Crear, enviar y hacer seguimiento de facturas

Las facturas salientes son las que envías a tus clientes. Aparecen en la pestaña Facturas de la vista Financiero, por administración. Las facturas que recibes se explican en Facturas entrantes y aprobaciones.

De dónde salen las facturas

• Automáticamente, desde una configuración de precios activada, al final de cada viaje, orden o periodo. Consulta Configurar configuraciones de precios.
• Desde un presupuesto: Crear factura en el menú Extra del presupuesto, o Crear facturas para varios presupuestos a la vez.
• Desde una orden de transporte: abre la orden, abre su menú de opciones y elige + Crear factura. El formulario se rellena con el cliente, la administración y la referencia de la orden.
• A mano, como se describe a continuación.

Crear una factura a mano

1. Abre la vista Financiero, elige la administración y haz clic en la pestaña Facturas.
2. Haz clic en + Crear factura.
3. Elige IVA no incluido o IVA incluido arriba.
4. Introduce la Referencia, por ejemplo el número de pedido del cliente.
5. Elige el cliente en Empresa de destino y, si quieres, el Equipo y las Personas de contacto.
6. Introduce una Descripción, comprueba la fecha de vencimiento y la Moneda, y adjunta Documentos si hace falta.
7. Rellena las líneas: descripción, Cantidad, Precio, Seleccionar tipo de IVA y Seleccionar categoría de precio. Usa + y − para añadir o quitar líneas.
8. Haz clic en Guardar. La factura se guarda como Borrador.

No introduces un número de factura: Transportial asigna a la factura el siguiente número de la administración. La fecha de vencimiento sigue el plazo de pago de la administración.

Enviar la factura

1. Haz clic en la factura de la lista para abrirla.
2. Comprueba De y Facturar a.
3. Comprueba las líneas, los totales y las condiciones de factura.
4. Haz clic en Enviar.

La factura pasa a Abierta. Si la administración tiene una automatización de mensajes de facturas, el cliente recibe un correo electrónico con el PDF y tus documentos estándar de factura. Para descargar tú mismo el PDF, haz clic en el icono de PDF, elige el idioma y haz clic en Descargar PDF.

Estados

Estado	Significado
Borrador	Aún no enviada. Se puede editar y eliminar.
Abierta	Enviada y a la espera del pago.
Recordatorio enviado	Se ha enviado un recordatorio de pago.
Demasiado tarde	Ha pasado la fecha de vencimiento y sigue sin pagarse.
Pagada	Pagada. Una factura pagada ya no se puede editar.
Cancelada	Retirada.

Cambia el estado a mano con el desplegable Selecciona el estado de la factura, por ejemplo para marcarla como Pagada cuando llegue el dinero.

Seguimiento

• Extra > Enviar de nuevo vuelve a enviar la factura.
• Extra > Enviar recordatorio envía un recordatorio de pago al momento.
• Extra > Eliminar solo está disponible para borradores.
• El icono de edición abre el formulario de la factura, siempre que no esté pagada.
• La cronología de Actividad muestra lo que ha pasado con la factura.

Los recordatorios también se envían automáticamente para las facturas impagadas que han superado su vencimiento, espaciados según el plazo de pago, cuando la administración tiene automatizaciones de mensajes de recordatorio.

Acciones masivas

Marca facturas en la lista y elige Enviar seleccionadas o Eliminar seleccionadas (borradores), Marcar como pagada (abiertas o con recordatorio enviado), Enviar recordatorio (abiertas) o Cancelar seleccionadas (abiertas, con recordatorio enviado o demasiado tarde). Las facturas con otro estado se omiten.