Verwaltungen einrichten
Legen Sie pro eigenem Unternehmen eine Verwaltung an, mit Rechnungsnummerierung, Zahlungsfrist, automatischen E-Mails und Geschäftsbedingungen.
Aktualisiert am 5. Oktober 2026
Eine Verwaltung ist eines Ihrer eigenen rechtlichen Unternehmen mit eigener Buchhaltung. Sie legt fest, wie Rechnungen und Angebote nummeriert werden, die Zahlungsfrist, welche E-Mails für Rechnungen, Erinnerungen und Angebote versendet werden und welche Geschäftsbedingungen gedruckt werden. Jede Rechnung und jedes Angebot gehört zu einer Verwaltung. Die meisten Unternehmen haben eine; Gruppen mit mehreren juristischen Personen legen eine pro Gesellschaft an.
Eine Verwaltung anlegen
- Öffnen Sie das Seitenmenü (☰) und wählen Sie Verwaltungen.
- Klicken Sie auf + Verwaltung erstellen.
- Geben Sie den Name ein und wählen Sie Ihr eigenes Unternehmen unter Unternehmen. Dessen Daten erscheinen als Absender auf Rechnungen und Angeboten.
- Geben Sie das Format der Nummerierung und die Nummerierungslänge ein (siehe unten).
- Geben Sie die Zahlungsfrist unter Die Anzahl der Tage, in denen die Rechnung fällig ist ein, zum Beispiel 30.
- Klappen Sie Nachrichtenautomatisierungen für Rechnungen auf und wählen Sie die Automatisierungen für den Versand, die erste, zweite und dritte Erinnerung und die Zahlungsbestätigung.
- Geben Sie die Rechnungsbedingungen ein und fügen Sie Standard-Rechnungsdokumente hinzu, etwa Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
- Klappen Sie Nachrichtenautomatisierungen für Angebote auf, wählen Sie die Angebotsautomatisierung und geben Sie die Angebotsbedingungen ein.
- Klappen Sie Nachrichtenautomatisierungen für Transportaufträge auf und geben Sie die Transportauftragsbedingungen ein.
- Aktivieren Sie Primär, wenn dies Ihre Hauptverwaltung ist, und klicken Sie dann auf Speichern.
Nummerierung von Rechnungen und Angeboten
Nummerierung ist eine Vorlage mit Platzhaltern. Der Standard ist {{year}}-{{id}}.
| Platzhalter | Wird zu |
|---|---|
{{year}} | Das Jahr, zum Beispiel 2026. |
{{year2digits}} | Das Jahr zweistellig, zum Beispiel 26. |
{{month}} | Der Monat. |
{{dayOfYear}} | Der Tag des Jahres. |
{{id}} | Die laufende Nummer innerhalb des Jahres, mit Nullen aufgefüllt, sodass die ganze Nummer Nummerierungslänge Zeichen lang ist. |
Ändern Sie die Nummerierung nur zu Beginn eines Geschäftsjahres. Rechnungsnummern müssen für Ihre Steuerbehörde eindeutig und fortlaufend bleiben.
Primäre Verwaltung
Es gibt immer genau eine primäre Verwaltung. Sie ist in der Finanzansicht standardmäßig ausgewählt und wird verwendet, wenn keine Verwaltung gewählt ist, zum Beispiel bei Kapazitätsverträgen. Wenn Sie eine andere Verwaltung als primär markieren, verliert die bisherige diese Kennzeichnung.
Automatische E-Mails
Die gewählten Nachrichtenautomatisierungen bestimmen, was Kunden erhalten: die Rechnungs-E-Mail mit dem PDF, wenn Sie auf Senden klicken, die Zahlungserinnerungen und die Angebots-E-Mail. Ist keine Automatisierung gewählt, wird nichts per E-Mail versendet und Sie teilen das Dokument selbst. Siehe Nachrichtenautomatisierungen.
Eine Verwaltung bearbeiten oder entfernen
- Öffnen Sie das Seitenmenü (☰) und wählen Sie Verwaltungen.
- Suchen Sie die Verwaltung in der Liste. Filtern Sie nach Unternehmen oder Erstellungsdatum, wenn Sie viele haben.
- Klicken Sie auf Bearbeiten, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.
- Um sie zu löschen, klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie.
Wenn Sie die primäre Verwaltung entfernen, wird die älteste verbleibende Verwaltung primär. Verknüpfen Sie jeden Kunden im Unternehmensformular (Verwaltung) mit der richtigen Verwaltung, damit seine Aufträge und Rechnungen im richtigen Unternehmen landen. Siehe Unternehmen verwalten.