Transportorderbeheer

Waarom het orderdossier de ruggengraat van een TMS is

De meeste operationele chaos in transport is terug te voeren op één oorzaak: informatie over één zending verspreid over e-mails, spreadsheets, chatgesprekken en het geheugen van een collega. Het antwoord van Transportial is structureel. Eén orderdossier waaraan trips, documenten, berichten, prijzen, offertes en facturen hangen, met daaronder een versiegeschiedenis en een activiteitenlog.

Dat ontwerp verandert hoe geschillen en overdrachten verlopen. Iedereen op kantoor kan een zending zonder voorkennis openen en de volledige geschiedenis zien. Een claim wegens te late levering wordt beantwoord met de gevraagde vensters, de gerealiseerde actietijden van de chauffeur, de antwoorden op de vragenlijst en het ondertekende afleverbewijs, niet met reconstructiewerk.

OTM5: wat een open standaard u oplevert

Transportial structureert orders op basis van OTM5, het Open Trip Model. Orders, zendingen, goederen, acties, locaties, voertuigen en actoren volgen een gepubliceerd model dat verladers, vervoerders en softwareleveranciers kunnen lezen en schrijven, in plaats van een eigen formaat dat maar één TMS begrijpt.

In de praktijk is dit wat integraties goedkoop houdt. Wanneer het ERP van een klant orders in een bekende structuur verstuurt, of een onderaannemer tripgegevens terug nodig heeft, krimpt de mapping van een maatwerkproject tot configuratie in het integratieframework. Het beschermt u ook tegen lock-in: gegevens die een open standaard volgen, verlaten het platform in een vorm die andere systemen begrijpen.

Zendingen die de confrontatie met de werkelijkheid overleven

Plannen veranderen na het boeken: een volle lading wordt twee deelladingen, twee kleine orders gaan samen op één vrachtwagen, een levering schuift naar morgen. Transportial modelleert dit rechtstreeks. Een zending kan over meerdere trips worden gesplitst en meerdere zendingen kunnen één trip delen, terwijl elke zending zijn eigen status, referenties en papierwerk behoudt.

Statussen blijven door dit alles heen fijnmazig. Een zending doorloopt aangevraagd, bevestigd, gepland, deels gepland, onderweg, deels onderweg, voltooid, deels voltooid, geannuleerd of herplanning vereist, onafhankelijk van de order. Klanten op een trackinglink zien de waarheid per zending, niet een gemiddelde over de order.

Order · Lading #1

Zendingtypes en kenmerktags sturen planningsregels en chauffeursinstructies aan.

Locaties · Utrecht Central Freight Hub

Opgeslagen locaties houden dockgegevens, coördinaten en chauffeursinstructies bij elkaar.

Locaties · Openingstijden & beperkingen

Openingstijden en afgedwongen tijdsbeperkingen per locatie voeden planning en alerts.

Leg de order vast

Maak de order handmatig aan, vanuit een sjabloon, een geüpload document, een inkomende e-mail, via het portaal of via een integratie. Klant, referenties, Incoterms, team en documenten landen op de kop van de order.

Beschrijf de ladingen

Voeg één of meer zendingen toe, elk met goederenregels (gewichten, afmetingen, laadmeters, CBM, HS-code, ADR) en kenmerken zoals temperatuurgecontroleerd of hoge waarde.

Definieer de stops

Voeg laad- en losacties toe met locaties, gevraagde tijdvensters, referenties of pincodes en instructies. Opgeslagen locaties vullen docks, openingstijden en chauffeursopmerkingen automatisch in.

Offreer en accepteer

Vanuit hetzelfde scherm wijst u de aanvraag af, verstuurt u een geprijsde offerte gegenereerd door de tariefengine, of accepteert u de order direct richting planning.

Plan en voer uit

Geaccepteerde zendingen verschijnen op de Watchtower en het planbord, of gaan naar de optimizer. Statuswijzigingen, documenten en berichten blijven aan de order gekoppeld.

Sluit de cirkel

Het afleverbewijs, de CMR en de gerealiseerde kosten landen op de order, die de facturatie voedt. De order is het auditspoor van aanvraag tot betaling.