Gestion et génération de documents
Générez en quelques secondes des documents professionnels à vos couleurs, remplis automatiquement à partir de vos données opérationnelles.
Des lettres de voiture CMR aux factures en passant par des bons de livraison personnalisés, Transportial génère automatiquement des documents professionnels en puisant les données directement dans les ordres de transport, les envois et les données financières. Un éditeur de modèles complet garantit que vos documents ressemblent toujours exactement à ce que vous voulez.
Ce que fait le module
Tout ce que fait ce module, nommé comme vous le trouverez dans le produit.
L'éditeur de documents
- Éléments
Blocs texte, image, tableau, ligne, formes, code-barres, QR code, lien, champ de saisie, conteneur, répéteur et conditionnel, avec calques, grille et magnétisme, annuler et rétablir, zoom, pages en portrait ou en paysage et image d'arrière-plan pour les formulaires préimprimés.
- Liaison des données
Variables par chemin vers l'ordre de transport, le trajet, l'envoi, la facture, le devis ou l'entreprise ; boucles sur les marchandises ou les arrêts ; conditions et valeurs de repli ; données d'exemple pendant la conception.
- Types de documents
Ordre de transport, trajet, facture, devis, CMR, lettre de transport et personnalisé.
- Génération par IA
Téléversez une photo ou un PDF d'un document existant et l'éditeur ébauche un modèle qui le reproduit.
Le catalogue intégré
Partez d'un modèle ; l'identité visuelle de la plateforme est substituée automatiquement.
- Commercial
Facture, devis, ordre de transport et confirmation d'ordre de transport.
- Transport
CMR sur formulaire préimprimé, lettre de voiture CMR, house waybill, liste de colisage, liste de chargement, document de trajet du chauffeur (avec un QR code vers le lien d'exécution chauffeur) et document de trajet du chauffeur avec marchandises.
- Étiquettes
Étiquette d'expédition A5 avec code-barres CODE128.
- Partout
« Télécharger depuis un modèle » sur n'importe quel ordre, trajet, envoi, facture, devis ou entreprise ; « Imprimer la CMR » sur les trajets et les ordres.
Des fichiers sur l'enregistrement
- Rattachez à tout
Ordres, chargements, arrêts, trajets, véhicules, chauffeurs, équipements, entreprises et factures contiennent des documents ; les chauffeurs ajoutent photos, signatures et fichiers depuis l'application.
- Bibliothèque de documents
États vérifié et non vérifié, dates de validité, indicateur public, et aperçu dans l'application des fichiers Office (.docx) et des messages Outlook (.msg).
- Alertes d'expiration
Un document expiré sur un trajet, un envoi ou un équipement déclenche un avertissement ; les avertissements d'expiration des certificats couvrent les chauffeurs et les entreprises.
- Côté client
Les documents publics apparaissent dans le portail client ; les liens de partage peuvent inclure ou exclure les documents.
Les documents dans les automatisations et les demandes
- Pièces jointes
Les automatisations de messages joignent le PDF de l'entité, un modèle personnalisé, un rapport d'analyse ou un fichier statique.
- Demandes de fichiers
Les automatisations de demande de fichier demandent un document à un client ou à un transporteur et rattachent la réponse à l'enregistrement.
- Ordres à partir de documents
Les PDF, photos et tableurs téléversés deviennent des ordres, des devis ou des factures grâce à l'extraction par IA, en respectant les champs masqués ainsi que les entreprises et lieux existants.
Comment ça marche
Choisissez ou concevez un modèle
Partez du catalogue ou concevez le vôtre, en liant les champs par chemin et en bouclant sur les marchandises et les arrêts.
Générez
Téléchargez depuis n'importe quelle entité, imprimez la CMR depuis un trajet, ou joignez le PDF à une automatisation.
Collectez
Les chauffeurs prennent photos et signatures à l'arrêt ; les clients téléversent via le portail ou une demande de fichier.
