Rechnungsstellung und Finanzverwaltung
Schließen Sie den Finanzkreislauf ohne Transportial zu verlassen — vom ersten Angebot bis zur endgültigen Zahlung.
- Statusabzeichen: Entwurf → offen → bezahlt, gemahnt oder überfällig
- Absender, Rechnungsempfänger und Referenzen
- Zeilen mit Menge, Preis, MwSt.-Satz und Gesamt
- Senden: PDF per E-Mail mit Zahlungslink
Das Finanzmodul von Transportial verarbeitet den gesamten Umsatz- und Kostenzyklus: Angebotserstellung, Rechnungsstellung, Genehmigungsworkflows, Zahlungseinzug und Finanzberichterstattung — alles den Transportaufträgen zugeordnet, die sie generiert haben.
Was es leistet
Ein Inventar auf Code-Ebene dessen, was Rechnungsstellung und Finanzverwaltung abdeckt, in den Begriffen, die Sie im Produkt wiederfinden.
Angebote
- Lebenszyklus
Entwurf, offen, angenommen, abgelehnt, fakturiert und storniert, in beide Richtungen: Angebote, die Sie senden, und eingehende Frachtführerangebote.
- Öffentliches Annehmen oder Ablehnen
Ein Freigabelink lässt den Kunden annehmen oder ablehnen; angenommene Angebote werden zu Aufträgen und später zu Rechnungen. Nachfassen und Erinnerungen sind Automatisierungen.
- Zeilen mit Kosten
Umsatz- und Kostenzeilen mit MwSt.-Satz und Preiskategorie, Nettogewinn auf dem Bildschirm. Erzeugt von der Preis-Engine.
- Masse
Ausgewählte senden, Rechnungen erstellen, stornieren und löschen in Masse aus dem Angebotsreiter.
Ausgangs- und Eingangsrechnungen
- Zustände
Entwurf, Freigabe ausstehend, freigegeben, abgelehnt, offen, bezahlt, gemahnt, überfällig und storniert, mit Mahnzähler und nächstem Mahndatum pro Rechnung.
- Freigabe eingehender Rechnungen
Freigabe anfordern, freigeben oder mit Begründung ablehnen, ein Reiter Ausstehende Freigaben und eine Einstellung, die Benutzern nur die Rechnungen ihres Teams zeigt. „Prüfen gegen“ ordnet eine eingehende Rechnung einem eingehenden Angebot oder einem Preiselement zu und zeigt die Differenz.
- Online-Zahlung
Der öffentliche Rechnungslink trägt „Jetzt bezahlen“ über Stripe, Mollie oder Adyen (Karten, iDEAL, SEPA, Bancontact und mehr); Zahlungs-Webhooks markieren die Rechnung als bezahlt.
- Mahnungen und Masse
Senden, Mahnung senden, als bezahlt markieren, freigeben, stornieren und löschen in Masse; erste, zweite und letzte Zahlungserinnerung sind Automatisierungsvorlagen.
Administrationen, Hauptbuch und Auszahlungen
- Administrationen
Separate Administrationen pro Geschäftseinheit oder White-Label-Mandant mit eigenen Rechnungs-, Angebots- und Auftragsautomatisierungen, Rechnungsnummernkreisen und MwSt.-Einstellungen.
- Hauptbuch
Erwartete vs. tatsächliche Erlöse, Kosten, Soll und Haben pro Unternehmen, Kategorie oder kombiniert, mit Diagrammen für Erlöse und Kosten nach Kategorie und Abweichungen erwartet vs. tatsächlich.
- Transaktionen und Auszahlungen
Transaktionen, Auszahlungen, Abhebungen und Gutschriften pro Administration; Zahlungsarten iDEAL und Karte.
- Aktivitätsprotokoll
Gesendet, Mahnung gesendet, Freigabe angefordert, Zahlung eingegangen, Integration synchronisiert oder fehlgeschlagen und dreißig weitere Aktivitätstypen pro Dokument.
Buchhaltungsanbindungen
- Niederländische und internationale Pakete
Exact Online, Twinfield, Moneybird, AFAS, e-Boekhouden und SnelStart: Rechnungen hinaus, Relationen in beide Richtungen, Konten und MwSt.-Codes herein, Zahlungsstatus zurück.
- CRM
Salesforce (Accounts, Aufträge, Rechnungen, Angebote, Transaktionen, Verträge) und HubSpot (Unternehmen, Rechnungen). Siehe Integrationen.
- Dokumente
Rechnungs- und Angebots-PDFs kommen aus Dokumentvorlagen mit Ihrem Branding; jede Entität kann aus einer Vorlage heruntergeladen werden.
- Berichte
Fälligkeitsstruktur offener Rechnungen, Erlöse pro Kunde, Angebotskonversion und das Finanzmanagement-Dashboard (Pipeline, geplant, unterwegs, Erlöse, Marge pro Tour, ausgestellte, bezahlte und überfällige Rechnungen). Siehe Reporting.
So funktioniert es
Anbieten
Erzeugen Sie auf dem Auftrag ein Angebot aus einer Preisgestaltung, senden Sie es und lassen Sie den Kunden über den öffentlichen Link annehmen.
Ausführen
Die Tour läuft; realisierte Kosten, Maut und Subunternehmerzeilen landen als Ist-Werte im Hauptbuch.
Fakturieren
Erstellen Sie die Rechnung aus dem Auftrag oder Angebot oder lassen Sie sie von einem Preisauslöser (Tourende, Monatsende) erstellen. Freigabeabläufe greifen, wo konfiguriert.
