E-Mail-Postfächer verbinden und teilen

Bevor Sie E-Mail in Transportial nutzen können, verbinden Sie ein Postfach. Sie melden sich mit Microsoft 365 oder Gmail an oder verbinden ein anderes Postfach über IMAP und SMTP, die Standardprotokolle, die fast jeder E-Mail-Anbieter unterstützt. Ein Postfach kann persönlich sein oder mit Kollegen geteilt werden, zum Beispiel eine Adresse planung@ oder vertrieb@.

Bevor Sie beginnen

• Jedes Postfach wird als E-Mail-Integration Ihrer Plattform gespeichert. Sie müssen Integrationen anlegen dürfen; sonst wird Posteingang hinzufügen nicht angezeigt.
• Die Anmeldung mit Microsoft 365 oder Gmail muss für Ihre Plattform eingerichtet sein. Ist das nicht der Fall, meldet das Formular, dass die Anmeldung noch nicht eingerichtet ist; wenden Sie sich an Ihren Administrator oder verbinden Sie das Postfach über IMAP/SMTP.
• Für IMAP/SMTP besorgen Sie sich bei Ihrem E-Mail-Anbieter oder Ihrer IT-Abteilung die Servernamen, Ports, den Benutzernamen und das Passwort. Manche Anbieter verlangen ein App-Passwort statt Ihres normalen Passworts.

Microsoft 365 oder Gmail verbinden

1. Öffnen Sie E-Mails im Seitenmenü (☰, oben rechts).
2. Klicken Sie auf Posteingang hinzufügen, oder öffnen Sie oben links die Postfachauswahl und klicken Sie auf Posteingang hinzufügen.
3. Geben Sie unter Grundeinstellungen einen Name des Posteingangs (zum Beispiel „Vertrieb“) und die E-Mail-Adresse ein.
4. Wählen Sie unter E-Mail-Anbieter die Option Microsoft 365 oder Gmail.
5. Klicken Sie auf Mit Microsoft verbinden oder Mit Google verbinden.
6. Melden Sie sich mit dem Konto des Postfachs an und erlauben Sie Transportial den Zugriff.
7. Warten Sie, bis Sie wieder in Transportial sind und Postfach verbunden sehen.

Ein IMAP/SMTP-Postfach verbinden

1. Klicken Sie unter E-Mails wie oben beschrieben auf Posteingang hinzufügen.
2. Geben Sie unter Grundeinstellungen einen Name des Posteingangs und die E-Mail-Adresse ein.
3. Lassen Sie unter E-Mail-Anbieter die Option IMAP/SMTP ausgewählt.
4. Geben Sie unter Eingehende E-Mails (IMAP) den IMAP-Server, den IMAP-Port (meist 993), den Benutzername und das Passwort ein. Lassen Sie SSL/TLS verwenden angehakt, sofern Ihr Anbieter nichts anderes vorgibt.
5. Geben Sie unter Ausgehende E-Mails (SMTP) den SMTP-Server und den SMTP-Port (meist 587) ein.
6. Wenn sich die SMTP-Anmeldung von der IMAP-Anmeldung unterscheidet, klicken Sie auf Erweiterte SMTP-Einstellungen anzeigen und geben Sie SMTP-Benutzernamen und -Passwort ein. Bleiben die Felder leer, wird der IMAP-Benutzername verwendet.
7. Klicken Sie auf Verbindung testen. Das Ergebnis zeigt Posteingang (IMAP) und Postausgang (SMTP) getrennt an, jeweils mit Verbindung erfolgreich oder dem Grund für den Fehler.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Zwischen Postfächern wechseln

Öffnen Sie die Postfachauswahl oben in der E-Mail-Seitenleiste und wählen Sie ein Postfach. Jedes Postfach zeigt ein Abzeichen mit Ihrem Zugriff: Admin, Schreiben, Lesen oder Kein Zugriff. Admin erhalten Sie, wenn Sie Integrationen verwalten dürfen.

Festlegen, wer ein Postfach nutzen darf

Ein Postfach ohne Mitglieder steht allen in Ihrem Unternehmen offen, die Zugriff auf E-Mail haben. Sobald Sie Mitglieder hinzufügen, können nur noch diese die Mails sehen und daraus senden. Benutzer, die Integrationen verwalten dürfen, haben immer vollen Zugriff.

1. Öffnen Sie die Postfachauswahl und klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Postfach. Das Zahnrad wird nur bei Postfächern angezeigt, die Sie verwalten dürfen.
2. Klicken Sie auf Mitglieder verwalten.
3. Geben Sie unter Mitglied hinzufügen die E-Mail-Adresse des Kollegen ein.
4. Wählen Sie die Berechtigung: Lesen oder Schreiben.
5. Klicken Sie auf Hinzufügen.
6. Klicken Sie auf Fertig, wenn Sie alle hinzugefügt haben.

Klicken Sie unter Aktuelle Mitglieder auf den Stift, um die Berechtigung eines Mitglieds zu ändern, oder auf den Papierkorb, um ein Mitglied zu entfernen (Sie bestätigen zuerst). Den Eigentümer und sich selbst können Sie hier nicht ändern oder entfernen.

Ein Postfach ändern oder löschen

Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Postfach, um Posteingang bearbeiten zu öffnen. Bei einem IMAP/SMTP-Postfach ändern Sie die Einstellungen, testen die Verbindung und klicken auf Speichern. Lassen Sie Passwort leer, um das aktuelle Passwort zu behalten. Ein Microsoft-365- oder Gmail-Postfach hat keine Servereinstellungen: Sie können unter Name des Posteingangs den Namen ändern und auf Speichern klicken, um es umzubenennen. Das Fenster zeigt außerdem Konto erfolgreich verbunden oder, wenn die Verbindung verloren gegangen ist, eine Schaltfläche zum erneuten Anmelden.