Documenten

# Verplichte documenten bijhouden

Bepaal welke documenten elke order, zending, stop of trip nodig heeft, volg ze met een stoplicht en waarschuw of blokkeer facturatie zolang ze ontbreken.

Bijgewerkt 13 oktober 2026

**Wie kan dit:** De platformfunctie requiredDocuments. Voor het met de hand instellen van een documenttype is update:document nodig.

Veel klanten betalen pas als je het getekende afleverbewijs met de factuur meestuurt. Met verplichte documenten bepaal je welke papieren elke zending nodig heeft. Transportial telt wat er binnen is, toont een stoplicht in je lijsten en kan je waarschuwen of tegenhouden voordat je een order met ontbrekende papieren factureert.

## De regels instellen

1. Open **Instellingen**, klik op het tabblad **Omgeving** en open de sectie **Compliance**.
2. Klik onder de verplichte documenten op **\+ Regel toevoegen**.
3. Vul een **Naam van de regel** in en kies het **Documenttype**, bijvoorbeeld **Afleverbewijs**.
4. Kies bij **Vereist** voor **Per stop**, **Per zending**, **Per transportorder** of **Per Trip**. Kies bij **Per stop** de **Soorten stops**, bijvoorbeeld **Lossen**.
5. Stel het **Minimaal aantal documenten** in en vink **Moet getekend zijn** aan als alleen getekende documenten meetellen.
6. Kies bij **Bij facturatie** voor **Geen controle bij facturatie**, **Waarschuwen bij facturatie** of **Facturatie blokkeren**.
7. Beperk de regel eventueel tot bepaalde **Ordertypes**, **Zendingtypes**, **Klanten** of **Vervoerswijzen**. Leeg betekent alle.
8. Controleer of de regel **Actief** is en klik op **Opslaan**.

Een regel met een vervoerswijze geldt pas als de zending op een trip met die vervoerswijze staat. Een regel zonder vervoerswijze geldt vanaf het moment dat de order bestaat.

## Welke documenten meetellen

Een document telt mee als het aan de order, zending, stop of trip hangt en het juiste type heeft. Het type kan komen uit de [documenteninbox](/nl/help/document-inbox), uit de QR-code op je eigen documenten of van jou:

1. Open het tabblad **Documenten** van de order, zending of trip.
2. Kies **Documenttype instellen** in de rijacties van het document.
3. Kies het **Documenttype**, vink **Getekend** aan als het document getekend is en klik op **Opslaan**.

Bij een regel per stop tellen eerst de documenten die aan die stop hangen; documenten die aan de zending zelf hangen vullen een eventueel tekort aan. Documenten die de AI met lage zekerheid heeft herkend, tellen alleen mee als **Documenten meetellen die de AI met lage zekerheid heeft herkend** aanstaat.

## Het stoplicht volgen

De lijst met transportorders en de lijst met trips hebben een kolom **Documenten**, en zendingen tonen een veld **Documenten**. Elk toont een gekleurde stip met het aantal ontvangen en vereiste documenten, bijvoorbeeld 2/3:

* Groen: **Alle verplichte documenten ontvangen**.
* Oranje: een deel is ontvangen.
* Rood: er is niets ontvangen.
* Grijs (–): **Geen documenten vereist**.

Wijs de stip aan om te zien wat er **Ontbreekt:**. Het tabblad **Documenten** toont een samenvatting zoals "1 van 2 verplichte documenten ontvangen", met **Facturatie geblokkeerd tot compleet** of **Waarschuwing bij facturatie** zolang er documenten ontbreken.

## Wat er gebeurt als je factureert

* Met **Waarschuwen bij facturatie** tonen **\+ Factuur aanmaken** in de order en **Versturen** in de factuur de melding **Er ontbreken documenten** met de lijst. Klik op **Toch factureren** om door te gaan of op **Annuleren**.
* Met **Facturatie blokkeren** zie je **Facturatie geblokkeerd** en kun je het venster alleen **Sluiten**. De factuur kan pas worden aangemaakt of verstuurd als de documenten binnen zijn.
* Automatisch factureren slaat geblokkeerde orders over en noteert **Automatic invoicing skipped** in de activiteit van de order. Maak de factuur zelf aan zodra de documenten binnen zijn; er wordt niet automatisch opnieuw geprobeerd.

Klanten in het klantportaal zien het stoplicht niet.

## Gerelateerde artikelen

* [Documenten verwerken in de documenteninbox](/nl/help/document-inbox)
* [Facturen maken, versturen en opvolgen](/nl/help/invoices)
* [Documenten toevoegen aan een transportorder](/nl/help/transport-order-attachments)
* [Transportorders vinden en beheren in de lijst](/nl/help/transport-order-list)
* [Prijzen, kosten en facturen van een transportorder](/nl/help/transport-order-financials)

## Nog steeds hulp nodig?

Ons supportteam beantwoordt graag al je vragen over Transportial.

[Contact met support](/nl/contact)[Een probleem melden](/nl/report-issue)

---
Canonical page: https://transportial.com/nl/help/required-documents