Documentbeheer en -generatie
Genereer professionele, merkgebonden documenten in seconden — automatisch ingevuld vanuit uw operationele data.
Van CMR-vrachtbrieven tot facturen en aangepaste aflevernotities: Transportial genereert professionele documenten automatisch — data rechtstreeks uit transportorders, zendingen en financiële records. Een rijke sjabloonontwerper zorgt dat uw documenten er altijd precies zo uitzien als u wilt.
Wat het doet
Een inventaris op codeniveau van wat Documentbeheer en -generatie omvat, in de termen die u in het product terugvindt.
De documentontwerper
- Elementen
Tekst, afbeelding, tabel, lijn, vormen, barcode, QR-code, link, invoerveld, container, repeater en voorwaardelijke blokken, met lagen, raster en uitlijnen, ongedaan maken en opnieuw, zoomen, staande of liggende pagina's en een achtergrondafbeelding voor voorbedrukte formulieren.
- Gegevenskoppeling
Variabelen via een pad naar de transportorder, rit, zending, factuur, offerte of het bedrijf; lussen over goederen of stops; voorwaarden en terugvalwaarden; voorbeeldgegevens tijdens het ontwerpen.
- Documenttypes
Transportorder, rit, factuur, offerte, CMR, vrachtbrief en aangepast.
- Genereren met AI
Upload een foto of PDF van een bestaand document en de ontwerper maakt een sjabloonopzet die het reproduceert.
De ingebouwde catalogus
Begin vanuit een sjabloon; de platformhuisstijl wordt automatisch ingevuld.
- Commercieel
Factuur, offerte, transportorder en transportorderbevestiging.
- Transport
CMR op het voorbedrukte formulier, CMR-vrachtbrief, house waybill, paklijst, laadlijst, chauffeursritdocument (met een QR-code naar de chauffeursuitvoeringslink) en chauffeursritdocument met goederen.
- Labels
A5-verzendlabel met een CODE128-barcode.
- Overal
"Downloaden vanuit sjabloon" op elke order, rit, zending, factuur, offerte of elk bedrijf; "CMR printen" op ritten en orders.
Bestanden op het dossier
- Aan alles te hechten
Orders, ladingen, stops, ritten, voertuigen, chauffeurs, materieel, bedrijven en facturen bevatten documenten; chauffeurs voegen foto's, handtekeningen en bestanden toe vanuit de app.
- Documentbibliotheek
Statussen geverifieerd en niet geverifieerd, geldig-tot-datums, openbare vlag, en in-app-voorbeeld van Office-bestanden (.docx) en Outlook-berichten (.msg).
- Verloopalerts
Een verlopen document op een rit, zending of materieel geeft een waarschuwing; waarschuwingen voor verlopende certificaten dekken chauffeurs en bedrijven.
- Richting de klant
Openbare documenten verschijnen in het klantportaal; deellinks kunnen documenten wel of niet bevatten.
Documenten in automatiseringen en verzoeken
- Bijlagen
Berichtautomatiseringen voegen de entiteits-PDF, een eigen sjabloon, een inzichtrapport of een statisch bestand bij.
- Bestandsverzoeken
Bestandsverzoekautomatiseringen vragen een klant of vervoerder om een document en volgen het antwoord tot in het dossier.
- Order vanuit documenten
Geüploade PDF's, foto's en spreadsheets worden orders, offertes of facturen via AI-extractie, met respect voor verborgen velden en bestaande bedrijven en locaties.
Zo werkt het
Kies of ontwerp een sjabloon
Begin vanuit de catalogus of ontwerp uw eigen sjabloon, waarbij u velden via een pad koppelt en over goederen en stops loopt.
Genereer
Download vanuit elke entiteit, print de CMR vanuit een rit, of voeg de PDF bij een automatisering.
Verzamel
Chauffeurs leggen foto's en handtekeningen vast op de stop; klanten uploaden via het portaal of een bestandsverzoek.
