Eingangsrechnungen und Freigaben
Erfassen Sie Rechnungen von Lieferanten und Frachtführern aus deren PDF, prüfen Sie sie gegen Angebote oder Kosten und geben Sie sie frei oder lehnen sie ab.
Aktualisiert am 5. Oktober 2026
Eingangsrechnungen sind die Rechnungen, die Frachtführer, Subunternehmer und Lieferanten Ihnen senden. Sie erfassen sie in Transportial, prüfen sie gegen das Vereinbarte und lassen sie vor der Zahlung freigeben.
Eine Eingangsrechnung erfassen
- Öffnen Sie die Ansicht Finanziell, wählen Sie die Verwaltung und klicken Sie auf Eingangsrechnungen.
- Klicken Sie auf + Rechnung erstellen.
- Laden Sie unter Unterlagen die Rechnung des Lieferanten hoch (PDF oder Bild). Transportial liest das Dokument und füllt die erkannten Felder aus.
- Prüfen Sie den Name (die Rechnungsnummer des Lieferanten) und die Referenz.
- Prüfen oder wählen Sie den Lieferanten unter Absender und optional das Team und die Ansprechpartner.
- Prüfen Sie Beschreibung, Fälligkeitsdatum, Währung und jede Position einschließlich des Steuersatzes.
- Klicken Sie auf Speichern.
Wenn eine Eingangsrechnung erstellt wird, gehen Freigabeanfragen automatisch an die Manager ihres Teams.
Die Rechnung gegen das Vereinbarte prüfen
Eine Eingangsrechnung hat einen Abschnitt Abgleichen mit.
- Öffnen Sie die Eingangsrechnung.
- Wählen Sie unter Abgleichen mit die Option Eingehendes Angebot oder Preiselement.
- Suchen Sie bei einem Angebot unter Angebot suchen und auswählen.... Geben Sie bei einem Preiselement den Betrag unter Vergleichsbetrag eingeben ein.
- Vergleichen Sie Rechnungssumme mit Abgeglichene Summe. Transportial zeigt Exakte Übereinstimmung oder die Differenz.
Eine Freigabe anfordern
- Öffnen Sie eine Eingangsrechnung mit dem Status Entwurf oder Offen.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Extra und wählen Sie Genehmigung anfordern.
- Wählen Sie den Benutzer, der freigeben muss.
- Klicken Sie auf Senden. Sie sehen Genehmigung angefordert, und die Rechnung wartet auf die Freigabe.
Freigeben oder ablehnen
- Öffnen Sie den Tab Ausstehende Freigaben. Er listet die Rechnungen, die auf Ihre Entscheidung warten, mit Absender, Referenz, Fälligkeitsdatum und Gesamt.
- Öffnen Sie die Rechnung, wenn Sie die Details sehen möchten.
- Klicken Sie auf Freigeben, um sie freizugeben.
- Oder klicken Sie auf Ablehnen, geben Sie den Grund für die Ablehnung... ein und bestätigen Sie. Ein Grund ist Pflicht.
Sie können auch in der Rechnung selbst über Extra > Genehmigen oder Ablehnen entscheiden und mehrere auf einmal freigeben, indem Sie sie im Tab Eingangsrechnungen markieren und Auswahl genehmigen wählen.
Status von Eingangsrechnungen
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf / Offen | Erfasst, noch nicht entschieden. |
| Warten auf die Bestätigung | Ein Freigeber wurde angefragt. |
| Genehmigt / Abgelehnt | Der Freigeber hat entschieden. |
| Bezahlt | Sie haben die Rechnung bezahlt. Setzen Sie dies mit Status auswählen oder Als bezahlt markieren. |
| Storniert | Nicht mehr gültig. |
Frachtführer, die im Rahmen eines Kapazitätsvertrags mit Gutschriftverfahren arbeiten, müssen Ihnen keine Rechnungen senden: Sie erstellen die Gutschriften für sie. Siehe Kapazitätsverträge.