Hacer seguimiento de los documentos obligatorios
Define qué documentos necesita cada orden, envío, parada o viaje, síguelos con un semáforo y avisa o bloquea la facturación mientras falten.
Actualizado el 13 de octubre de 2026
Muchos clientes solo pagan cuando envías la prueba de entrega firmada con la factura. Con los documentos obligatorios decides qué papeles necesita cada envío. Transportial cuenta lo que ha llegado, muestra un semáforo en tus listas y puede avisarte o detenerte antes de facturar una orden a la que le faltan papeles.
Configurar las reglas
- Abre Configuración, haz clic en la pestaña Entorno y abre la sección Cumplimiento.
- En los documentos obligatorios, haz clic en + Añadir regla.
- Escribe un Nombre de la regla y elige el Tipo de documento, por ejemplo Prueba de entrega.
- En Obligatorio, elige Por parada, Por envío, Por orden de transporte o Por viaje. Para Por parada, elige los Tipos de parada, por ejemplo Descarga.
- Define el Número mínimo de documentos y marca Debe estar firmado si solo cuentan los documentos firmados.
- En Al facturar, elige Sin control al facturar, Avisar al facturar o Bloquear la facturación.
- Si quieres, limita la regla a ciertos Tipos de orden, Tipos de envío, Clientes o Modos de transporte. Vacío significa todos.
- Comprueba que la regla está Activa y haz clic en Guardar.
Una regla con un modo de transporte solo se aplica cuando el envío está en un viaje con ese modo. Una regla sin modo se aplica desde el momento en que existe la orden.
Qué documentos cuentan
Un documento cuenta cuando está adjunto a la orden, el envío, la parada o el viaje y tiene el tipo correcto. El tipo puede venir de la bandeja de documentos, del código QR de tus propios documentos o de ti:
- Abre la pestaña Documentos de la orden, el envío o el viaje.
- Elige Definir tipo de documento en las acciones de la fila del documento.
- Elige el Tipo de documento, marca Firmado si el documento está firmado y haz clic en Guardar.
En una regla por parada, cuentan primero los documentos adjuntos a esa parada; los documentos adjuntos al propio envío cubren lo que falte. Los documentos que la IA clasificó con poca confianza solo cuentan cuando Contar documentos que la IA clasificó con poca confianza está activado.
Seguir el semáforo
La lista de órdenes de transporte y la lista de viajes tienen una columna Documentos, y los envíos muestran un campo Documentos. Cada uno muestra un punto de color con el número recibido y el requerido, por ejemplo 2/3:
- Verde: Todos los documentos obligatorios recibidos.
- Naranja: se ha recibido una parte.
- Rojo: no se ha recibido ninguno.
- Gris (–): No se requieren documentos.
Señala el punto para ver qué Falta:. La pestaña Documentos muestra un resumen como "1 de 2 documentos obligatorios recibidos", con Facturación bloqueada hasta completar o Aviso al facturar mientras falten documentos.
Qué pasa al facturar
- Con Avisar al facturar, + Crear factura en la orden y Enviar en la factura muestran Faltan documentos con la lista. Haz clic en Facturar de todos modos para continuar o en Cancelar.
- Con Bloquear la facturación, verás Facturación bloqueada y solo puedes Cerrar la ventana. La factura no se puede crear ni enviar hasta que lleguen los documentos.
- La facturación automática omite las órdenes bloqueadas y anota Automatic invoicing skipped en la actividad de la orden. Crea tú la factura cuando hayas recibido los documentos; no se vuelve a intentar automáticamente.
Los clientes del portal del cliente no ven el semáforo.