Rechnungen erstellen, versenden und nachverfolgen

Ausgangsrechnungen sind die Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden senden. Sie stehen pro Verwaltung im Tab Rechnungen der Finanzansicht. Rechnungen, die Sie erhalten, werden in Eingangsrechnungen und Freigaben behandelt.

Woher Rechnungen kommen

• Automatisch aus einer aktivierten Preiskonfiguration, am Ende jedes Trips, jedes Auftrags oder Zeitraums. Siehe Preiskonfigurationen einrichten.
• Aus einem Angebot: Rechnung erstellen im Menü Extra des Angebots oder Rechnungen erstellen für mehrere Angebote auf einmal.
• Aus einem Transportauftrag: Öffnen Sie den Auftrag, öffnen Sie sein Optionsmenü und wählen Sie + Rechnung erstellen. Das Formular wird mit Kunde, Verwaltung und Auftragsreferenz ausgefüllt.
• Manuell, wie unten beschrieben.

Eine Rechnung manuell erstellen

1. Öffnen Sie die Ansicht Finanziell, wählen Sie die Verwaltung und klicken Sie auf den Tab Rechnungen.
2. Klicken Sie auf + Rechnung erstellen.
3. Wählen Sie oben Ohne Mehrwertsteuer oder Inklusive Mehrwertsteuer.
4. Geben Sie die Referenz ein, zum Beispiel die Bestellnummer des Kunden.
5. Wählen Sie den Kunden unter Zielfirma und optional das Team und die Ansprechpartner.
6. Geben Sie eine Beschreibung ein, prüfen Sie das Fälligkeitsdatum und die Währung und hängen Sie bei Bedarf Unterlagen an.
7. Füllen Sie die Positionen aus: Beschreibung, Menge, Preis, Steuersatz auswählen und Preiskategorie auswählen. Mit + und − fügen Sie Positionen hinzu oder entfernen sie.
8. Klicken Sie auf Speichern. Die Rechnung wird als Entwurf gespeichert.

Sie geben keine Rechnungsnummer ein. Ein Entwurf hat noch keine Nummer: An der Stelle der Nummer steht Entwurf. Das Fälligkeitsdatum ergibt sich aus der Zahlungsfrist der Verwaltung.

Die Rechnung versenden

1. Klicken Sie in der Liste auf die Rechnung, um sie zu öffnen.
2. Prüfen Sie Von und Rechnung an.
3. Prüfen Sie die Positionen, die Summen und die Rechnungsbedingungen.
4. Klicken Sie auf Senden.

Die Rechnung wird Offen und ist damit ausgestellt. Hat die Verwaltung eine Nachrichtenautomatisierung für Rechnungen, erhält der Kunde eine E-Mail mit dem PDF und Ihren Standard-Rechnungsdokumenten. Um das PDF selbst herunterzuladen, klicken Sie auf das PDF-Symbol, wählen Sie die Sprache und klicken Sie auf PDF herunterladen.

Was beim Versenden geschieht

• Nummer: Die Rechnung erhält die nächste Nummer ihrer Verwaltung. Nummern werden einzeln vergeben und bleiben so fortlaufend und lückenlos, auch wenn Entwürfe gelöscht werden.
• Datum: Eine Rechnung, die noch auf ihren Erstellungstag datiert ist, erhält den Versandtag als Rechnungsdatum, und das Fälligkeitsdatum verschiebt sich mit derselben Zahlungsfrist mit. Ein bewusst gewähltes Datum, etwa ein anderer Tag aus einem Import, bleibt erhalten.
• Kundendaten: Name, Adresse, USt-IdNr., Handelsregisternummer und EORI-Nummer Ihres Unternehmens und des Kunden werden auf der Rechnung festgeschrieben. Spätere Änderungen am Unternehmen ändern die versendete Rechnung, ihr PDF und ihre E-Rechnung nicht. E-Mail-Adressen bleiben aktuell, sodass Erinnerungen an die aktuelle Adresse gehen.
• Buchhaltung: Verbundene Buchhaltungs- und CRM-Systeme (Exact Online, Twinfield, Moneybird, AFAS, e-Boekhouden, SnelStart, QuickBooks, Salesforce und HubSpot) erhalten eine Ausgangsrechnung erst jetzt, mit ihrer Nummer. Entwürfe werden nie an sie gesendet.

Administratoren können Nummerierung und Datierung unter Einstellungen > Umgebung > Finanzen im Abschnitt Rechnungsausstellung ändern. Siehe Finanzen, KI, Portal und Flotte konfigurieren.

