Transportauftragsverwaltung
Verwalten Sie den gesamten Lebenszyklus jeder Sendung — von der Buchung bis zur Lieferung.
- Statusabzeichen des Auftrags (angefragt → angenommen → geplant → in Ausführung → realisiert)
- Auftragsaktionen: PDF, Vorlagen-Download, Freigabelink, Bearbeiten, Versionshistorie
- Lieferbedingungen (Incoterms 2020) sowie erwartete Kosten und Erlöse
- Ladung #1: eine Sendung mit eigenem Status, Waren und Referenzen
- Ablehnen, anbieten oder direkt in die Planung annehmen
Transportial bietet Ihnen eine einzige, maßgebliche Akte für jeden Transportauftrag — von der ersten Buchung bis zum unterzeichneten Liefernachweis. Auf dem OTM5-Standard aufgebaut, ist jeder Auftrag für den nahtlosen Datenaustausch mit Partnern, ERP-Systemen und Kunden strukturiert.
Was es leistet
Ein Inventar auf Code-Ebene dessen, was Transportauftragsverwaltung abdeckt, in den Begriffen, die Sie im Produkt wiederfinden.
Aufträge aus jedem Kanal erfassen
Jeder Weg ins System landet auf demselben Auftragsdatensatz.
- Geführtes oder schnelles Formular
Erstellen Sie Aufträge im vollständigen oder im Schnellformular; Benutzer wählen zwischen Karten-, Listen-, Tabellen-, flachem oder dynamischem Layout. Mit Auftragsvorlagen speichern Sie wiederkehrende Aufträge und legen per „Vorlage verwenden“ neue an.
- Aus Dokumenten oder E-Mails
Laden Sie ein PDF, ein Foto oder eine Tabelle hoch und der Auftrag wird per KI extrahiert, oder leiten Sie die E-Mail an die dedizierte Auftragsadresse Ihrer Plattform weiter. Eine Klassifizierung entscheidet, ob die Mail ein Auftrag, ein Angebot oder eine Rechnung ist. Siehe integrierter Posteingang.
- Kundenportal und Widgets
Kunden reichen Anfragen über das Kundenportal oder ein einbettbares Widget „Transportauftrag anfragen“ auf Ihrer eigenen Website ein. Anfragen kommen mit dem Status „angefragt“ an.
- Integrationen und API
Aufträge fließen aus ERP-Systemen, Frachtenbörsen wie Timocom, Containerreedereien wie Samskip oder jedem anderen System über die REST-API und das Integrations-Framework ein.
Die Sendung so modellieren, wie OTM5 es tut
Auftrag → Sendung → Waren → Aktionen, nach dem Open Trip Model.
- Sendungen als Planungseinheit
Ein Auftrag enthält eine oder mehrere Sendungen; jede trägt ihre eigenen Waren, Aktionen, Chats, Preiselemente und ihren eigenen Status, sodass eine Teillieferung oder eine Aufteilung auf zwei Lkw pro Sendung sichtbar bleibt.
- Waren und Ladungsträger
Warenpositionen enthalten Menge, Gewicht, Bruttogewicht, Abmessungen, Lademeter und CBM (automatisch abgeleitet), Barcode, HS-Code, Verpackung, Produkttyp und ADR-Daten. Auflieger oder Container reisen als Waren vom Typ „Ladungsträger“ mit.
- Sendungstypen pro Verkehrsträger
Konfigurierbare Typen mit Standardwerten und ausgeblendeten Feldern: FTL, LTL, Sammelgut, Express, temperaturgeführt, ADR, Schwertransport für die Straße; FCL, LCL, Massengut, RoRo, Stückgut für die See; Wagenladung, intermodal und Sammelgut für die Schiene; General Cargo, Express, Charter und DG für die Luft; Binnenschiff voll, Massengut und Container.
- Lieferbedingungen
Incoterms 2020 auf jedem Auftrag: EXW, FCA, FAS, FOB, CPT, CIP, CFR, CIF, DAP, DPU und DDP, mit DDP als Standard.
Stopps, Zeitfenster und Standorte
- Siebzehn Aktionstypen
Beladen, Entladen, Fahrt, Warten, Stopp, Pause, Tanken, Zoll, Wiegen, Buchung, Übergabe, An- und Abkoppeln von Fahrern und Equipment, Palettentausch (Emballage) und generische Aktionen. Ein Stopp gruppiert seine Unteraktionen.
