Documenten verwerken in de documenteninbox

Getekende CMR's, afleverbewijzen, pakbonnen en weegbonnen komen terug op papier, per e-mail en als foto. De documenteninbox neemt ze allemaal aan. Voor elk document herkent Transportial het type, leest het de referenties, koppelt het aan de juiste order, zending of trip, controleert het of het getekend is en vergelijkt het met de order.

De inbox openen

1. Open het zijmenu (☰, rechtsboven).
2. Klik op Documenteninbox, net onder Documenten.

De tabbladen werken als filters: Alle, Te controleren, Verschillen, Bezig en Mislukt of overgeslagen. Zoek op documentnaam, bestandsnaam of order-, zending- of tripnummer. De lijst toont het Document, de Status, het Type, waaraan het is Gekoppeld aan, de Zekerheid, de Controles en wanneer het is Ontvangen.

Documenten toevoegen

1. Sleep pdf's en foto's naar Sleep documenten hierheen of klik om bestanden te kiezen, of klik op het vlak om ze te kiezen. Je kunt er veel tegelijk toevoegen.
2. Wacht tot ze zijn geüpload. Elk document begint als In de wachtrij en daarna Wordt gelezen.
3. Als het lezen klaar is, wordt de status Verwerkt of Te controleren.

Afhankelijk van de instellingen kunnen documenten ook vanzelf binnenkomen: bijlagen van e-mails die in je mailboxen binnenkomen, documenten die al aan orders en trips hangen, en documenten die klanten uploaden in het klantportaal.

Wat Transportial met elk document doet

• Type: CMR / vrachtbrief, Afleverbewijs, Pakbon, Factuur, Weegbon, Douanedocument, Transportorder, Schaderapport of Overig, plus je eigen documenttypen.
• Koppelen: het zoekt naar je eigen order-, zending- en tripnummers, containernummers, de klantreferentie en andere referenties zoals booking-, CMR- of B/L-nummers. Als één match duidelijk de beste is, wordt het document automatisch gekoppeld en verschijnt het op het tabblad Documenten van die order, zending of trip.
• Handtekening: het controleert op handgeschreven of elektronische handtekeningen en stempels, en toont Getekend of Niet getekend.
• Verschillen: het vergelijkt wat er op het document staat met de order: klantreferentie, brutogewicht, aantal colli, container- en zegelnummer, afleverdatum en postcode van aflevering.

Een document krijgt Te controleren als het type onzeker is, er geen passende order is gevonden, de beste match niet zeker genoeg is, meerdere orders ongeveer even goed passen, of een document dat getekend moet zijn geen handtekening heeft.

Een document controleren

1. Klik op een rij. Het paneel toont een voorbeeld (Bestand openen opent het origineel), het Documenttype, waaraan het is Gekoppeld aan en waarom het gecontroleerd moet worden.
2. Om het te koppelen klik je op Hieraan koppelen naast een van de voorgestelde matches, of kies je het type bij Koppelen aan, vul je het Order-, zending- of tripnummer in en klik je op Document koppelen. Klik op Ontkoppelen om een verkeerde koppeling te verwijderen.
3. Controleer onder Verschillen met de order elk veld: Op het document tegenover In de order. Klik op Naar order kopiëren om de waarde van het document over te nemen, of op Negeren om de order te laten zoals hij is.
4. Klik op Opnieuw verwerken om het document nog eens te lezen, bijvoorbeeld nadat je de instellingen hebt gewijzigd.

Wil je het type van een document met de hand wijzigen, gebruik dan Documenttype instellen op het tabblad Documenten van de order, zending of trip. Zie Verplichte documenten bijhouden.

Labels op de tabbladen Documenten

Op het tabblad Documenten van orders, zendingen en trips toont elk document zijn type en labels zoals Getekend, Niet getekend, QR, Handmatig en het aantal verschillen.

QR-code op je eigen documenten

Transportial kan een kleine QR-code met een korte code (zoals K7M2-9QXA-4F3T) printen op de CMR's, transportorder-pdf's, tripbladen en documentsjablonen die het voor je maakt. Als het getekende papier terugkomt, leest de inbox de code en koppelt het document met volledige zekerheid aan de juiste zending, order of trip, ook als lezen met AI uitstaat. Alleen codes die door je eigen platform zijn geprint, worden herkend.

Instellingen

In Instellingen, tabblad Omgeving, sectie AI, vind je de instellingen van de documenteninbox. Ze gebruiken de AI-provider en het AI-model van je platform.

• Documenten lezen met AI (aan), E-mailbijlagen uit mailboxen verwerken (uit) en Documenten die al aan orders en trips hangen analyseren bij het openen van het documententabblad (uit).
• Ongetekende documenten van typen die een handtekening vereisen ter controle aanbieden (aan) en Documenttypen die getekend moeten zijn (CMR, afleverbewijs en pakbon).
• Hoe zeker een match moet zijn: Automatisch koppelen vanaf zekerheid (0-1) (0,85), Minimale voorsprong op de op één na beste match (0-1) (0,15) en Minimale zekerheid van de classificatie (0-1) (0,6).
• Limieten: Maximaal aantal pagina's per document naar de AI (6), Maximale bestandsgrootte (MB) (20) en Maximaal aantal documenten per maand (0 = onbeperkt).
• Vergelijking: Gewichtstolerantie (%) (2), Aantaltolerantie (colli) (0), Datumtolerantie (dagen) (1), Velden die met de order worden vergeleken (leeg = alle) en Documenttypen om te lezen en te koppelen (leeg = alle).
• Extra instructies voor de AI (bijvoorbeeld de referentieformaten van je klanten).
• Onder QR-code op onze documenten: QR-code op onze documenten printen (aan), de soorten documenten en de positie van de code in millimeters (Vanaf links (mm), Vanaf boven (mm), Grootte (mm)). Op de CMR staat de code standaard in de vrije rechteronderhoek van vak 18.