Dokumente im Dokumenteneingang verarbeiten

Unterschriebene CMRs, Abliefernachweise, Lieferscheine und Wiegescheine kommen auf Papier, per E-Mail und als Fotos zurück. Der Dokumenteneingang nimmt sie alle auf. Für jedes Dokument erkennt Transportial den Typ, liest die Referenzen, verknüpft es mit dem richtigen Auftrag, der richtigen Sendung oder dem richtigen Trip, prüft, ob es unterschrieben ist, und vergleicht es mit dem Auftrag.

Den Eingang öffnen

1. Öffnen Sie das Seitenmenü (☰, oben rechts).
2. Klicken Sie auf Dokumenteneingang, direkt unter Dokumente.

Die Tabs funktionieren als Filter: Alle, Zu prüfen, Abweichungen, In Bearbeitung und Fehlgeschlagen oder übersprungen. Suchen Sie nach Dokumentname, Dateiname oder Auftrags-, Sendungs- oder Tripnummer. Die Liste zeigt Dokument, Status, Typ, womit es verknüpft ist (Verknüpft mit), die Sicherheit, die Prüfungen und wann es eingegangen ist (Eingegangen).

Dokumente hinzufügen

1. Ziehen Sie PDFs und Fotos auf Dokumente hier ablegen oder klicken, um Dateien auszuwählen, oder klicken Sie auf den Bereich, um sie auszuwählen. Sie können viele auf einmal hinzufügen.
2. Warten Sie, bis sie hochgeladen sind. Jedes Dokument beginnt als In Warteschlange, dann Wird gelesen.
3. Wenn das Lesen fertig ist, wird der Status Verarbeitet oder Zu prüfen.

Je nach Einstellungen können Dokumente auch von selbst eintreffen: Anhänge von E-Mails, die in Ihren Postfächern eingehen, Dokumente, die bereits an Aufträgen und Trips hängen, und Dokumente, die Kunden im Kundenportal hochladen.

Was Transportial mit jedem Dokument macht

• Typ: CMR / Frachtbrief, Abliefernachweis, Lieferschein, Rechnung, Wiegeschein, Zolldokument, Transportauftrag, Schadensbericht oder Sonstiges, dazu Ihre eigenen Dokumenttypen.
• Verknüpfen: Transportial sucht nach Ihren eigenen Auftrags-, Sendungs- und Tripnummern, Containernummern, der Kundenreferenz und anderen Referenzen wie Buchungs-, CMR- oder Konnossementnummern. Ist ein Treffer eindeutig der beste, wird das Dokument automatisch verknüpft und erscheint im Tab Unterlagen dieses Auftrags, dieser Sendung oder dieses Trips.
• Unterschrift: Transportial prüft auf handschriftliche oder elektronische Unterschriften und Stempel und zeigt Unterschrieben oder Nicht unterschrieben.
• Abweichungen: Transportial vergleicht die Angaben im Dokument mit dem Auftrag: Kundenreferenz, Bruttogewicht, Anzahl Packstücke, Container- und Siegelnummer, Lieferdatum und Postleitzahl der Lieferadresse.

Ein Dokument erhält Zu prüfen, wenn der Typ unsicher ist, kein passender Auftrag gefunden wurde, der beste Treffer nicht sicher genug ist, mehrere Aufträge etwa gleich gut passen oder ein Dokument, das unterschrieben sein muss, keine Unterschrift hat.

Ein Dokument prüfen

1. Klicken Sie auf eine Zeile. Das Fenster zeigt eine Vorschau (Datei öffnen öffnet das Original), den Dokumenttyp, womit es verknüpft ist (Verknüpft mit) und warum es geprüft werden muss.
2. Zum Verknüpfen klicken Sie bei einem der vorgeschlagenen Treffer auf Hiermit verknüpfen, oder Sie wählen den Typ unter Verknüpfen mit, geben die Auftrags-, Sendungs- oder Tripnummer ein und klicken auf Dokument verknüpfen. Klicken Sie auf Verknüpfung lösen, um eine falsche Verknüpfung zu entfernen.
3. Prüfen Sie unter Abweichungen vom Auftrag jedes Feld: Im Dokument gegenüber Im Auftrag. Klicken Sie auf In Auftrag übernehmen, um den Wert aus dem Dokument zu übernehmen, oder auf Verwerfen, um den Auftrag unverändert zu lassen.
4. Klicken Sie auf Erneut verarbeiten, um das Dokument noch einmal zu lesen, zum Beispiel nachdem Sie die Einstellungen geändert haben.

Um den Typ eines Dokuments von Hand zu ändern, verwenden Sie Dokumenttyp festlegen im Tab Unterlagen des Auftrags, der Sendung oder des Trips. Siehe Erforderliche Dokumente verfolgen.

Kennzeichen in den Unterlagen-Tabs

Im Tab Unterlagen von Aufträgen, Sendungen und Trips zeigt jedes Dokument seinen Typ und Kennzeichen wie Unterschrieben, Nicht unterschrieben, QR, Manuell und die Anzahl der Abweichungen.

QR-Code auf Ihren eigenen Dokumenten

Transportial kann einen kleinen QR-Code mit einem kurzen Code (etwa K7M2-9QXA-4F3T) auf die CMRs, Transportauftrags-PDFs, Tripblätter und Dokumentvorlagen drucken, die es für Sie erstellt. Kommt das unterschriebene Papier zurück, liest der Eingang den Code und verknüpft das Dokument mit voller Sicherheit mit der richtigen Sendung, dem richtigen Auftrag oder Trip, auch wenn das Lesen mit KI ausgeschaltet ist. Erkannt werden nur Codes, die Ihre eigene Plattform gedruckt hat.

Einstellungen

In Einstellungen, Reiter Umgebung, Abschnitt KI, finden Sie die Einstellungen des Dokumenteneingangs. Sie verwenden den KI-Anbieter und das KI-Modell Ihrer Plattform.

• Dokumente mit KI lesen (ein), E-Mail-Anhänge aus Postfächern verarbeiten (aus) und Dokumente, die bereits an Aufträgen und Trips hängen, beim Öffnen des Dokumenten-Tabs analysieren (aus).
• Nicht unterschriebene Dokumente unterschriftspflichtiger Typen zur Prüfung vorlegen (ein) und Dokumenttypen, die unterschrieben sein müssen (CMR, Abliefernachweis und Lieferschein).
• Wie sicher ein Treffer sein muss: Automatisch verknüpfen ab Sicherheit (0-1) (0,85), Mindestabstand zum zweitbesten Treffer (0-1) (0,15) und Mindestsicherheit der Klassifizierung (0-1) (0,6).
• Grenzen: Maximale Seitenzahl pro Dokument an die KI (6), Maximale Dateigröße (MB) (20) und Maximale Dokumente pro Monat (0 = unbegrenzt).
• Vergleich: Gewichtstoleranz (%) (2), Mengentoleranz (Packstücke) (0), Datumstoleranz (Tage) (1), Mit dem Auftrag verglichene Felder (leer = alle) und Zu lesende und zu verknüpfende Dokumenttypen (leer = alle).
• Zusätzliche Anweisungen für die KI (zum Beispiel die Referenzformate deiner Kunden).
• Unter QR-Code auf unseren Dokumenten: QR-Code auf unsere Dokumente drucken (ein), die Arten von Dokumenten und die Position des Codes in Millimetern (Von links (mm), Von oben (mm), Größe (mm)). Auf dem CMR steht der Code standardmäßig in der freien unteren rechten Ecke von Feld 18.