- Gewünschte vs. realisierte Zeiten
Jede Aktion hat ein gewünschtes Zeitfenster, eine ETA/ETD sowie realisierte Start- und Endzeiten, verfolgt über den Lebenszyklus angefragt → geplant → projiziert → in Ausführung → realisiert. Zeiten außerhalb der Öffnungszeiten eines Standorts werden markiert.
- Standorte mit Gedächtnis
Gespeicherte Standorte bringen Öffnungszeiten, Laderampen, Geofence-Radius, Fahrerhinweise sowie durchschnittliche Belade-, Entlade- und Stoppzeiten mit. Adressen werden gegen Google Maps validiert und doppelte Standorte erkannt.
- Zeitfenster- und Rampenbuchung
Standorte, die einen Slot verlangen, erhalten pro Stopp eine Aktion „Zeitfenster buchen“ mit den Status angefragt, bestätigt, storniert, abgeschlossen und fehlgeschlagen.
Den Auftrag über seinen Lebenszyklus verwalten
- Zehn Auftragsstatus
Entwurf, angefragt, angenommen, abgelehnt, Tour berechnet, teilweise geplant, geplant, in Ausführung, realisiert und storniert. Auftragstypen umfassen Standard-, Eil-, erwartete und weitergeleitete Aufträge.
- In Touren aufteilen
Teilen Sie einen Auftrag in Teilstrecken oder Stopps auf, holen Sie ein Frachtführerangebot ein, verwenden Sie die Sendungsroute wieder oder leiten Sie den Auftrag mit einer Kopie der vollständigen Route pro Sendung an einen Subunternehmer weiter.
- Massenbearbeitung
Verschieben Sie Zeitfenster um einen Versatz oder setzen Sie sie absolut über viele Aufträge gleichzeitig, und ändern Sie Status, Kunde, ausführendes Unternehmen, Team oder Administration in einem Schritt, mit einer Obergrenze pro Plattform.
- Teilen, prüfen und versionieren
Öffentliche Freigabelinks mit Sichtbarkeitsschaltern für Fahrer, Kundendaten, Dokumente, Tracking und Fahrzeug. Jeder Auftrag behält eine Versionshistorie, ein Aktivitätsprotokoll, E-Mail-Threads, Aufgaben und Notizen.
So funktioniert es
Auftrag erfassen
Erstellen Sie ihn manuell, aus einer Vorlage, aus einem hochgeladenen Dokument, aus einer eingehenden E-Mail, über das Portal oder über eine Integration. Kunde, Referenzen, Incoterms, Team und Dokumente landen im Auftragskopf.
Ladungen beschreiben
Fügen Sie eine oder mehrere Sendungen hinzu, jeweils mit Warenpositionen (Gewichte, Abmessungen, Lademeter, CBM, HS-Code, ADR) und Attributen wie temperaturgeführt oder hochwertig.
Stopps definieren
Fügen Sie Belade- und Entladeaktionen mit Standorten, gewünschten Zeitfenstern, Referenzen oder PIN-Codes und Anweisungen hinzu. Gespeicherte Standorte füllen Rampen, Öffnungszeiten und Fahrerhinweise aus.
Anbieten und annehmen
Vom selben Bildschirm aus lehnen Sie die Anfrage ab, senden ein von der Preis-Engine erzeugtes Angebot mit Preis oder nehmen sie direkt in die Planung an.
Planen und ausführen
Angenommene Sendungen erscheinen im Watchtower und im Planboard oder gehen an den Optimierer. Statusänderungen, Dokumente und Nachrichten bleiben am Auftrag hängen.
Kreislauf schließen
Ablieferbeleg, CMR und die realisierten Kosten landen auf dem Auftrag, der die Rechnungsstellung speist. Der Auftrag ist der Prüfpfad von der Anfrage bis zur Zahlung.
