HubSpot koppeling

Wat is HubSpot?

HubSpot is een CRM-platform met tools voor marketing, sales en service. Salesteams van transport- en logistieke bedrijven beheren er hun accounts, contactpersonen en dealpijplijn in. Transportial koppelt via de HubSpot CRM v3 API.

Welke gegevens HubSpot en Transportial uitwisselen

• ⇄ Beide kanten op

  Bedrijven ↔ zakelijke relaties

  HubSpot-bedrijven en zakelijke relaties in Transportial worden in beide richtingen gesynchroniseerd. Voordat er iets wordt aangemaakt, zoekt Transportial een bestaande match op btw-nummer, dan KvK-nummer, dan website- of e-maildomein en dan naam — zo ontstaan aan geen van beide kanten dubbelingen.

• ⇄ Beide kanten op

  Contacten ↔ contactpersonen

  De contacten van een HubSpot-bedrijf lopen gelijk met de contactpersonen van de bijbehorende relatie.

• ⇄ Beide kanten op

  Deals ↔ offertes

  Elke offerte is een deal op het bedrijf. De dealfase volgt de offertestatus via een fasekoppeling die je zelf aanpast. Optioneel accepteert of weigert een deal die je in HubSpot op gewonnen of verloren zet de offerte; dit staat standaard uit.

• → Naar HubSpot

  Transportopdrachten en facturen → notities

  Transportopdrachten en verzonden facturen worden als notitie op het HubSpot-bedrijf vastgelegd, zodat accountmanagers zien wat een klant vervoert en gefactureerd krijgt zonder het CRM te verlaten.

Zo koppel je HubSpot

1. Maak in HubSpot een private app met lees- en schrijfrechten op bedrijven, contacten en deals (de scopes crm.objects.companies, crm.objects.contacts en crm.objects.deals) en kopieer het access token. Je kunt ook via OAuth koppelen met je eigen HubSpot-app.

2. Voeg in Transportial de HubSpot-integratie toe en vul het token in, of koppel je app.

3. Staan btw- en KvK-nummers in eigen HubSpot-properties, koppel die dan in de veldmapping zodat de matching ze gebruikt. Andere eigen velden koppel je op dezelfde manier.

4. Controleer de standaardinstellingen: syncrichting per object, conflictregel (nieuwste wijziging wint), fasekoppeling voor deals, of onbekende HubSpot-bedrijven als relatie worden aangemaakt (aan) en welke relatietypen meedoen.

Synchronisatie en limieten

• Transportial stuurt eigen wijzigingen naar HubSpot en haalt elke 15 minuten de wijzigingen uit HubSpot op.
• De syncrichting stel je per object in, zodat bijvoorbeeld contacten twee kanten op gaan en deals alleen naar HubSpot.
• Is een record aan beide kanten gewijzigd, dan wint standaard de nieuwste wijziging; de conflictregel is instelbaar.
• Wat Transportial zelf naar HubSpot schreef, wordt nooit opnieuw geïmporteerd, dus wijzigingen kaatsen niet heen en weer.
• Bedrijven die al via de vorige HubSpot-koppeling gekoppeld waren, houden die koppeling.

Typisch gebruik

De accountmanagers van een vervoerder werken in HubSpot; planning, offertes en facturatie lopen in Transportial. Een verlader die sales in HubSpot toevoegt, staat binnen 15 minuten als relatie in Transportial — gematcht op btw-nummer als operations hem al had. Elke offerte die de planners versturen verschijnt als deal in de juiste fase, en de opdrachten en facturen die volgen worden op het bedrijf vastgelegd. Zo zien accountmanagers wat elke klant echt vervoert.

Veelgestelde vragen