Bewaar
Alles staat op de entiteit met een geldigheidsdatum en een verificatiestatus; verlopen documenten geven alerts.
Voorbedrukte formulieren en de CMR
De CMR wordt in een groot deel van Europa nog steeds op voorbedrukte formulieren geprint. De achtergrondafbeelding en exacte positionering van de ontwerper bestaan hiervoor: het ingebouwde sjabloon plaatst de velden op de formulierlay-out, en een tweede sjabloon rendert een op zichzelf staande vrachtbrief wanneer er geen formulier voorhanden is. Beide worden gevuld vanuit de order, zodat afzender, geadresseerde, goederen, gewichten en referenties eenmaal worden ingevoerd.
Sjablonen als huisstijl, niet als printopdracht
Op white-label-platforms vullen de catalogussjablonen de logo's en kleuren van de tenant in, zodat de klanten van een reseller facturen en ritdocumenten in de huisstijl van de reseller krijgen zonder dat iemand per tenant een sjabloon hoeft te bewerken. Zie multi-tenancy.
Begrippen & terminologie
De woorden die deze module gebruikt, met links naar de volledige woordenlijst waar een begrip een eigen pagina heeft.
- Documentsjabloon
- Een ontworpen lay-out met gegevenskoppelingen die een PDF rendert voor een bepaald entiteitstype: order, rit, zending, factuur, offerte of bedrijf.
- CMRWoordenlijst
- De vrachtbrief onder het CMR-verdrag voor internationaal wegvervoer; gegenereerd op de formulierlay-out of als vrachtbrief.
- WaybillWoordenlijst
- Een transportdocument dat de zending beschrijft; een house waybill-sjabloon is inbegrepen.
- Repeater
- Een ontwerperblok dat wordt herhaald voor elk item in een lijst, zoals goederenregels of stops.
- Variabelepad
- Het pad met punten van de entiteit naar het veld dat een tekstblok afdrukt, bijvoorbeeld de stad van de geadresseerde.
- Bestandsverzoek
- Een automatisering die een klant of vervoerder om een document vraagt en het antwoord op de entiteit archiveert.
- e-CMRWoordenlijst
- De elektronische CMR onder het e-CMR-protocol; Transportial genereert CMR-PDF's, en e-CMR-platforms worden via integraties gekoppeld.
Werkt met
Koppelingen die deze module standaard voeden of gebruiken.
TransfollowGebouwd voor
Waar deze module het meeste gewicht in de schaal legt, plus de gratis tools over hetzelfde onderwerp.
Veelgestelde vragen
Wordt de CMR automatisch gegenereerd?
Ja. CMR printen op elke rit of order rendert hem vanuit de ordergegevens op de voorbedrukte formulierlay-out of als vrachtbrief.
Kan ik onze bestaande documenten reproduceren?
Ja. Upload een foto of PDF van het document en de AI-generator maakt een sjabloonopzet; pas daarna koppelingen en lay-out aan in de ontwerper.
Welke documenttypes bestaan er?
Transportorder, rit, factuur, offerte, CMR, vrachtbrief en aangepast, met een catalogus van twaalf kant-en-klare sjablonen, waaronder laadlijst, paklijst, house waybill, chauffeursritdocumenten en een verzendlabel.
Waar komen foto's en handtekeningen van chauffeurs terecht?
Op de actie waarbij ze zijn vastgelegd, gehecht aan de zending en de order, zichtbaar op het tabblad Documenten van de order en in het portaal als ze openbaar zijn.
Kunnen documenten bij klanten worden opgevraagd?
Ja. Bestandsverzoekautomatiseringen versturen het verzoek via e-mail, chat, WhatsApp of Telegram en archiveren het antwoord op het dossier.
Alle functies bekijken
Klaar om dit in te zetten?
Gratis starten met volledige platformtoegang, of praat met ons team over uw specifieke operatie.