Transportorderbeheer
Beheer de volledige levenscyclus van elke zending — van boeking tot aflevering.
- Orderstatusbadge (aangevraagd → geaccepteerd → gepland → actueel → gerealiseerd)
- Orderacties: PDF, sjabloon downloaden, deellink, bewerken, versiegeschiedenis
- Leveringsvoorwaarden (Incoterms 2020) en verwachte kosten en omzet
- Lading #1: een zending met eigen status, goederen en referenties
- Weigeren, offreren of direct accepteren richting planning
Transportial geeft u één centraal, betrouwbaar dossier voor elke transportopdracht — van de eerste boeking tot de ondertekende afleveringsbon. Gebouwd op de OTM5-open standaard zorgt elke opdracht voor naadloze gegevensuitwisseling met partners, ERP-systemen en klanten.
Wat het doet
Een inventaris op codeniveau van wat Transportorderbeheer omvat, in de termen die u in het product terugvindt.
Orders vastleggen vanuit elk kanaal
Elke route het systeem in komt op hetzelfde orderdossier terecht.
- Begeleid of snel formulier
Maak orders aan in het volledige formulier of een snelformulier; gebruikers kiezen een kaart-, lijst-, tabel-, platte of dynamische weergave. Met ordersjablonen slaat u terugkerende orders op en maakt u nieuwe aan via "Sjabloon gebruiken".
- Vanuit PDF, documenten of e-mail
Geen PDF-transportorders meer overtypen in uw TMS: upload een PDF, foto of spreadsheet en de order wordt door AI uitgelezen, of stuur de e-mail door naar het speciale orderadres van uw platform. Classificatie bepaalt of de mail een order, offerte of factuur is. Zie de geïntegreerde inbox.
- Klantportaal en widgets
Klanten dienen aanvragen in via het klantportaal of een insluitbare widget "Transportorder aanvragen" op uw eigen website. Aanvragen komen binnen met status aangevraagd.
- Integraties en API
Orders stromen binnen vanuit ERP-systemen, marktplaatsen zoals Timocom, containervervoerders zoals Samskip, of elk ander systeem via de REST API en het integratieframework.
De zending modelleren zoals OTM5 dat doet
Order → zending → goederen → acties, volgens het Open Trip Model.
- Zendingen als planningseenheid
Een order bevat één of meer zendingen; elke zending heeft eigen goederen, acties, chat, prijselementen en status, zodat een deellevering of een splitsing over twee vrachtwagens per zending zichtbaar blijft.
- Goederen en vervoermiddelen
Goederenregels bevatten aantal, gewicht, brutogewicht, afmetingen, laadmeters en CBM (automatisch afgeleid), barcode, HS-code, verpakking, productsoort en ADR-gegevens. Trailers of containers reizen mee als goederen van het type "vervoermiddel".
- Zendingtypes per modaliteit
Configureerbare types met standaardwaarden en verborgen velden: FTL, LTL, groupage, express, temperatuurgecontroleerd, ADR en exceptioneel transport voor de weg; FCL, LCL, bulk, RoRo en stukgoed voor zeevracht; wagonlading, intermodaal en groupage voor spoor; algemeen, express, charter en DG voor luchtvracht; volle binnenvaart, bulk en container.
- Leveringsvoorwaarden
Incoterms 2020 op elke order: EXW, FCA, FAS, FOB, CPT, CIP, CFR, CIF, DAP, DPU en DDP, met DDP als standaard.
Stops, tijdvensters en locaties
- Zeventien actietypes
Laden, lossen, verplaatsen, wachten, stop, pauze, tanken, douane, wegen, boeking, overdracht, aan- en afkoppelen van chauffeurs en materieel, palletruil (emballage) en generieke acties. Een stop groepeert zijn subacties.
- Gevraagde vs. gerealiseerde tijden
Elke actie heeft een gevraagd venster, een ETA/ETD en gerealiseerde start- en eindtijden, gevolgd door de levenscyclus aangevraagd → gepland → geprojecteerd → actueel → gerealiseerd. Tijden buiten de openingstijden van een locatie worden gemarkeerd.
- Locaties met geheugen
Opgeslagen locaties brengen openingstijden, laaddocks, geofence-straal, chauffeursopmerkingen en gemiddelde laad-, los- en stoptijden mee. Adressen worden gevalideerd tegen Google Maps en dubbele locaties worden herkend.
- Tijdslot- en dockboeking
Locaties die een slot vereisen krijgen per stop een actie "Tijdslot boeken" met de statussen aangevraagd, bevestigd, geannuleerd, voltooid en mislukt.
De order beheren gedurende de hele levenscyclus
- Tien orderstatussen
Concept, aangevraagd, geaccepteerd, afgewezen, rit berekend, deels gepland, gepland, actueel, gerealiseerd en geannuleerd. Ordertypes dekken standaard-, spoed-, verwachte en doorgestuurde orders.
