E-mailinboxen koppelen en delen

Voordat je e-mail in Transportial kunt gebruiken, koppel je een mailbox (een inbox). Je logt in met Microsoft 365 of Gmail, of koppelt een andere mailbox via IMAP en SMTP, de standaardprotocollen die bijna elke e-mailprovider ondersteunt. Een inbox kan persoonlijk zijn of gedeeld met collega's, bijvoorbeeld een planning@- of verkoop@-adres.

Voordat je begint

• Elke inbox wordt opgeslagen als e-mailintegratie van je platform. Je moet integraties mogen aanmaken; anders zie je Inbox toevoegen niet.
• Inloggen met Microsoft 365 of Gmail moet voor je platform zijn ingesteld. Is dat niet zo, dan meldt het formulier dat inloggen nog niet is ingesteld; vraag het je beheerder, of koppel de mailbox via IMAP/SMTP.
• Vraag voor IMAP/SMTP de servernamen, poorten, gebruikersnaam en het wachtwoord op bij je e-mailprovider of IT-afdeling. Sommige providers vereisen een app-wachtwoord in plaats van je gewone wachtwoord.

Microsoft 365 of Gmail koppelen

1. Open E-mails in het zijmenu (☰, rechtsboven).
2. Klik op Inbox toevoegen, of open de inboxkiezer linksboven en klik op Inbox toevoegen.
3. Vul onder Basisinstellingen een Naam inbox in (bijvoorbeeld "Verkoop") en het E-mailadres.
4. Kies onder E-mailprovider voor Microsoft 365 of Gmail.
5. Klik op Verbinden met Microsoft of Verbinden met Google.
6. Log in met het account van de mailbox en geef Transportial toegang.
7. Wacht tot je terug bent in Transportial en Mailbox gekoppeld ziet.

Een IMAP/SMTP-mailbox koppelen

1. Klik in E-mails op Inbox toevoegen, zoals hierboven beschreven.
2. Vul onder Basisinstellingen een Naam inbox en het E-mailadres in.
3. Laat IMAP/SMTP geselecteerd onder E-mailprovider.
4. Vul onder Inkomende e-mail (IMAP) de IMAP-server, IMAP-poort (meestal 993), Gebruikersnaam en Wachtwoord in. Laat SSL/TLS gebruiken aangevinkt, tenzij je provider iets anders zegt.
5. Vul onder Uitgaande e-mail (SMTP) de SMTP-server en SMTP-poort (meestal 587) in.
6. Wijkt de SMTP-login af van de IMAP-login, klik dan op Geavanceerde SMTP-instellingen tonen en vul de SMTP-gebruikersnaam en het wachtwoord in. Laat je die leeg, dan wordt de IMAP-gebruikersnaam gebruikt.
7. Klik op Verbinding testen. Het resultaat toont Inkomende mail (IMAP) en Uitgaande mail (SMTP) apart, elk met Verbinding geslaagd of de reden waarom het mislukte.
8. Klik op Opslaan.

Wisselen tussen inboxen

Open de inboxkiezer bovenaan de e-mailzijbalk en kies een inbox. Elke inbox toont een label met je toegang: Beheerder, Schrijven, Lezen of Geen toegang. Je krijgt Beheerder als je integraties mag beheren.

Bepalen wie een inbox mag gebruiken

Een inbox zonder leden is open voor iedereen in je bedrijf die toegang heeft tot e-mail. Zodra je leden toevoegt, kunnen alleen zij de mail ervan zien en ermee versturen. Gebruikers die integraties mogen beheren, hebben altijd volledige toegang.

1. Open de inboxkiezer en klik op het tandwielpictogram naast de inbox. Het tandwiel zie je alleen bij inboxen die je mag beheren.
2. Klik op Leden beheren.
3. Vul onder Lid toevoegen het e-mailadres van je collega in.
4. Kies het recht: Lezen of Schrijven.
5. Klik op Toevoegen.
6. Klik op Klaar als je iedereen hebt toegevoegd.

Recht	Wat het lid kan doen
Lezen	E-mails in deze inbox bekijken.
Schrijven	E-mails in deze inbox bekijken en ermee versturen.

Klik onder Huidige leden op het potlood om het recht van een lid te wijzigen, of op de prullenbak om een lid te verwijderen (je bevestigt eerst). De eigenaar en jijzelf kunnen hier niet worden gewijzigd of verwijderd.

Een inbox wijzigen of verwijderen

Klik op het tandwielpictogram naast de inbox om Inbox bewerken te openen. Wijzig bij een IMAP/SMTP-inbox de instellingen, test de verbinding en klik op Opslaan. Laat Wachtwoord leeg om het huidige wachtwoord te behouden. Een Microsoft 365- of Gmail-inbox heeft geen serverinstellingen: je kunt de Naam inbox wijzigen en op Opslaan klikken om de inbox een andere naam te geven. Het venster toont ook Account gekoppeld, of een verbindknop om opnieuw in te loggen als de verbinding verloren is gegaan.