Facturation et gestion financière
Bouclez le cycle financier sans quitter Transportial, du premier devis au paiement final.
- Badge de statut : brouillon → ouverte → payée, relancée ou en retard
- Émetteur, destinataire de la facture et références
- Lignes avec quantité, prix, taux de TVA et total
- Envoyer : PDF par e-mail avec lien de paiement
Le module financier de Transportial gère l’ensemble du cycle des revenus et des coûts : devis, facturation, circuits d’approbation, encaissement et reporting financier, le tout rattaché aux ordres de transport qui en sont à l’origine.
Ce que fait le module
Tout ce que fait ce module, nommé comme vous le trouverez dans le produit.
Devis
- Cycle de vie
Brouillon, ouvert, accepté, refusé, facturé et annulé, dans les deux sens : les devis que vous envoyez et les devis entrants des transporteurs.
- Acceptation ou refus en ligne
Un lien de partage permet au client d'accepter ou de refuser ; les devis acceptés se convertissent en ordres puis en factures. Suivis et relances sont des automatisations.
- Des lignes avec leur coût
Lignes de chiffre d'affaires et de coût avec taux de TVA et catégorie tarifaire, bénéfice net à l'écran. Générées par le moteur de tarification.
- En masse
Envoyez la sélection, créez des factures, annulez et supprimez en masse depuis l'onglet des devis.
Factures de vente et d'achat
- Statuts
Brouillon, en attente d'approbation, approuvée, rejetée, ouverte, payée, relancée, en retard et annulée, avec nombre de relances et date de la prochaine relance par facture.
- Approbation des factures entrantes
Demandez une approbation, approuvez ou rejetez avec un motif, un onglet Approbations en attente, et un paramètre pour ne montrer aux utilisateurs que les factures de leur équipe. « Comparer à » rapproche une facture entrante d'un devis entrant ou d'un élément de prix et affiche l'écart.
- Paiement en ligne
Le lien public de la facture comporte « Payer maintenant » via Stripe, Mollie ou Adyen (cartes, iDEAL, SEPA, Bancontact, etc.) ; les webhooks de paiement marquent la facture comme payée.
- Relances et actions en masse
Envoyez, relancez, marquez comme payée, approuvez, annulez et supprimez en masse ; les première, deuxième et dernière relances de paiement sont des modèles d'automatisation.
Administrations, grand livre et versements
- Administrations
Des administrations distinctes par unité commerciale ou par client en marque blanche, avec leurs propres automatisations de factures, de devis et d'ordres, séries de factures et paramètres de TVA.
- Grand livre
Chiffre d'affaires, coûts, débit et crédit prévus et réels par entreprise, par catégorie ou combinés, avec graphiques du chiffre d'affaires et des coûts par catégorie et des écarts entre prévu et réel.
- Transactions et versements
Transactions, versements, retraits et avoirs par administration ; types de paiement iDEAL et carte.
- Journal d'activité
Envoyée, relance envoyée, approbation demandée, paiement reçu, intégration synchronisée ou en échec et une trentaine d'autres types d'activité par document.
Connexions comptables
- Logiciels néerlandais et internationaux
Exact Online, Twinfield, Moneybird, AFAS, e-Boekhouden et SnelStart : factures en sortie, relations dans les deux sens, comptes et codes TVA en entrée, statut de paiement en retour.
- CRM
Salesforce (comptes, ordres, factures, devis, transactions, contrats) et HubSpot (entreprises, factures). Voir les intégrations.
- Documents
Les PDF des factures et des devis proviennent de modèles de documents à vos couleurs ; n'importe quelle entité peut être téléchargée depuis un modèle.
- Rapports
Ancienneté des factures ouvertes, chiffre d'affaires par client, conversion des devis et tableau de bord de gestion financière (pipeline, planifié, en transit, chiffre d'affaires, marge par trajet, factures émises, payées et en retard). Voir le reporting.
Comment ça marche
Chiffrez
Générez un devis sur l'ordre à partir d'une tarification, envoyez-le, et laissez le client l'accepter via le lien public.
Exécutez
Le trajet est réalisé ; coûts réalisés, péages et lignes de sous-traitance arrivent dans le grand livre en tant que montants réels.
Facturez
Créez la facture depuis l'ordre ou le devis, ou laissez un déclencheur de tarification (fin de trajet, fin de mois) la créer. Les circuits d'approbation s'appliquent là où ils sont configurés.
Envoyez et encaissez
Le PDF part par e-mail avec un lien de paiement ; Stripe, Mollie ou Adyen signalent le paiement ; les relances partent selon le calendrier.