- Opsplitsen in ritten
Splits een order in trajecten of stops, vraag een offerte bij een vervoerder aan, hergebruik de zendingsroute of stuur de order door naar een onderaannemer met een kopie van de volledige route per zending.
- Bulkbewerking
Verschuif tijdvensters met een offset of stel ze absoluut in voor veel orders tegelijk, en wijzig status, klant, uitvoerend bedrijf, team of administratie in bulk, met een limiet per platform.
- Delen, auditen en versioneren
Openbare deellinks met zichtbaarheidsschakelaars voor chauffeur, klantgegevens, documenten, tracking en voertuig. Elke order bewaart een versiegeschiedenis, een activiteitenlog, e-mailthreads, to-do's en notities.
Zo werkt het
Leg de order vast
Maak de order handmatig aan, vanuit een sjabloon, een geüpload document, een inkomende e-mail, via het portaal of via een integratie. Klant, referenties, Incoterms, team en documenten landen op de kop van de order.
Beschrijf de ladingen
Voeg één of meer zendingen toe, elk met goederenregels (gewichten, afmetingen, laadmeters, CBM, HS-code, ADR) en kenmerken zoals temperatuurgecontroleerd of hoge waarde.
Definieer de stops
Voeg laad- en losacties toe met locaties, gevraagde tijdvensters, referenties of pincodes en instructies. Opgeslagen locaties vullen docks, openingstijden en chauffeursopmerkingen automatisch in.
Offreer en accepteer
Vanuit hetzelfde scherm wijst u de aanvraag af, verstuurt u een geprijsde offerte gegenereerd door de tariefengine, of accepteert u de order direct richting planning.
Plan en voer uit
Geaccepteerde zendingen verschijnen op de Watchtower en het planbord, of gaan naar de optimizer. Statuswijzigingen, documenten en berichten blijven aan de order gekoppeld.
Sluit de cirkel
Het afleverbewijs, de CMR en de gerealiseerde kosten landen op de order, die de facturatie voedt. De order is het auditspoor van aanvraag tot betaling.
Waarom het orderdossier de ruggengraat van een TMS is
De meeste operationele chaos in transport is terug te voeren op één oorzaak: informatie over één zending verspreid over e-mails, spreadsheets, chatgesprekken en het geheugen van een collega. Het antwoord van Transportial is structureel. Eén orderdossier waaraan ritten, documenten, berichten, prijzen, offertes en facturen hangen, met daaronder een versiegeschiedenis en een activiteitenlog.
Dat ontwerp verandert hoe geschillen en overdrachten verlopen. Iedereen op kantoor kan een zending zonder voorkennis openen en de volledige geschiedenis zien. Een claim wegens te late levering wordt beantwoord met de gevraagde vensters, de gerealiseerde actietijden van de chauffeur, de antwoorden op de vragenlijst en het ondertekende afleverbewijs, niet met reconstructiewerk.
OTM5: wat een open standaard u oplevert
Transportial structureert orders op basis van OTM5, het Open Trip Model. Orders, zendingen, goederen, acties, locaties, voertuigen en actoren volgen een gepubliceerd model dat verladers, vervoerders en softwareleveranciers kunnen lezen en schrijven, in plaats van een eigen formaat dat maar één TMS begrijpt.
In de praktijk is dit wat integraties goedkoop houdt. Wanneer het ERP van een klant orders in een bekende structuur verstuurt, of een onderaannemer ritgegevens terug nodig heeft, krimpt de mapping van een maatwerkproject tot configuratie in het integratieframework. Het beschermt u ook tegen lock-in: gegevens die een open standaard volgen, verlaten het platform in een vorm die andere systemen begrijpen.
Zendingen die de confrontatie met de werkelijkheid overleven
Plannen veranderen na het boeken: een volle lading wordt twee deelladingen, twee kleine orders gaan samen op één vrachtwagen, een levering schuift naar morgen. Transportial modelleert dit rechtstreeks. Een zending kan over meerdere ritten worden gesplitst en meerdere zendingen kunnen één rit delen, terwijl elke zending zijn eigen status, referenties en papierwerk behoudt.
Statussen blijven door dit alles heen fijnmazig. Een zending doorloopt aangevraagd, bevestigd, gepland, deels gepland, onderweg, deels onderweg, voltooid, deels voltooid, geannuleerd of herplanning vereist, onafhankelijk van de order. Klanten op een trackinglink zien de waarheid per zending, niet een gemiddelde over de order.
Begrippen & terminologie
De woorden die deze module gebruikt, met links naar de volledige woordenlijst waar een begrip een eigen pagina heeft.
- Transportorder
- De commerciële aanvraag van een klant: wie verzendt, onder welke leveringsvoorwaarden, tegen welke verwachte kosten en omzet. Bevat één of meer zendingen.
