Dokumentenverwaltung und -generierung
Generieren Sie professionelle, markenkonforme Dokumente in Sekunden — automatisch aus Ihren Betriebsdaten befüllt.
Von CMR-Frachtbriefen bis hin zu Rechnungen und benutzerdefinierten Lieferscheinen generiert Transportial professionelle Dokumente automatisch — Daten direkt aus Transportaufträgen, Sendungen und Finanzdaten. Ein umfangreicher Vorlagendesigner sorgt dafür, dass Ihre Dokumente immer genau so aussehen, wie Sie es möchten.
Was es leistet
Alles, was dieses Modul kann, benannt wie im Produkt selbst.
Der Dokumentdesigner
- Elemente
Text, Bild, Tabelle, Linie, Formen, Barcode, QR-Code, Link, Eingabefeld, Container, Repeater und bedingte Blöcke, mit Ebenen, Raster und Einrasten, Rückgängig und Wiederholen, Zoom, Hoch- oder Querformatseiten und einem Hintergrundbild für vorgedruckte Formulare.
- Datenbindung
Variablen per Pfad in Transportauftrag, Trip, Sendung, Rechnung, Angebot oder Unternehmen; Schleifen über Waren oder Stopps; Bedingungen und Fallbacks; Beispieldaten beim Gestalten.
- Dokumenttypen
Transportauftrag, Trip, Rechnung, Angebot, CMR, Frachtbrief und benutzerdefiniert.
- Mit KI generieren
Laden Sie ein Foto oder PDF eines bestehenden Dokuments hoch und der Designer entwirft eine Vorlage, die es nachbildet.
Der integrierte Katalog
Starten Sie von einer Vorlage; das Plattform-Branding wird automatisch eingesetzt.
- Kaufmännisch
Rechnung, Angebot, Transportauftrag und Transportauftragsbestätigung.
- Transport
CMR auf dem vorgedruckten Formular, CMR-Frachtbrief, House Waybill, Packliste, Ladeliste, Fahrer-Tripdokument (mit QR-Code zum Fahrer-Ausführungslink) und Fahrer-Tripdokument mit Waren.
- Etiketten
A5-Versandetikett mit CODE128-Barcode.
- Überall
„Aus Vorlage herunterladen“ auf jedem Auftrag, jedem Trip, jeder Sendung, Rechnung, jedem Angebot oder Unternehmen; „CMR drucken“ auf Trips und Aufträgen.
Dateien am Datensatz
- An alles anhängen
Aufträge, Ladungen, Stopps, Trips, Fahrzeuge, Fahrer, Equipment, Unternehmen und Rechnungen halten Dokumente; Fahrer fügen Fotos, Unterschriften und Dateien aus der App hinzu.
- Dokumentbibliothek
Zustände geprüft und nicht geprüft, Gültig-bis-Daten, öffentlich-Kennzeichen und In-App-Vorschau von Office-Dateien (.docx) und Outlook-Nachrichten (.msg).
- Ablaufalarme
Ein abgelaufenes Dokument auf einem Trip, einer Sendung oder einem Equipment löst eine Warnung aus; Warnungen zum Ablauf von Zertifikaten decken Fahrer und Unternehmen ab.
- Kundenseitig
Öffentliche Dokumente erscheinen im Kundenportal; Freigabelinks können Dokumente ein- oder ausschließen.
Dokumente in Automatisierungen und Anfragen
- Anhänge
Nachrichtenautomatisierungen hängen das Entitäts-PDF, eine benutzerdefinierte Vorlage, einen Insight-Bericht oder eine statische Datei an.
- Dateianfragen
Dateianfrage-Automatisierungen bitten einen Kunden oder Frachtführer um ein Dokument und verfolgen die Antwort in den Datensatz.
- Auftrag aus Dokumenten
Hochgeladene PDFs, Fotos und Tabellen werden durch KI-Extraktion zu Aufträgen, Angeboten oder Rechnungen, unter Beachtung ausgeblendeter Felder sowie bestehender Unternehmen und Standorte.
So funktioniert es
Vorlage wählen oder gestalten
Starten Sie aus dem Katalog oder gestalten Sie Ihre eigene, binden Sie Felder per Pfad und iterieren Sie über Waren und Stopps.
Generieren
Laden Sie aus jeder Entität herunter, drucken Sie den CMR aus einem Trip oder hängen Sie das PDF an eine Automatisierung.
Sammeln
Fahrer erfassen Fotos und Unterschriften am Stopp; Kunden laden über das Portal oder eine Dateianfrage hoch.
