Crear, enviar y hacer seguimiento de facturas

Las facturas salientes son las que envías a tus clientes. Aparecen en la pestaña Facturas de la vista Financiero, por administración. Las facturas que recibes se explican en Facturas entrantes y aprobaciones.

De dónde salen las facturas

• Automáticamente, desde una configuración de precios activada, al final de cada viaje, orden o periodo. Consulta Configurar configuraciones de precios.
• Desde un presupuesto: Crear factura en el menú Extra del presupuesto, o Crear facturas para varios presupuestos a la vez.
• Desde una orden de transporte: abre la orden, abre su menú de opciones y elige + Crear factura. El formulario se rellena con el cliente, la administración y la referencia de la orden.
• A mano, como se describe a continuación.

Crear una factura a mano

1. Abre la vista Financiero, elige la administración y haz clic en la pestaña Facturas.
2. Haz clic en + Crear factura.
3. Elige IVA no incluido o IVA incluido arriba.
4. Introduce la Referencia, por ejemplo el número de pedido del cliente.
5. Elige el cliente en Empresa de destino y, si quieres, el Equipo y las Personas de contacto.
6. Introduce una Descripción, comprueba la fecha de vencimiento y la Moneda, y adjunta Documentos si hace falta.
7. Rellena las líneas: descripción, Cantidad, Precio, Seleccionar tipo de IVA y Seleccionar categoría de precio. Usa + y − para añadir o quitar líneas.
8. Haz clic en Guardar. La factura se guarda como Borrador.

No introduces un número de factura. Un borrador aún no tiene número: muestra Borrador donde irá el número. La fecha de vencimiento sigue el plazo de pago de la administración.

Enviar la factura

1. Haz clic en la factura de la lista para abrirla.
2. Comprueba De y Facturar a.
3. Comprueba las líneas, los totales y las condiciones de factura.
4. Haz clic en Enviar.

La factura pasa a Abierta y queda emitida. Si la administración tiene una automatización de mensajes de facturas, el cliente recibe un correo electrónico con el PDF y tus documentos estándar de factura. Para descargar tú mismo el PDF, haz clic en el icono de PDF, elige el idioma y haz clic en Descargar PDF.

Qué ocurre al enviar

• Número: la factura recibe el siguiente número de su administración. Los números se asignan de uno en uno, así que siguen siendo correlativos y sin huecos, también cuando se eliminan borradores.
• Fecha: una factura que sigue fechada el día en que se creó recibe como fecha de factura el día en que la envías, y la fecha de vencimiento se mueve con ella, con el mismo plazo de pago. Una fecha elegida a propósito, como otro día fijado por una importación, se conserva.
• Datos del cliente: el nombre, la dirección, el número de IVA, el número de registro mercantil y el número EORI de tu empresa y del cliente quedan fijados en la factura. Los cambios posteriores en la empresa no modifican la factura enviada, su PDF ni su factura electrónica. Las direcciones de correo electrónico siguen actualizadas, así que los recordatorios van a la dirección actual.
• Contabilidad: los paquetes contables y CRM conectados (Exact Online, Twinfield, Moneybird, AFAS, e-Boekhouden, SnelStart, QuickBooks, Salesforce y HubSpot) reciben una factura saliente solo en este momento, con su número. Los borradores nunca se les envían.

Los administradores pueden cambiar la numeración y la fecha en Configuración > Entorno > Financiero, en Emisión de facturas. Consulta Configurar ajustes de finanzas, IA, portal y flota.

Filas de impuesto, facturas electrónicas y contabilidad

Los totales de una factura, y su PDF, muestran una fila de impuesto por tipo impositivo con su nombre y porcentaje, por ejemplo IVA 21 % e IVA 9 % en una factura que tiene ambos. Un tipo combinado muestra una fila por componente, por ejemplo GST 5 % y PST 7 %. Pasa el cursor sobre el impuesto de una línea para ver sus componentes. Consulta Tipos de IVA y reglas de IVA.

• Las facturas enviadas conservan su impuesto: los tipos impositivos y sus componentes se congelan al enviar la factura. Cambiar después un tipo impositivo nunca cambia una factura enviada, su PDF ni sus filas de impuesto.
• Facturas electrónicas: una factura electrónica Peppol o UBL admite una categoría de IVA por línea. Por eso, una factura con un tipo combinado se rechaza en Descargar UBL (factura electrónica) y al enviarla por Peppol, con el mensaje "Esta factura tiene líneas con varios componentes de impuesto, que una factura Peppol / UBL no puede contener."
• Contabilidad: Moneybird, Exact Online, QuickBooks, SnelStart, e-Boekhouden, Twinfield y AFAS aceptan un solo impuesto por línea, así que un tipo combinado se contabiliza con el código contable y de impuesto del propio tipo y su porcentaje total (en QuickBooks: el código de impuesto que importaste). e-Boekhouden rechaza la factura cuando el Código de crédito del tipo no es un código de IVA de e-Boekhouden.

Estados

Estado	Significado
Borrador	Aún no enviada. Se puede editar, cancelar y eliminar.
Abierta	Enviada y a la espera del pago.
Recordatorio enviado	Se ha enviado un recordatorio de pago.
Demasiado tarde	Ha pasado la fecha de vencimiento y sigue sin pagarse.
Pagada	Pagada.
Cancelada	Un borrador que se retiró.

Cambia el estado a mano con el desplegable Selecciona el estado de la factura, por ejemplo para marcarla como Pagada cuando llegue el dinero. Una factura enviada no puede volver a Borrador ni pasar a Cancelada.

Las facturas enviadas quedan bloqueadas

En cuanto se envía una factura saliente, lleva la etiqueta Emitida y su contenido impreso ya no se puede modificar ni eliminar. Puedes seguir registrando pagos, enviando recordatorios y cambiando el estado. Cuando una factura está contabilizada en un periodo cerrado de la administración, lleva la etiqueta Periodo cerrado y tampoco se puede modificar. Consulta Configurar administraciones.

Corregir una factura enviada

1. Abre la factura enviada.
2. Haz clic en el desplegable Extra y elige Abonar y volver a facturar.
3. Confirma con Abonar y volver a facturar. Transportial crea una factura rectificativa por el importe total y una nueva copia en borrador de la factura.
4. Abre el nuevo borrador, corrígelo y haz clic en Enviar.
5. Abre la factura rectificativa y haz clic en Enviar, para que el cliente también la reciba.

Ambos documentos quedan vinculados a las mismas órdenes de transporte que el original. La factura rectificativa salda el importe pendiente del original. Para abonar solo una parte de una factura, elige Extra > Crear factura rectificativa y rellena tú mismo las líneas de la Nueva factura rectificativa.

Seguimiento

• Extra > Enviar de nuevo vuelve a enviar la factura.
• Extra > Enviar recordatorio envía un recordatorio de pago al momento.
• Extra > Eliminar solo está disponible para borradores.
• El icono de edición abre el formulario de la factura para borradores que no están en un periodo cerrado.
• La cronología de Actividad muestra lo que ha pasado con la factura.

Los recordatorios también se envían automáticamente para las facturas impagadas que han superado su vencimiento, espaciados según el plazo de pago, cuando la administración tiene automatizaciones de mensajes de recordatorio.

Acciones masivas

Marca facturas en la lista y elige Enviar seleccionadas, Eliminar seleccionadas o Cancelar seleccionadas (borradores), Marcar como pagada (abiertas o con recordatorio enviado) o Enviar recordatorio (abiertas). Las facturas con otro estado se omiten.