- ZendingWoordenlijst
- De planningseenheid: een set goederen die van A naar B gaat met eigen acties, status, chat en prijsstelling. Meerdere zendingen kunnen één rit delen; één zending kan over meerdere ritten worden gesplitst.
- Goederenregel
- Een regel met artikelen of een vervoermiddel binnen een zending, met aantal, gewicht, afmetingen, laadmeters, CBM, barcode, HS-code en ADR-gegevens.
- Actie
- Een stop of activiteit op de route: laden, lossen, verplaatsen, wachten, pauze, douane, wegen, tanken, boeking, overdracht, koppelen of palletruil. Een stop groepeert subacties.
- TijdvensterWoordenlijst
- De gevraagde vroegste en laatste tijd voor een actie. De planner en de optimizer respecteren het; de ETA wordt ermee vergeleken om de planstatus te bepalen (OK, te vroeg, te laat).
- Leveringsvoorwaarden (Incoterms)
- De Incoterms 2020-regel op de order (EXW tot DDP) die bepaalt wie in elke fase betaalt en wie het risico draagt.
- Laadmeter (LDM)Woordenlijst
- Vloerlengte die een lading in een trailer inneemt, automatisch afgeleid uit de goederenafmetingen (lengte × breedte ÷ 2,4).
- OTM5Woordenlijst
- Het Open Trip Model, de open Europese standaard die het model van orders, zendingen, acties en locaties volgt.
- CMRWoordenlijst
- De internationale vrachtbrief voor wegvervoer, gegenereerd vanuit de order via een documentsjabloon.
- FTL / LTL / groupageWoordenlijst
- Zendingtypes voor een volle vrachtwagen, een deellading of geconsolideerde kleine zendingen; elk type kan eigen standaardwaarden en verborgen velden hebben.
Een kijkje in het product
Werkt met
Koppelingen die deze module standaard voeden of gebruiken.
Exact Online
Salesforce
HubSpot
Teleroute
TransfollowGebouwd voor
Waar deze module het meeste gewicht in de schaal legt, plus de gratis tools over hetzelfde onderwerp.
Orders zijn gestructureerd volgens de OTM5-standaard. De REST API biedt volledige CRUD-bewerkingen op transportorders, zendingen en stops — inclusief realtime statuswebhooks.
Veelgestelde vragen
Kunnen klanten zelf transportorders indienen?
Ja. Via het klantportaal, een insluitbare orderaanvraagwidget, de openbare API, of door te e-mailen naar het orderadres van uw platform. Aanvragen komen binnen met status aangevraagd, zodat u ze kunt accepteren, afwijzen of offreren zonder overtypen.
Wat is de OTM5-standaard en waarom is die belangrijk?
OTM5 (Open Trip Model) is de open Europese standaard voor het uitwisselen van transportgegevens. Omdat Transportial orders, zendingen, acties en locaties daarop structureert, betekent het koppelen van ERP-systemen, verladers en partnersystemen mappen op een gepubliceerd model in plaats van het reverse-engineeren van een eigen formaat.
Kan één order over meerdere ritten worden geleverd?
Ja. Een zending kan over ritten worden gesplitst en meerdere zendingen kunnen op één rit worden gecombineerd. Elke zending behoudt zijn eigen status, zodat deelleveringen zichtbaar en traceerbaar blijven.
Welke leveringsvoorwaarden worden ondersteund?
Alle elf Incoterms 2020-regels: EXW, FCA, FAS, FOB, CPT, CIP, CFR, CIF, DAP, DPU en DDP. DDP is de standaard en elke order, offerte en elk contract kan eigen voorwaarden dragen.
Hoe worden gevaarlijke stoffen afgehandeld?
Goederenregels bevatten een volledig ADR-blok: UN-nummer, klasse, classificatiecode, verpakkingsgroep, gevaarsnummer, tunnelcode, technische naam en vlaggen voor afval en milieugevaarlijk. Een opzoeking op UN-nummer vult de regel vanuit de ADR Tabel A-dataset, en de planning controleert ADR-certificaten van chauffeurs ertegen.
Kan ik veel orders tegelijk wijzigen?
Ja. Bulkbewerking verschuift actietijdvensters met een offset of stelt ze absoluut in, voor alle acties, alleen de eerste en laatste, of een selectie, en wijzigt status, klant, uitvoerend bedrijf, team of administratie in één keer.
Is er een geschiedenis van wie wat heeft gewijzigd?
Elke order heeft een versiegeschiedenis en een activiteitenlog, en elke entiteit wordt op databaseniveau geaudit, zodat eerdere waarden, tijdstempels en gebruikers altijd beschikbaar zijn.
Alle functies bekijken
Klaar om dit in te zetten?
Gratis starten met volledige platformtoegang, of praat met ons team over uw specifieke operatie.