Senden und einziehen
Das PDF geht per E-Mail mit Zahlungslink hinaus; Stripe, Mollie oder Adyen melden die Zahlung; Mahnungen gehen planmäßig hinaus.
Buchen
Die Rechnung synchronisiert sich mit Relations- und Kontencodes in Ihr Buchhaltungspaket; der Zahlungsstatus fließt zurück.
Bei Eingangsrechnungen versickert die Marge
Die Ausgangsrechnungsstellung ist die leichte Hälfte. Die Rechnung des Subunternehmers, die drei Wochen später eintrifft, leicht über dem Angebot bepreist, ist der Ort, an dem die Marge still verschwindet. Der Eingangsrechnungsablauf von Transportial legt das Frachtführerangebot oder das Preiselement neben die Rechnung, zeigt die Differenz und leitet sie durch die Freigabe, bevor sie bezahlt oder gebucht werden kann.
Das Gutschriftverfahren unter Kapazitätsverträgen beseitigt den Abgleich ganz: Die ausgeführte Arbeit erzeugt die Eingangsrechnung zum vereinbarten Satz.
Erwartet versus tatsächlich, pro Auftrag
Jede Angebotszeile, jedes Kostenelement, jede Maut und jede realisierte Kostenposition schreibt einen Hauptbucheintrag, markiert als erwartet oder tatsächlich, pro Unternehmen und Kategorie. Auftrag, Tour und Management-Dashboards lesen aus demselben Hauptbuch, sodass „haben wir auf dieser Relation Geld verdient“ ein Filter ist und keine Tabellenübung.
Konzepte & Terminologie
Die Begriffe dieses Moduls, mit Links ins vollständige Glossar, wo ein Begriff eine eigene Seite hat.
- Angebot
- Ein bepreistes Angebot mit Umsatz- und Kostenzeilen und einem Zustand von Entwurf bis fakturiert; Richtung eingehend (von Frachtführern) oder ausgehend (an Kunden).
- Rechnungszustand
- Entwurf, Freigabe ausstehend, freigegeben, abgelehnt, offen, bezahlt, gemahnt, überfällig oder storniert.
- Eingangsrechnung
- Eine Lieferantenrechnung von einem Frachtführer oder Lieferanten, gegen ein Angebot oder Preiselement geprüft und vor der Buchung freigegeben.
- Administration
- Eine Finanzeinheit mit eigenem Rechnungsnummernkreis, MwSt.-Einstellungen, Automatisierungen, Transaktionen und Auszahlungen.
- Hauptbucheintrag
- Ein Soll oder Haben, erwartet oder tatsächlich, pro Unternehmen und Preiskategorie.
- Zahlungslink
- Die Schaltfläche Jetzt bezahlen auf der öffentlichen Rechnungsseite, verarbeitet von Stripe, Mollie oder Adyen und per Webhook abgeglichen.
- Gutschriftverfahren
- Das Erzeugen der Lieferantenrechnung durch Sie selbst aus ausgeführter Arbeit unter einem Kapazitätsvertrag.
Funktioniert mit
Konnektoren, die dieses Modul von Haus aus speisen oder nutzen.
Exact Online
Moneybird
AFAS Software
e-Boekhouden
SalesforceGemacht für
Wo dieses Modul am meisten Gewicht hat, plus die kostenlosen Tools zum selben Thema.
Rechnungs-PDFs werden server-seitig über die Dokumentvorlagen-Engine generiert. Zahlungs-Webhooks von Stripe und Adyen werden vom Worker-Knoten verarbeitet.
Häufig gestellte Fragen
Welche Buchhaltungssysteme lassen sich anbinden?
Exact Online, Twinfield, Moneybird, AFAS, e-Boekhouden und SnelStart. Rechnungen und Relationen synchronisieren hinaus, Konten- und MwSt.-Codes herein, und der Zahlungsstatus kommt zurück.
Können Kunden online bezahlen?
Ja. Die öffentliche Rechnungsseite bietet Jetzt bezahlen über Stripe, Mollie oder Adyen, mit Karten, iDEAL, SEPA und anderen lokalen Methoden. Zahlungen werden automatisch abgeglichen.
Gibt es einen Freigabeablauf für Lieferantenrechnungen?
Ja. Eingangsrechnungen durchlaufen Anfordern, Freigeben oder Ablehnen mit Begründung, einen Reiter Ausstehende Freigaben und einen „Prüfen gegen“-Vergleich mit dem Frachtführerangebot oder dem Preiselement.
Wie werden Mahnungen versendet?
Erste, zweite und letzte Zahlungserinnerung sind Vorlagen der Nachrichtenautomatisierung, ausgelöst am Fälligkeitsdatum der Rechnung; Sie können Mahnungen auch in Masse senden.
Können Rechnungen automatisch erstellt werden?
Ja. Preisauslösertypen erstellen Rechnungen bei Tourende, Auftragsende, Wochen-, Monats-, Quartals- oder Jahresende oder ab einem Startdatum; pro Kunde zusammenfassen bündelt Zeilen auf einer Rechnung.
Kann ich mehrere Rechtseinheiten betreiben?
Ja. Administrationen trennen Rechnungsnummernkreise, MwSt., Automatisierungen und Auszahlungen; Teams und White-Label-Plattformen können jeweils ihrer eigenen Administration zugeordnet werden.
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