Warum der Auftragsdatensatz das Rückgrat eines TMS ist
Das meiste operative Chaos im Transport hat eine Ursache: Informationen zu einer einzigen Sendung, verstreut über E-Mails, Tabellen, Chat-Threads und das Gedächtnis eines Kollegen. Die Antwort von Transportial ist strukturell. Ein Auftragsdatensatz, an dem Touren, Dokumente, Nachrichten, Preise, Angebote und Rechnungen hängen, mit einer Versionshistorie und einem Aktivitätsprotokoll darunter.
Dieses Design verändert, wie Streitfälle und Übergaben funktionieren. Jeder im Büro kann eine Sendung ohne Vorwissen öffnen und ihre vollständige Historie sehen. Eine Reklamation wegen verspäteter Lieferung wird mit den gewünschten Zeitfenstern, den realisierten Aktionszeiten des Fahrers, den Fragebogenantworten und dem unterzeichneten Ablieferbeleg beantwortet, nicht mit Rekonstruktionsarbeit.
OTM5: Was ein offener Standard Ihnen bringt
Transportial strukturiert Aufträge nach OTM5, dem Open Trip Model. Aufträge, Sendungen, Waren, Aktionen, Standorte, Fahrzeuge und Akteure folgen einem veröffentlichten Modell, das Versender, Frachtführer und Softwareanbieter lesen und schreiben können, statt einem proprietären Format, das nur ein TMS versteht.
In der Praxis ist es genau das, was Integrationen günstig hält. Wenn das ERP eines Kunden Aufträge in einer bekannten Struktur sendet oder ein Subunternehmer Tourdaten zurückbenötigt, schrumpft das Mapping von einem individuellen Projekt zur Konfiguration im Integrations-Framework. Es schützt außerdem vor Lock-in: Daten, die einem offenen Standard folgen, verlassen die Plattform in einer Form, die andere Systeme verstehen.
Sendungen, die den Kontakt mit der Realität überstehen
Pläne ändern sich nach der Buchung: Aus einer Komplettladung werden zwei Teilladungen, zwei kleine Aufträge werden auf einem Lkw kombiniert, eine Lieferung rückt auf morgen. Transportial bildet das direkt ab. Eine Sendung kann auf mehrere Touren aufgeteilt werden und mehrere Sendungen können sich eine Tour teilen, während jede ihren eigenen Status, ihre Referenzen und ihre Papiere behält.
Die Status bleiben dabei durchgehend granular. Eine Sendung durchläuft angefragt, bestätigt, geplant, teilweise geplant, unterwegs, teilweise unterwegs, abgeschlossen, teilweise abgeschlossen, storniert oder Umplanung erforderlich, unabhängig vom Auftrag. Kunden auf einem Tracking-Link sehen die Wahrheit pro Sendung, nicht einen Durchschnitt über den Auftrag.
Konzepte & Terminologie
Die Begriffe dieses Moduls, mit Links ins vollständige Glossar, wo ein Begriff eine eigene Seite hat.
- Transportauftrag
- Die kommerzielle Anfrage eines Kunden: wer versendet, zu welchen Lieferbedingungen, mit welchen erwarteten Kosten und Erlösen. Er enthält eine oder mehrere Sendungen.
- SendungGlossar
- Die Planungseinheit: eine Menge Waren, die von A nach B bewegt wird, mit eigenen Aktionen, eigenem Status, Chat und eigener Preisgestaltung. Mehrere Sendungen können sich eine Tour teilen; eine Sendung kann auf mehrere Touren aufgeteilt werden.
- Warenposition
- Eine Position von Artikeln oder ein Ladungsträger innerhalb einer Sendung, mit Menge, Gewicht, Abmessungen, Lademetern, CBM, Barcode, HS-Code und ADR-Daten.
- Aktion
- Ein Stopp oder eine Aktivität auf der Route: Beladen, Entladen, Fahrt, Warten, Pause, Zoll, Wiegen, Tanken, Buchung, Übergabe, Ankoppeln oder Palettentausch. Ein Stopp gruppiert Unteraktionen.
- ZeitfensterGlossar
- Die gewünschte früheste und späteste Zeit für eine Aktion. Planer und Optimierer respektieren es; die ETA wird damit verglichen, um den Planstatus zu berechnen (OK, zu früh, zu spät).
- Lieferbedingungen (Incoterms)
- Die Incoterms-2020-Regel auf dem Auftrag (EXW bis DDP), die festlegt, wer in welcher Phase zahlt und wer das Risiko trägt.