Comptabilisez
La facture se synchronise avec votre logiciel comptable avec relation et comptes comptables ; le statut de paiement revient automatiquement.
C'est dans les factures d'achat que fuit la marge
La facturation des ventes est la moitié facile. La facture du sous-traitant qui arrive trois semaines plus tard, à un prix légèrement supérieur au devis, est l'endroit où la marge disparaît discrètement. Le circuit des factures entrantes de Transportial place le devis du transporteur ou l'élément de prix à côté de la facture, affiche l'écart et la fait passer par une approbation avant qu'elle ne puisse être payée ou comptabilisée.
L'autofacturation dans le cadre des contrats de capacité supprime purement et simplement le rapprochement : le travail exécuté génère la facture d'achat au tarif convenu.
Prévu et réel, ordre par ordre
Chaque ligne de devis, élément de coût, péage et coût réalisé génère une écriture marquée prévue ou réelle, par entreprise et par catégorie. L'ordre, le trajet et les tableaux de bord de gestion lisent le même grand livre : « avons-nous gagné de l'argent sur cette liaison ? » devient un simple filtre, et non un exercice sur tableur.
Concepts et terminologie
Les termes utilisés par ce module, avec des liens vers le glossaire complet lorsqu’un terme a sa propre page.
- Devis
- Une offre chiffrée avec lignes de chiffre d'affaires et de coût et un statut allant de brouillon à facturé ; dans le sens entrant (des transporteurs) ou sortant (vers les clients).
- Statut de facture
- Brouillon, en attente d'approbation, approuvée, rejetée, ouverte, payée, relancée, en retard ou annulée.
- Facture entrante
- Une facture d'achat d'un transporteur ou d'un fournisseur, comparée à un devis ou à un élément de prix et approuvée avant comptabilisation.
- Administration
- Une entité financière avec ses propres séries de factures, paramètres de TVA, automatisations, transactions et versements.
- Écriture comptable
- Un débit ou un crédit, prévu ou réel, par entreprise et par catégorie tarifaire.
- Lien de paiement
- Le bouton Payer maintenant de la page publique de la facture, traité par Stripe, Mollie ou Adyen et rapproché par webhook.
- Autofacturation
- Générer soi-même la facture du fournisseur à partir du travail exécuté dans le cadre d'un contrat de capacité.
Essayez d'abord gratuitement
Des outils gratuits qui font une partie de ce que fait Facturation et gestion financière, sans compte. Quand le faire un par un devient lassant, le module le fait automatiquement pour chaque ordre.
Fonctionne avec
Connecteurs qui alimentent ou exploitent ce module, prêts à l’emploi.
Exact Online
Twinfield
Moneybird
AFAS Software
e-Boekhouden
SnelStart
Stripe
Mollie
Adyen
SalesforceConçu pour
Là où ce module apporte le plus.
Les PDF de factures sont générés côté serveur par le moteur de modèles de documents. Les webhooks de paiement de Stripe et d’Adyen sont traités par le nœud Worker, qui met automatiquement à jour le statut des factures et les écritures comptables.
Questions fréquentes
Quels logiciels comptables peuvent être connectés ?
Exact Online, Twinfield, Moneybird, AFAS, e-Boekhouden et SnelStart. Factures et relations sont synchronisées en sortie, comptes et codes TVA en entrée, et le statut de paiement revient.
Les clients peuvent-ils payer en ligne ?
Oui. La page publique de la facture propose Payer maintenant via Stripe, Mollie ou Adyen, couvrant cartes, iDEAL, SEPA et d'autres moyens de paiement locaux. Les paiements sont rapprochés automatiquement.
Existe-t-il un circuit d'approbation pour les factures fournisseurs ?
Oui. Les factures entrantes passent par demande, approbation ou rejet avec motif, un onglet Approbations en attente, et une comparaison « Comparer à » avec le devis du transporteur ou l'élément de prix.
Comment les relances sont-elles envoyées ?
Les première, deuxième et dernière relances de paiement sont des modèles d'automatisation de messages déclenchés à la date d'échéance de la facture ; vous pouvez aussi envoyer des relances en masse.
Les factures peuvent-elles être créées automatiquement ?
Oui. Les types de déclenchement de tarification créent les factures en fin de trajet, en fin d'ordre, en fin de semaine, de mois, de trimestre ou d'année, ou à partir d'une date de début ; le regroupement par client rassemble les lignes sur une seule facture.
Puis-je gérer plusieurs entités juridiques ?
Oui. Les administrations séparent séries de factures, TVA, automatisations et versements ; équipes et plateformes en marque blanche peuvent chacune être rattachées à leur propre administration.
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