Intégration HubSpot

Qu’est-ce que HubSpot ?

HubSpot est une plateforme CRM qui réunit des outils marketing, commerciaux et de service client. Les équipes commerciales des entreprises de transport et de logistique l’utilisent pour gérer leurs comptes, leurs contacts et leur pipeline de transactions. Transportial s’y connecte via l’API HubSpot CRM v3.

Ce qui est synchronisé entre HubSpot et Transportial

• ⇄ Dans les deux sens

  Entreprises ↔ relations

  Les entreprises HubSpot et les relations Transportial sont synchronisées dans les deux sens. Avant toute création, Transportial cherche une correspondance existante par numéro de TVA, puis numéro d’immatriculation (Chambre de commerce), puis domaine du site web ou de l’e-mail, puis nom — aucun des deux côtés ne se retrouve donc avec des doublons.

• ⇄ Dans les deux sens

  Contacts ↔ interlocuteurs

  Les contacts d’une entreprise HubSpot restent alignés sur les interlocuteurs de la relation correspondante.

• ⇄ Dans les deux sens

  Transactions ↔ devis

  Chaque devis est une transaction sur l’entreprise. L’étape de la transaction suit le statut du devis selon un mapping des étapes modifiable. En option, une transaction marquée gagnée ou perdue dans HubSpot accepte ou refuse le devis ; cette option est désactivée par défaut.

• → Vers HubSpot

  Ordres de transport et factures → notes

  Les ordres de transport et les factures envoyées sont consignés comme notes sur l’entreprise HubSpot : les account managers voient ce qu’un client expédie et ce qui lui est facturé sans quitter le CRM.

Comment connecter HubSpot

1. Dans HubSpot, créez une private app avec accès en lecture et en écriture aux entreprises, contacts et transactions (scopes crm.objects.companies, crm.objects.contacts et crm.objects.deals) et copiez son access token. Vous pouvez aussi vous connecter en OAuth via votre propre app HubSpot.

2. Ajoutez l’intégration HubSpot dans Transportial et saisissez le token, ou connectez votre app.

3. Si vous stockez les numéros de TVA et d’immatriculation dans des propriétés HubSpot personnalisées, mappez-les dans le mapping des champs pour que le rapprochement puisse les utiliser. Les autres champs personnalisés se mappent de la même façon.

4. Vérifiez les valeurs par défaut : sens de synchronisation par objet, règle de conflit (la modification la plus récente l’emporte), mapping des étapes de transaction, création de relations pour les entreprises HubSpot inconnues (activée) et types de relations synchronisés.

Fréquence de synchronisation et limites

• Transportial envoie ses propres modifications à HubSpot et vérifie les changements dans HubSpot toutes les 15 minutes.
• Le sens de synchronisation se règle par objet : les contacts peuvent par exemple se synchroniser dans les deux sens tandis que les transactions ne vont que vers HubSpot.
• Lorsqu’un enregistrement a changé des deux côtés, la modification la plus récente l’emporte par défaut ; la règle de conflit est paramétrable.
• Les modifications que Transportial a écrites dans HubSpot ne sont jamais réimportées : les mises à jour ne font donc pas de va-et-vient.
• Les entreprises déjà liées par l’ancien connecteur HubSpot conservent leur lien.

Cas d’usage type

Les account managers d’un transporteur travaillent dans HubSpot, tandis que la planification, les devis et la facturation tournent dans Transportial. Un chargeur ajouté par les commerciaux dans HubSpot apparaît comme relation en moins de 15 minutes — rapproché sur le numéro de TVA si l’exploitation le connaissait déjà. Chaque devis envoyé par les planificateurs apparaît comme transaction à la bonne étape, et les ordres et factures qui suivent sont consignés sur l’entreprise : les account managers voient ce que chaque client expédie réellement.

Questions fréquentes