Financiën

# Inkomende facturen en goedkeuringen

Registreer facturen van leveranciers en vervoerders vanuit hun pdf, controleer ze tegen offertes of kosten, en keur ze goed of af.

Bijgewerkt 5 oktober 2026

**Wie kan dit:** De rechten voor facturen en de platformfunctie Financieel. Het tabblad Pending Approvals vereist de rechten om openstaande goedkeuringen te zien.

Inkomende facturen zijn de facturen die vervoerders, onderaannemers en leveranciers je sturen. Je registreert ze in Transportial, controleert ze tegen wat je hebt afgesproken en laat ze goedkeuren voordat je betaalt.

## Een inkomende factuur registreren

1. Open de weergave **Financieel**, kies de administratie en klik op **Inkomende facturen**.
2. Klik op **\+ Factuur aanmaken**.
3. Upload onder **Documenten** de factuur van de leverancier (pdf of afbeelding). Transportial leest het document en vult de velden in die het herkent.
4. Controleer de **Naam** (het factuurnummer van de leverancier) en de **Referentie**.
5. Controleer of kies de leverancier bij **Afzender**, en eventueel het **Team** en de **Contactpersonen**.
6. Controleer de omschrijving, vervaldatum, valuta en elke regel, inclusief het btw-tarief.
7. Klik op **Opslaan**.

Als er een inkomende factuur wordt aangemaakt, gaan er automatisch goedkeuringsverzoeken naar de managers van het team.

## De factuur controleren tegen wat je hebt afgesproken

Een inkomende factuur heeft een onderdeel **Controleer tegen**.

1. Open de inkomende factuur.
2. Kies bij **Controleer tegen** voor **Inkomende offerte** of **Prijselement**.
3. Zoek bij een offerte in **Zoek en selecteer een offerte...**. Typ bij een prijselement het bedrag in **Voer vergelijkingsbedrag in**.
4. Vergelijk **Factuurtotaal** met **Totaal van de match**. Transportial toont **Exacte overeenkomst** of het **Verschil**.

## Een goedkeuring aanvragen

1. Open een inkomende factuur met de status **Concept** of **Open**.
2. Klik op de keuzelijst **Extra** en kies **Goedkeuring aanvragen**.
3. Kies de gebruiker die moet goedkeuren.
4. Klik op **Versturen**. Je ziet **Goedkeuring aangevraagd** en de factuur wacht op goedkeuring.

## Goedkeuren of afkeuren

1. Open het tabblad **Openstaande goedkeuringen**. Het toont de facturen die op jouw beslissing wachten, met **Afzender**, **Referentie**, **Vervaldatum** en **Totaal**.
2. Open de factuur als je de details wilt zien.
3. Klik op **Goedkeuren** om hem goed te keuren.
4. Of klik op **Afkeuren**, typ de **Reden voor afwijzing...** en bevestig. Een reden is verplicht.

Je kunt ook vanuit de factuur zelf goedkeuren of afkeuren met **Extra** \> **Goedkeuren** of **Afwijzen**, en er meerdere tegelijk goedkeuren door ze aan te vinken op het tabblad **Inkomende facturen** en **Selectie goedkeuren** te kiezen.

## Statussen van inkomende facturen

| Status                          | Betekenis                                                                                    |
| ------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Concept** / **Open**          | Geregistreerd, nog geen beslissing.                                                          |
| **Wacht op goedkeuring**        | Er is een goedkeurder gevraagd.                                                              |
| **Goedgekeurd** / **Afgewezen** | De goedkeurder heeft besloten.                                                               |
| **Betaald**                     | Je hebt de factuur betaald. Stel dit in met **Selecteer status** of **Markeer als betaald**. |
| **Geannuleerd**                 | Niet meer geldig.                                                                            |

Vervoerders die onder een capaciteitscontract met self-billing werken, hoeven je geen facturen te sturen: jij maakt de self-billingdocumenten voor hen aan. Zie [Capaciteitscontracten](/nl/help/capacity-contracts).

## Gerelateerde artikelen

* [Facturen maken, versturen en opvolgen](/nl/help/invoices)
* [Werken in de financiële weergave](/nl/help/financial-view)
* [Capaciteitscontracten met vervoerders instellen](/nl/help/capacity-contracts)
* [Offertes maken en versturen](/nl/help/quotes)

## Nog steeds hulp nodig?

Ons supportteam beantwoordt graag al je vragen over Transportial.

[Contact met support](/nl/contact)[Een probleem melden](/nl/report-issue)

---
Canonical page: https://transportial.com/nl/help/incoming-invoices-and-approvals