Rechnungen erstellen, versenden und nachverfolgen

Ausgangsrechnungen sind die Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden senden. Sie stehen pro Verwaltung im Tab Rechnungen der Finanzansicht. Rechnungen, die Sie erhalten, werden in Eingangsrechnungen und Freigaben behandelt.

Woher Rechnungen kommen

• Automatisch aus einer aktivierten Preiskonfiguration, am Ende jedes Trips, jedes Auftrags oder Zeitraums. Siehe Preiskonfigurationen einrichten.
• Aus einem Angebot: Rechnung erstellen im Menü Extra des Angebots oder Rechnungen erstellen für mehrere Angebote auf einmal.
• Aus einem Transportauftrag: Öffnen Sie den Auftrag, öffnen Sie sein Optionsmenü und wählen Sie + Rechnung erstellen. Das Formular wird mit Kunde, Verwaltung und Auftragsreferenz ausgefüllt.
• Manuell, wie unten beschrieben.

Eine Rechnung manuell erstellen

1. Öffnen Sie die Ansicht Finanziell, wählen Sie die Verwaltung und klicken Sie auf den Tab Rechnungen.
2. Klicken Sie auf + Rechnung erstellen.
3. Wählen Sie oben Ohne Mehrwertsteuer oder Inklusive Mehrwertsteuer.
4. Geben Sie die Referenz ein, zum Beispiel die Bestellnummer des Kunden.
5. Wählen Sie den Kunden unter Zielfirma und optional das Team und die Ansprechpartner.
6. Geben Sie eine Beschreibung ein, prüfen Sie das Fälligkeitsdatum und die Währung und hängen Sie bei Bedarf Unterlagen an.
7. Füllen Sie die Positionen aus: Beschreibung, Menge, Preis, Steuersatz auswählen und Preiskategorie auswählen. Mit + und − fügen Sie Positionen hinzu oder entfernen sie.
8. Klicken Sie auf Speichern. Die Rechnung wird als Entwurf gespeichert.

Sie geben keine Rechnungsnummer ein: Transportial vergibt die nächste Nummer der Verwaltung. Das Fälligkeitsdatum ergibt sich aus der Zahlungsfrist der Verwaltung.

Die Rechnung versenden

1. Klicken Sie in der Liste auf die Rechnung, um sie zu öffnen.
2. Prüfen Sie Von und Rechnung an.
3. Prüfen Sie die Positionen, die Summen und die Rechnungsbedingungen.
4. Klicken Sie auf Senden.

Die Rechnung wird Offen. Hat die Verwaltung eine Nachrichtenautomatisierung für Rechnungen, erhält der Kunde eine E-Mail mit dem PDF und Ihren Standard-Rechnungsdokumenten. Um das PDF selbst herunterzuladen, klicken Sie auf das PDF-Symbol, wählen Sie die Sprache und klicken Sie auf PDF herunterladen.

Status

Status	Bedeutung
Entwurf	Noch nicht versendet. Kann bearbeitet und gelöscht werden.
Offen	Versendet und wartet auf Zahlung.
Erinnert	Eine Zahlungserinnerung wurde gesendet.
Zu spät	Fälligkeitsdatum überschritten und noch unbezahlt.
Bezahlt	Bezahlt. Eine bezahlte Rechnung kann nicht mehr bearbeitet werden.
Storniert	Zurückgezogen.

Ändern Sie den Status manuell über das Dropdown-Menü Status auswählen in der Rechnung, zum Beispiel um sie als Bezahlt zu markieren, wenn das Geld eingegangen ist.

Nachverfolgen

• Extra > Erneut senden sendet die Rechnung noch einmal.
• Extra > Erinnerung festlegen sendet sofort eine Zahlungserinnerung.
• Extra > Löschen ist nur für Entwürfe verfügbar.
• Das Bearbeiten-Symbol öffnet das Rechnungsformular, solange die Rechnung nicht bezahlt ist.
• Die Zeitleiste Aktivität zeigt, was mit der Rechnung geschehen ist.

Für unbezahlte Rechnungen nach dem Fälligkeitsdatum werden Erinnerungen auch automatisch gesendet, im Abstand der Zahlungsfrist, wenn die Verwaltung Nachrichtenautomatisierungen für Erinnerungen hat.

Massenaktionen

Markieren Sie Rechnungen in der Liste und wählen Sie Auswahl senden oder Auswahl löschen (Entwürfe), Als bezahlt markieren (offen oder erinnert), Erinnerung senden (offen) oder Auswahl stornieren (offen, erinnert oder zu spät). Rechnungen mit einem anderen Status werden übersprungen.