Aufbewahren
Alles sitzt an der Entität mit einem Gültigkeitsdatum und einem Prüfzustand; Abläufe lösen Alarme aus.
Vorgedruckte Formulare und der CMR
Der CMR wird in weiten Teilen Europas noch auf vorgedruckten Formularen gedruckt. Das Hintergrundbild und die exakte Positionierung des Designers existieren genau dafür: Die integrierte Vorlage platziert die Felder auf dem Formularlayout, und eine zweite Vorlage rendert einen eigenständigen Frachtbrief, wo kein Formular zur Hand ist. Beide füllen sich aus dem Auftrag, sodass Absender, Empfänger, Waren, Gewichte und Referenzen einmal eingegeben werden.
Vorlagen als Branding, nicht als Druckauftrag
Auf White-Label-Plattformen setzen die Katalogvorlagen die Logos und Farben des Mandanten ein, sodass die Kunden eines Wiederverkäufers Rechnungen und Tripdokumente in der Marke des Wiederverkäufers erhalten, ohne dass jemand eine Vorlage pro Mandant bearbeitet. Siehe Mandantenfähigkeit.
Konzepte & Terminologie
Die Begriffe dieses Moduls, mit Links ins vollständige Glossar, wo ein Begriff eine eigene Seite hat.
- Dokumentvorlage
- Ein gestaltetes Layout mit Datenbindungen, das ein PDF für einen bestimmten Entitätstyp rendert: Auftrag, Trip, Sendung, Rechnung, Angebot oder Unternehmen.
- CMRGlossar
- Der Frachtbrief nach dem CMR-Übereinkommen für den internationalen Straßengüterverkehr; erzeugt im Formularlayout oder als Frachtbrief.
- Frachtbrief (Waybill)Glossar
- Ein Transportdokument, das die Sendung auflistet; eine House-Waybill-Vorlage ist enthalten.
- Repeater
- Ein Designerblock, der sich für jedes Element einer Liste wiederholt, etwa Warenpositionen oder Stopps.
- Variablenpfad
- Der punktierte Pfad von der Entität zu dem Feld, das ein Textblock ausgibt, zum Beispiel die Stadt des Empfängers.
- Dateianfrage
- Eine Automatisierung, die einen Kunden oder Frachtführer um ein Dokument bittet und die Antwort an der Entität ablegt.
Erst kostenlos ausprobieren
Kostenlose Tools, die einen Teil dessen erledigen, was Dokumentenverwaltung und -generierung kann, ohne Konto. Wird es einzeln zu mühsam, erledigt das Modul es automatisch für jeden Auftrag.
Funktioniert mit
Konnektoren, die dieses Modul von Haus aus speisen oder nutzen.
TransFollow
Microsoft 365Gemacht für
Wo dieses Modul am meisten Gewicht hat.
Häufig gestellte Fragen
Wird der CMR automatisch erzeugt?
Ja. CMR drucken auf jedem Trip oder Auftrag rendert ihn aus den Auftragsdaten im Layout des vorgedruckten Formulars oder als Frachtbrief.
Kann ich unsere bestehenden Dokumente nachbilden?
Ja. Laden Sie ein Foto oder PDF des Dokuments hoch und der KI-Generator entwirft die Vorlage; passen Sie anschließend Bindungen und Layout im Designer an.
Welche Dokumenttypen gibt es?
Transportauftrag, Trip, Rechnung, Angebot, CMR, Frachtbrief und benutzerdefiniert, mit einem Katalog von zwölf fertigen Vorlagen einschließlich Ladeliste, Packliste, House Waybill, Fahrer-Tripdokumenten und einem Versandetikett.
Wohin gehen Fahrerfotos und Unterschriften?
Auf die Aktion, bei der sie erfasst wurden, angehängt an Sendung und Auftrag, sichtbar im Dokumentenreiter des Auftrags und im Portal, wenn öffentlich.
Können Dokumente von Kunden angefordert werden?
Ja. Dateianfrage-Automatisierungen senden die Anfrage per E-Mail, Chat, WhatsApp oder Telegram und legen die Antwort am Datensatz ab.
Unterstützt Transportial den eCMR?
Ja. Mit aktiviertem eCMR erhält jede Sendung einen elektronischen Frachtbrief mit Hashketten-Protokoll, Unterschriften in der Fahrer-App oder per Link und einem Kontroll-Link mit QR-Code. Ohne eCMR bleibt das CMR-PDF, wie es ist.
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