Steuerzeilen, E-Rechnungen und Buchhaltung

Die Summen einer Rechnung und ihr PDF zeigen eine Steuerzeile je Steuersatz mit Name und Prozentsatz, zum Beispiel MwSt. 21 % und MwSt. 9 % auf einer Rechnung mit beiden Sätzen. Ein kombinierter Satz zeigt eine Zeile je Komponente, zum Beispiel GST 5 % und PST 7 %. Fahren Sie mit der Maus über die Steuer einer Position, um ihre Komponenten zu sehen. Siehe Steuersätze und Mehrwertsteuerregeln.

• Versendete Rechnungen behalten ihre Steuer: Die Steuersätze und Komponenten werden beim Versand eingefroren. Eine spätere Änderung eines Steuersatzes ändert nie eine versendete Rechnung, ihr PDF oder ihre Steuerzeilen.
• E-Rechnungen: Eine Peppol- oder UBL-E-Rechnung erlaubt je Position nur eine USt-Kategorie. Eine Rechnung mit einem kombinierten Satz wird deshalb von UBL herunterladen (E-Rechnung) und beim Versand über Peppol abgelehnt, mit der Meldung „Diese Rechnung enthält Positionen mit mehreren Steuerkomponenten, die eine Peppol- / UBL-Rechnung nicht abbilden kann.“
• Buchhaltung: Moneybird, Exact Online, QuickBooks, SnelStart, e-Boekhouden, Twinfield und AFAS nehmen eine Steuer je Position an, daher wird ein kombinierter Satz unter dem eigenen Konto- und Steuercode des Satzes mit seinem Gesamtprozentsatz gebucht (in QuickBooks: der importierte Steuercode). e-Boekhouden lehnt die Rechnung ab, wenn der Kreditcode des Satzes kein MwSt.-Code von e-Boekhouden ist.

Status

Status	Bedeutung
Entwurf	Noch nicht versendet. Kann bearbeitet, storniert und gelöscht werden.
Offen	Versendet und wartet auf Zahlung.
Erinnert	Eine Zahlungserinnerung wurde gesendet.
Zu spät	Fälligkeitsdatum überschritten und noch unbezahlt.
Bezahlt	Bezahlt.
Storniert	Ein zurückgezogener Entwurf.

Ändern Sie den Status manuell über das Dropdown-Menü Status auswählen in der Rechnung, zum Beispiel um sie als Bezahlt zu markieren, wenn das Geld eingegangen ist. Eine versendete Rechnung kann nicht auf Entwurf oder Storniert zurückgesetzt werden.

Versendete Rechnungen sind gesperrt

Sobald eine Ausgangsrechnung versendet ist, trägt sie die Markierung Ausgestellt, und ihr gedruckter Inhalt kann nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Zahlungen erfassen, Erinnerungen senden und den Status ändern können Sie weiterhin. Ist eine Rechnung in einer abgeschlossenen Periode der Verwaltung gebucht, trägt sie die Markierung Abgeschlossene Periode und kann ebenfalls nicht geändert werden. Siehe Verwaltungen einrichten.

Eine versendete Rechnung korrigieren

1. Öffnen Sie die versendete Rechnung.
2. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Extra und wählen Sie Gutschreiben und neu fakturieren.
3. Bestätigen Sie mit Gutschreiben und neu fakturieren. Transportial erstellt eine Gutschrift über den vollen Betrag und eine neue Entwurfskopie der Rechnung.
4. Öffnen Sie den neuen Entwurf, korrigieren Sie ihn und klicken Sie auf Senden.
5. Öffnen Sie die Gutschrift und klicken Sie auf Senden, damit auch der Kunde sie erhält.

Beide Dokumente sind mit denselben Transportaufträgen verknüpft wie das Original. Die Gutschrift gleicht den offenen Betrag des Originals aus. Um nur einen Teil einer Rechnung gutzuschreiben, wählen Sie stattdessen Extra > Gutschrift erstellen und füllen die Positionen der Neue Gutschrift selbst aus.

Nachverfolgen

• Extra > Erneut senden sendet die Rechnung noch einmal.
• Extra > Erinnerung festlegen sendet sofort eine Zahlungserinnerung.
• Extra > Löschen ist nur für Entwürfe verfügbar.
• Das Bearbeiten-Symbol öffnet das Rechnungsformular für Entwürfe, die nicht in einer abgeschlossenen Periode liegen.
• Die Zeitleiste Aktivität zeigt, was mit der Rechnung geschehen ist.

Für unbezahlte Rechnungen nach dem Fälligkeitsdatum werden Erinnerungen auch automatisch gesendet, im Abstand der Zahlungsfrist, wenn die Verwaltung Nachrichtenautomatisierungen für Erinnerungen hat.

Massenaktionen

Markieren Sie Rechnungen in der Liste und wählen Sie Auswahl senden, Auswahl löschen oder Auswahl stornieren (Entwürfe), Als bezahlt markieren (offen oder erinnert) oder Erinnerung senden (offen). Rechnungen mit einem anderen Status werden übersprungen.