Facturatie en Financieel Beheer
Sluit de financiële kringloop zonder Transportial te verlaten — van eerste offerte tot definitieve betaling.
Een kijkje in het product
De financiële module van Transportial handelt de volledige omzet- en kostencyclus af: offertes, facturatie, goedkeuringsworkflows, betalingsinning en financiële rapportage — alles toegerekend aan de transportorders die deze hebben gegenereerd.
Inkoopfacturen zijn waar marge weglekt
Verkoopfacturatie is de makkelijke helft. De factuur van de onderaannemer die drie weken later binnenkomt, net iets hoger geprijsd dan de offerte, is waar marge stilletjes verdwijnt. De flow voor inkomende facturen van Transportial zet de vervoerdersofferte of het tariefelement naast de factuur, toont het verschil en leidt hem door goedkeuring voordat hij betaald of geboekt kan worden.
Self-billing onder capaciteitscontracten neemt de afstemming helemaal weg: het uitgevoerde werk genereert de inkoopfactuur tegen het afgesproken tarief.
Verwacht versus werkelijk, per order
Elke offerteregel, elk kostenelement, elke tol en elke gerealiseerde kostenpost schrijft een grootboekboeking gemarkeerd als verwacht of werkelijk, per bedrijf en categorie. De order, de trip en de managementdashboards lezen uit hetzelfde grootboek, zodat "hebben we op dit traject geld verdiend" een filter is, geen spreadsheetoefening.
Order · Offerte maken
Offerteregels komen uit de tariefengine en tonen de nettowinst voor het versturen.
Zo werkt het
Offreer
Genereer een offerte op de order vanuit een tarief, verstuur hem en laat de klant accepteren via de openbare link.
Voer uit
De trip wordt gereden; gerealiseerde kosten, tol en onderaannemersregels landen als werkelijke cijfers in het grootboek.
Factureer
Maak de factuur aan vanuit de order of offerte, of laat een tarieftrigger (einde trip, einde maand) hem aanmaken. Goedkeuringsflows gelden waar geconfigureerd.
Verstuur en int
De PDF gaat per e-mail uit met een betaallink; Stripe, Mollie of Adyen melden de betaling; herinneringen gaan volgens schema uit.
Boek
De factuur synchroniseert naar uw boekhoudpakket met relatie- en grootboekcodes; de betaalstatus komt terug.
Wat het doet
Offertes
Levenscyclus
Concept, open, geaccepteerd, afgewezen, gefactureerd en geannuleerd, in beide richtingen: offertes die u verstuurt en inkomende vervoerdersoffertes.
Openbaar accepteren of afwijzen
Via een deellink accepteert of wijst de klant af; geaccepteerde offertes worden omgezet in orders en later in facturen. Opvolging en herinneringen zijn automatiseringen.
Regels met kosten
Omzet- en kostenregels met btw-tarief en tariefcategorie, nettowinst op het scherm. Gegenereerd door de tariefengine.
Bulk
Geselecteerde versturen, facturen aanmaken, annuleren en verwijderen in bulk vanuit het tabblad Offertes.
Verkoop- en inkoopfacturen
Statussen
Concept, wacht op goedkeuring, goedgekeurd, afgewezen, open, betaald, herinnerd, te laat en geannuleerd, met het aantal herinneringen en de datum van de volgende herinnering per factuur.
Goedkeuring van inkomende facturen
Goedkeuring aanvragen, goedkeuren of afwijzen met een reden, een tabblad Wachtende goedkeuringen, en een instelling om gebruikers alleen de facturen van hun team te tonen. "Controleren tegen" matcht een inkomende factuur met een inkomende offerte of een tariefelement en toont het verschil.
Online betaling
De openbare factuurlink bevat "Nu betalen" via Stripe, Mollie of Adyen (kaarten, iDEAL, SEPA, Bancontact en meer); betaalwebhooks markeren de factuur als betaald.
Herinneringen en bulk
Versturen, herinnering sturen, markeren als betaald, goedkeuren, annuleren en verwijderen in bulk; eerste, tweede en laatste betalingsherinneringen zijn automatiseringssjablonen.
Administraties, grootboek en uitbetalingen
Administraties
Aparte administraties per bedrijfsonderdeel of white-label-tenant met eigen factuur-, offerte- en orderautomatiseringen, factuurreeksen en btw-instellingen.
Grootboek
Verwachte vs. werkelijke omzet, kosten, debet en credit per bedrijf, categorie of gecombineerd, met grafieken voor omzet en kosten per categorie en voor de afwijking tussen verwacht en werkelijk.
