Verplichte documenten bijhouden

Veel klanten betalen pas als je het getekende afleverbewijs met de factuur meestuurt. Met verplichte documenten bepaal je welke papieren elke zending nodig heeft. Transportial telt wat er binnen is, toont een stoplicht in je lijsten en kan je waarschuwen of tegenhouden voordat je een order met ontbrekende papieren factureert.

De regels instellen

1. Open Instellingen, klik op het tabblad Omgeving en open de sectie Compliance.
2. Klik onder de verplichte documenten op + Regel toevoegen.
3. Vul een Naam van de regel in en kies het Documenttype, bijvoorbeeld Afleverbewijs.
4. Kies bij Vereist voor Per stop, Per zending, Per transportorder of Per Trip. Kies bij Per stop de Soorten stops, bijvoorbeeld Lossen.
5. Stel het Minimaal aantal documenten in en vink Moet getekend zijn aan als alleen getekende documenten meetellen.
6. Kies bij Bij facturatie voor Geen controle bij facturatie, Waarschuwen bij facturatie of Facturatie blokkeren.
7. Beperk de regel eventueel tot bepaalde Ordertypes, Zendingtypes, Klanten of Vervoerswijzen. Leeg betekent alle.
8. Controleer of de regel Actief is en klik op Opslaan.

Welke documenten meetellen

Een document telt mee als het aan de order, zending, stop of trip hangt en het juiste type heeft. Het type kan komen uit de documenteninbox, uit de QR-code op je eigen documenten of van jou:

1. Open het tabblad Documenten van de order, zending of trip.
2. Kies Documenttype instellen in de rijacties van het document.
3. Kies het Documenttype, vink Getekend aan als het document getekend is en klik op Opslaan.

Bij een regel per stop tellen eerst de documenten die aan die stop hangen; documenten die aan de zending zelf hangen vullen een eventueel tekort aan. Documenten die de AI met lage zekerheid heeft herkend, tellen alleen mee als Documenten meetellen die de AI met lage zekerheid heeft herkend aanstaat.

Het stoplicht volgen

De lijst met transportorders en de lijst met trips hebben een kolom Documenten, en zendingen tonen een veld Documenten. Elk toont een gekleurde stip met het aantal ontvangen en vereiste documenten, bijvoorbeeld 2/3:

• Groen: Alle verplichte documenten ontvangen.
• Oranje: een deel is ontvangen.
• Rood: er is niets ontvangen.
• Grijs (–): Geen documenten vereist.

Wijs de stip aan om te zien wat er Ontbreekt:. Het tabblad Documenten toont een samenvatting zoals "1 van 2 verplichte documenten ontvangen", met Facturatie geblokkeerd tot compleet of Waarschuwing bij facturatie zolang er documenten ontbreken.

Wat er gebeurt als je factureert

• Met Waarschuwen bij facturatie tonen + Factuur aanmaken in de order en Versturen in de factuur de melding Er ontbreken documenten met de lijst. Klik op Toch factureren om door te gaan of op Annuleren.
• Met Facturatie blokkeren zie je Facturatie geblokkeerd en kun je het venster alleen Sluiten. De factuur kan pas worden aangemaakt of verstuurd als de documenten binnen zijn.
• Automatisch factureren slaat geblokkeerde orders over en noteert Automatic invoicing skipped in de activiteit van de order. Maak de factuur zelf aan zodra de documenten binnen zijn; er wordt niet automatisch opnieuw geprobeerd.