- Lademeter (LDM)Glossar
- Die Bodenlänge, die eine Ladung in einem Auflieger belegt, automatisch aus den Warenabmessungen abgeleitet (Länge × Breite ÷ 2,4).
- OTM5Glossar
- Das Open Trip Model, der offene europäische Standard, dem das Auftrags-, Sendungs-, Aktions- und Standortmodell folgt.
- CMRGlossar
- Der internationale Straßenfrachtbrief, aus dem Auftrag über eine Dokumentvorlage erzeugt.
- FTL / LTL / SammelgutGlossar
- Sendungstypen für einen kompletten Lkw, eine Teilladung oder konsolidierte Kleinsendungen; jeder Typ kann eigene Standardwerte und ausgeblendete Felder tragen.
Ein Blick ins Produkt
Funktioniert mit
Konnektoren, die dieses Modul von Haus aus speisen oder nutzen.
Exact Online
Salesforce
HubSpot
Teleroute
TransfollowGemacht für
Wo dieses Modul am meisten Gewicht hat, plus die kostenlosen Tools zum selben Thema.
Aufträge sind gemäß dem OTM5-Standard strukturiert. Die REST API bietet vollständige CRUD-Operationen für Transportaufträge, Sendungen und Stops — einschließlich Echtzeit-Status-Webhooks.
Häufig gestellte Fragen
Können Kunden Transportaufträge selbst einreichen?
Ja. Über das Kundenportal, ein einbettbares Auftragsanfrage-Widget, die öffentliche API oder per E-Mail an die Auftragsadresse Ihrer Plattform. Anfragen kommen mit dem Status „angefragt“ an, sodass Sie sie annehmen, ablehnen oder anbieten können, ohne etwas neu einzutippen.
Was ist der OTM5-Standard und warum ist er wichtig?
OTM5 (Open Trip Model) ist der offene europäische Standard für den Austausch von Transportdaten. Weil Transportial Aufträge, Sendungen, Aktionen und Standorte darauf strukturiert, bedeutet die Anbindung von ERP-Systemen, Versendern und Partnersystemen ein Mapping auf ein veröffentlichtes Modell statt Reverse Engineering eines proprietären.
Kann ein Auftrag über mehrere Touren geliefert werden?
Ja. Eine Sendung kann auf mehrere Touren aufgeteilt werden und mehrere Sendungen können auf einer einzigen Tour kombiniert werden. Jede Sendung behält ihren eigenen Status, sodass Teillieferungen sichtbar und nachverfolgbar bleiben.
Welche Lieferbedingungen werden unterstützt?
Alle elf Incoterms-2020-Regeln: EXW, FCA, FAS, FOB, CPT, CIP, CFR, CIF, DAP, DPU und DDP. DDP ist der Standard, und jeder Auftrag, jedes Angebot und jeder Vertrag kann eigene Bedingungen tragen.
Wie werden Gefahrgüter behandelt?
Warenpositionen tragen einen vollständigen ADR-Block: UN-Nummer, Klasse, Klassifizierungscode, Verpackungsgruppe, Gefahrnummer, Tunnelcode, technische Bezeichnung, Abfall- und Umweltgefährdungs-Kennzeichen. Eine Suche nach UN-Nummer füllt den Eintrag aus dem ADR-Tabelle-A-Datensatz, und die Planung prüft die ADR-Bescheinigungen der Fahrer dagegen.
Kann ich viele Aufträge auf einmal ändern?
Ja. Die Massenbearbeitung verschiebt Aktionszeitfenster um einen Versatz oder setzt sie absolut, für alle Aktionen, nur die erste und letzte oder eine Auswahl, und ändert Status, Kunde, ausführendes Unternehmen, Team oder Administration in einem Durchgang.
Gibt es eine Historie, wer was geändert hat?
Jeder Auftrag hat eine Versionshistorie und ein Aktivitätsprotokoll, und jede Entität wird auf Datenbankebene auditiert, sodass frühere Werte, Zeitstempel und Benutzer immer verfügbar sind.
Alle Funktionen anzeigen
Bereit, dies in die Praxis umzusetzen?
Kostenlos starten mit vollem Plattformzugriff oder sprechen Sie mit unserem Team über Ihren Betrieb.