Conservez
Tout se trouve sur l'entité avec une date de validité et un état de vérification ; les expirations déclenchent des alertes.
Formulaires préimprimés et CMR
Dans une grande partie de l'Europe, la CMR est encore imprimée sur des formulaires préimprimés. L'image d'arrière-plan et le positionnement précis de l'éditeur existent pour cela : le modèle intégré place les champs sur la mise en page du formulaire, et un second modèle produit une lettre de voiture autonome lorsqu'aucun formulaire n'est disponible. Les deux se remplissent à partir de l'ordre : expéditeur, destinataire, marchandises, poids et références ne sont saisis qu'une seule fois.
Les modèles comme identité visuelle, pas comme travail d'impression
Sur les plateformes en marque blanche, les modèles du catalogue intègrent les logos et les couleurs du client : les clients d'un revendeur reçoivent factures et documents de trajet aux couleurs du revendeur, sans que personne ne modifie un modèle par client. Voir le multi-tenant.
Concepts et terminologie
Les termes utilisés par ce module, avec des liens vers le glossaire complet lorsqu’un terme a sa propre page.
- Modèle de document
- Une mise en page conçue avec des liaisons de données, qui produit un PDF pour un type d'entité donné : ordre, trajet, envoi, facture, devis ou entreprise.
- CMRGlossaire
- La lettre de voiture régie par la convention CMR pour le transport routier international ; générée sur la mise en page du formulaire ou sous forme de lettre de voiture autonome.
- Lettre de transportGlossaire
- Un document de transport qui récapitule l'expédition ; un modèle de house waybill est inclus.
- Répéteur
- Un bloc de l'éditeur qui se répète pour chaque élément d'une liste, comme les lignes de marchandise ou les arrêts.
- Chemin de variable
- Le chemin pointé allant de l'entité au champ qu'un bloc de texte imprime, par exemple la ville du destinataire.
- Demande de fichier
- Une automatisation qui demande un document à un client ou à un transporteur et classe la réponse sur l'entité.
Essayez d'abord gratuitement
Des outils gratuits qui font une partie de ce que fait Gestion et génération de documents, sans compte. Quand le faire un par un devient lassant, le module le fait automatiquement pour chaque ordre.
Fonctionne avec
Connecteurs qui alimentent ou exploitent ce module, prêts à l’emploi.
TransFollow
Microsoft 365Conçu pour
Là où ce module apporte le plus.
Questions fréquentes
La CMR est-elle générée automatiquement ?
Oui. Imprimer la CMR, sur n'importe quel trajet ou ordre, la produit à partir des données de l'ordre, sur la mise en page du formulaire préimprimé ou sous forme de lettre de voiture autonome.
Puis-je reproduire nos documents existants ?
Oui. Téléversez une photo ou un PDF du document et le générateur IA ébauche le modèle ; ajustez ensuite les liaisons et la mise en page dans l'éditeur.
Quels types de documents existent ?
Ordre de transport, trajet, facture, devis, CMR, lettre de transport et personnalisé, avec un catalogue de douze modèles prêts à l'emploi, dont liste de chargement, liste de colisage, house waybill, documents de trajet du chauffeur et étiquette d'expédition.
Où vont les photos et signatures des chauffeurs ?
Sur l'action au cours de laquelle elles ont été prises, rattachées à l'envoi et à l'ordre, visibles dans l'onglet Documents de l'ordre et dans le portail si elles sont publiques.
Peut-on demander des documents aux clients ?
Oui. Les automatisations de demande de fichier envoient la demande par e-mail, chat, WhatsApp ou Telegram et classent la réponse sur l'enregistrement.
Transportial prend-il en charge l'eCMR ?
Oui. Lorsque eCMR est activé, chaque envoi reçoit une lettre de voiture électronique avec un journal d'événements chaîné par hachage, des signatures dans l'application chauffeur ou par lien, et un lien d'inspection par QR code. Sans cette option, le PDF de la CMR reste inchangé.
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