen met de order** elk veld: **Op het document** tegenover **In de order**. Klik op **Naar order kopiëren** om de waarde van het document over te nemen, of op **Negeren** om de order te laten zoals hij is.
4. Klik op **Opnieuw verwerken** om het document nog eens te lezen, bijvoorbeeld nadat je de instellingen hebt gewijzigd.

**Naar order kopiëren** werkt voor de klantreferentie, en voor het gewicht, het aantal colli, het container- of zegelnummer als er maar één goederenregel of één container bij te werken is. De afleverdatum en postcode kunnen alleen worden gecontroleerd. Voor kopiëren heb je ook het recht nodig om de order of zending te wijzigen.

Wil je het type van een document met de hand wijzigen, gebruik dan **Documenttype instellen** op het tabblad **Documenten** van de order, zending of trip. Zie [Verplichte documenten bijhouden](/nl/help/required-documents).

## Labels op de tabbladen Documenten

Op het tabblad **Documenten** van orders, zendingen en trips toont elk document zijn type en labels zoals **Getekend**, **Niet getekend**, **QR**, **Handmatig** en het aantal verschillen.

## QR-code op je eigen documenten

Transportial kan een kleine QR-code met een korte code (zoals `K7M2-9QXA-4F3T`) printen op de CMR's, transportorder-pdf's, tripbladen en documentsjablonen die het voor je maakt. Als het getekende papier terugkomt, leest de inbox de code en koppelt het document met volledige zekerheid aan de juiste zending, order of trip, ook als lezen met AI uitstaat. Alleen codes die door je eigen platform zijn geprint, worden herkend.

## Instellingen

In **Instellingen**, tabblad **Omgeving**, sectie **AI**, vind je de instellingen van de documenteninbox. Ze gebruiken de **AI-provider** en het **AI-model** van je platform.

* **Documenten lezen met AI** (aan), **E-mailbijlagen uit mailboxen verwerken** (uit) en **Documenten die al aan orders en trips hangen analyseren bij het openen van het documententabblad** (uit).
* **Ongetekende documenten van typen die een handtekening vereisen ter controle aanbieden** (aan) en **Documenttypen die getekend moeten zijn** (CMR, afleverbewijs en pakbon).
* Hoe zeker een match moet zijn: **Automatisch koppelen vanaf zekerheid (0-1)** (0,85), **Minimale voorsprong op de op één na beste match (0-1)** (0,15) en **Minimale zekerheid van de classificatie (0-1)** (0,6).
* Limieten: **Maximaal aantal pagina's per document naar de AI** (6), **Maximale bestandsgrootte (MB)** (20) en **Maximaal aantal documenten per maand (0 = onbeperkt)**.
* Vergelijking: **Gewichtstolerantie (%)** (2), **Aantaltolerantie (colli)** (0), **Datumtolerantie (dagen)** (1), **Velden die met de order worden vergeleken (leeg = alle)** en **Documenttypen om te lezen en te koppelen (leeg = alle)**.
* **Extra instructies voor de AI (bijvoorbeeld de referentieformaten van je klanten)**.
* Onder **QR-code op onze documenten**: **QR-code op onze documenten printen** (aan), de soorten documenten en de positie van de code in millimeters (**Vanaf links (mm)**, **Vanaf boven (mm)**, **Grootte (mm)**). Op de CMR staat de code standaard in de vrije rechteronderhoek van vak 18.

**Opnieuw verwerken** en elk nieuw document tellen mee voor de maandlimiet. Als de limiet is bereikt, worden nieuwe documenten alleen nog op je QR-code gecontroleerd en verder overgeslagen tot de volgende maand.

## Gerelateerde artikelen

* [Verplichte documenten bijhouden](/nl/help/required-documents)
* [Documenten vinden en beheren](/nl/help/documents)
* [Documenten toevoegen aan een transportorder](/nl/help/transport-order-attachments)
* [CMR-documenten afdrukken](/nl/help/cmr-documents)
* [E-mailinboxen koppelen en delen](/nl/help/email-inboxes)

## Nog steeds hulp nodig?

Ons supportteam beantwoordt graag al je vragen over Transportial.

[Contact met support](/nl/contact)[Een probleem melden](/nl/report-issue)

---
Canonical page: https://transportial.com/nl/help/document-inbox