HubSpot-Integration

Was ist HubSpot?

HubSpot ist eine CRM-Plattform mit Tools für Marketing, Vertrieb und Service. Vertriebsteams von Transport- und Logistikunternehmen verwalten darin Kunden, Kontakte und ihre Deal-Pipeline. Transportial verbindet sich über die HubSpot CRM v3 API.

Welche Daten zwischen HubSpot und Transportial fließen

• ⇄ In beide Richtungen

  Unternehmen ↔ Geschäftspartner

  HubSpot-Unternehmen und Geschäftspartner in Transportial werden in beide Richtungen synchronisiert. Bevor etwas angelegt wird, sucht Transportial nach einem vorhandenen Treffer über die USt-IdNr., dann die Handelsregisternummer, dann die Website- oder E-Mail-Domain und dann den Namen — so entstehen auf keiner Seite Dubletten.

• ⇄ In beide Richtungen

  Kontakte ↔ Ansprechpartner

  Die Kontakte eines HubSpot-Unternehmens bleiben im Einklang mit den Ansprechpartnern des passenden Geschäftspartners.

• ⇄ In beide Richtungen

  Deals ↔ Angebote

  Jedes Angebot ist ein Deal beim Unternehmen. Die Deal-Phase folgt dem Angebotsstatus über eine Phasenzuordnung, die Sie anpassen können. Optional nimmt ein in HubSpot als gewonnen oder verloren markierter Deal das Angebot an oder lehnt es ab; das ist standardmäßig ausgeschaltet.

• → Nach HubSpot

  Transportaufträge und Rechnungen → Notizen

  Transportaufträge und versendete Rechnungen werden als Notiz beim HubSpot-Unternehmen festgehalten, sodass Account-Manager sehen, was ein Kunde transportiert und berechnet bekommt, ohne das CRM zu verlassen.

So verbinden Sie HubSpot

1. Legen Sie in HubSpot eine Private App mit Lese- und Schreibrechten für Unternehmen, Kontakte und Deals an (die Scopes crm.objects.companies, crm.objects.contacts und crm.objects.deals) und kopieren Sie deren Access Token. Alternativ verbinden Sie sich per OAuth über Ihre eigene HubSpot-App.

2. Fügen Sie in Transportial die HubSpot-Integration hinzu und geben Sie das Token ein oder verbinden Sie Ihre App.

3. Wenn USt-IdNr. und Handelsregisternummer in eigenen HubSpot-Eigenschaften stehen, ordnen Sie diese in der Feldzuordnung zu, damit der Abgleich sie nutzt. Weitere eigene Felder ordnen Sie genauso zu.

4. Prüfen Sie die Standardwerte: Synchronisationsrichtung je Objekt, Konfliktregel (neueste Änderung gewinnt), Phasenzuordnung für Deals, ob unbekannte HubSpot-Unternehmen als Geschäftspartner angelegt werden (an) und welche Partnertypen synchronisiert werden.

Synchronisationsintervalle und Grenzen

• Transportial sendet eigene Änderungen an HubSpot und ruft Änderungen aus HubSpot alle 15 Minuten ab.
• Die Synchronisationsrichtung wird je Objekt eingestellt, sodass zum Beispiel Kontakte in beide Richtungen laufen und Deals nur zu HubSpot.
• Wurde ein Datensatz auf beiden Seiten geändert, gewinnt standardmäßig die neueste Änderung; die Konfliktregel ist einstellbar.
• Was Transportial selbst nach HubSpot geschrieben hat, wird nie erneut importiert, sodass Änderungen nicht hin und her springen.
• Unternehmen, die bereits über den bisherigen HubSpot-Connector verknüpft waren, behalten ihre Verknüpfung.

Typischer Anwendungsfall

Die Account-Manager eines Transportunternehmens arbeiten in HubSpot; Disposition, Angebote und Fakturierung laufen in Transportial. Ein Verlader, den der Vertrieb in HubSpot anlegt, steht innerhalb von 15 Minuten als Geschäftspartner in Transportial — über die USt-IdNr. zugeordnet, falls die Disposition ihn schon hatte. Jedes Angebot, das die Disponenten versenden, erscheint als Deal in der richtigen Phase, und die folgenden Aufträge und Rechnungen werden beim Unternehmen festgehalten. So sehen die Account-Manager, was jeder Kunde tatsächlich transportiert.

Häufig gestellte Fragen