Potwierdzenie dostawy (POD)
Potwierdzenie dostawy (Proof of Delivery, POD) to udokumentowane potwierdzenie, że towar został dostarczony odbiorcy, zwykle w formie podpisu, zdjęcia lub statusu ze znacznikiem czasu w miejscu dostawy.
Czym jest Potwierdzenie dostawy (POD)?
POD zamyka obieg przesyłki: potwierdza, że towar dotarł, w jakim stanie i kiedy. Jest niezbędne do rozstrzygania sporów, zwalniania faktur i wykazywania klientom poziomu usług.
Cyfrowe POD rejestrowane w aplikacji kierowcy (podpisy, zdjęcia i notatki dołączone do akcji dostawy) jest natychmiast dostępne dla biura i klienta, zastępując powolne, zawodne procesy papierowe.
Najczęściej zadawane pytania
Co może być potwierdzeniem dostawy?
Podpis, zdjęcie z dostawy, zeskanowany kod kreskowy lub status „dostarczono” ze znacznikiem czasu mogą pełnić funkcję POD. Najbardziej wiarygodne jest cyfrowe POD z aplikacji kierowcy, bo ma znacznik czasu, geolokalizację i jest powiązane ze zleceniem.
Czy zdjęcie wystarczy jako potwierdzenie dostawy?
Zdjęcie z geolokalizacją i znacznikiem czasu jest mocnym dowodem dostawy i jest powszechnie akceptowane, zwłaszcza przy dostawach bez obecności odbiorcy lub bezkontaktowych. Przy przesyłkach o wysokiej wartości lub spornych lepiej obronić się podpisem (albo podpisem i zdjęciem), bo wskazuje on także, kto odebrał towar.
Co się dzieje, gdy klient odmawia podpisu?
Kierowca rejestruje odmowę lub nieprawidłowość w aplikacji, zwykle ze zdjęciem i notatką, i to staje się zapisem dostawy. Udokumentowanie nieprawidłowości w miejscu dostawy, z czasem i lokalizacją, chroni przewoźnika w ewentualnym późniejszym sporze o to, czy i w jakim stanie towar dotarł.
Jak długo należy przechowywać potwierdzenia dostawy?
Okres przechowywania wynika z warunków umowy oraz lokalnego prawa handlowego i podatkowego, ale przechowywanie POD przez kilka lat jest powszechną praktyką, bo stanowi ono podstawę faktur i obrony w sporach. Cyfrowe POD zapisane przy przesyłce w TMS sprawia, że długoterminowe przechowywanie i natychmiastowe wyszukiwanie są banalnie proste w porównaniu z papierem.
Czy e-CMR to to samo co potwierdzenie dostawy?
Nie. e-CMR to cyfrowy list przewozowy (umowa przewozu i zapis towaru) w transporcie drogowym; POD to potwierdzenie, że dostawa się odbyła. W praktyce podpisany e-CMR na przystanku dostawy często pełni funkcję POD, ale POD można też zarejestrować niezależnie jako podpis, zdjęcie lub status.
Zobacz Potwierdzenie dostawy (POD) w prawdziwym TMS
Transportial wprowadza te pojęcia w życie na jednej platformie operacyjnej: planowanie, śledzenie, dokumenty i finanse.