Transacties en uitbetalingen
Transacties, uitbetalingen, opnames en credits per administratie; betaaltypes iDEAL en kaart.
Activiteitenlog
Verstuurd, herinnering verstuurd, goedkeuring aangevraagd, betaling ontvangen, integratie gesynchroniseerd of mislukt en dertig andere activiteitstypes per document.
Boekhoudkoppelingen
Nederlandse en internationale pakketten
Exact Online, Twinfield, Moneybird, AFAS, e-Boekhouden en SnelStart: facturen eruit, relaties in beide richtingen, grootboeken en btw-codes erin, betaalstatus terug.
CRM
Salesforce (accounts, orders, facturen, offertes, transacties, contracten) en HubSpot (bedrijven, facturen). Zie integraties.
Documenten
Factuur- en offerte-PDF's komen uit documentsjablonen met uw huisstijl; elke entiteit kan vanuit een sjabloon worden gedownload.
Rapporten
Ouderdomsanalyse van openstaande facturen, omzet per klant, offerteconversie en het financiële managementdashboard (pijplijn, gepland, onderweg, omzet, marge per trip, facturen uitgegeven, betaald en te laat). Zie rapportage.
Technische details. Factuur-PDF's worden server-side gegenereerd via de documenttemplateengine. Betalingswebhooks van Stripe en Adyen worden verwerkt door de Worker-node, die automatisch de factuurstatus en boekhoudinvoeringen bijwerkt.
Probeer het eerst gratis
Werkt met
Veelgestelde vragen
Welke boekhoudsystemen zijn te koppelen?
Exact Online, Twinfield, Moneybird, AFAS, e-Boekhouden en SnelStart. Facturen en relaties synchroniseren eruit, grootboek- en btw-codes erin, en de betaalstatus komt terug.
Kunnen klanten online betalen?
Ja. De openbare factuurpagina biedt Nu betalen via Stripe, Mollie of Adyen, met kaarten, iDEAL, SEPA en andere lokale methoden. Betalingen worden automatisch afgestemd.
Is er een goedkeuringsflow voor leveranciersfacturen?
Ja. Inkomende facturen doorlopen aanvragen, goedkeuren of afwijzen met een reden, een tabblad Wachtende goedkeuringen, en een vergelijking "controleren tegen" met de vervoerdersofferte of het tariefelement.
Hoe worden herinneringen verstuurd?
Eerste, tweede en laatste betalingsherinneringen zijn berichtautomatiseringssjablonen die worden geactiveerd op de vervaldatum van de factuur; u kunt herinneringen ook in bulk versturen.
Kunnen facturen automatisch worden aangemaakt?
Ja. Tarieftriggertypes maken facturen aan bij einde trip, einde order, einde week, maand, kwartaal of jaar, of vanaf een startdatum; combineren per klant bundelt regels op één factuur.
Kan ik meerdere juridische entiteiten voeren?
Ja. Administraties scheiden factuurreeksen, btw, automatiseringen en uitbetalingen; teams en white-label-platforms kunnen elk aan een eigen administratie worden gekoppeld.
Begrippen & terminologie
- Offerte
- Een geprijsd aanbod met omzet- en kostenregels en een status van concept tot gefactureerd; richting in (van vervoerders) of uit (naar klanten).
- Factuurstatus
- Concept, wacht op goedkeuring, goedgekeurd, afgewezen, open, betaald, herinnerd, te laat of geannuleerd.
- Inkomende factuur
- Een inkoopfactuur van een vervoerder of leverancier, gecontroleerd tegen een offerte of tariefelement en goedgekeurd vóór boeking.
- Administratie
- Een financiële entiteit met eigen factuurreeksen, btw-instellingen, automatiseringen, transacties en uitbetalingen.
- Grootboekboeking
- Een debet of credit, verwacht of werkelijk, per bedrijf en tariefcategorie.
- Betaallink
- De knop Nu betalen op de openbare factuurpagina, verwerkt door Stripe, Mollie of Adyen en afgestemd via webhook.
- Self-billing
- Zelf de factuur van de leverancier genereren uit uitgevoerd werk onder een capaciteitscontract.
Gerelateerde functies
PrijsenginePrijs elke zending nauwkeurig met een krachtige regelgebaseerde engine die elk tariefstructuur aankan — inclusief dynamische brandstoftoeslagen.
Documentbeheer en -generatieGenereer professionele, merkgebonden documenten in seconden — automatisch ingevuld vanuit uw operationele data.
Rapportage en InzichtenZet operationele data om in beslissingen met configureerbare dashboards, TQL-query's en een volledig auditspoor.