Erforderliche Dokumente verfolgen
Legen Sie fest, welche Dokumente Auftrag, Sendung, Stopp oder Trip brauchen, verfolgen Sie sie per Ampel und warnen oder sperren Sie die Fakturierung.
Aktualisiert am 13. Oktober 2026
Viele Kunden zahlen erst, wenn Sie den unterschriebenen Abliefernachweis mit der Rechnung senden. Mit erforderlichen Dokumenten legen Sie fest, welche Papiere jede Sendung braucht. Transportial zählt, was eingegangen ist, zeigt eine Ampel in Ihren Listen und kann Sie warnen oder stoppen, bevor Sie einen Auftrag mit fehlenden Papieren fakturieren.
Die Regeln einrichten
- Öffnen Sie Einstellungen, klicken Sie auf den Reiter Umgebung und öffnen Sie den Abschnitt Compliance.
- Klicken Sie unter den erforderlichen Dokumenten auf + Regel hinzufügen.
- Geben Sie unter Name der Regel einen Namen ein und wählen Sie den Dokumenttyp, zum Beispiel Abliefernachweis.
- Wählen Sie unter Erforderlich die Option Pro Stopp, Pro Sendung, Pro Transportauftrag oder Pro Trip. Wählen Sie bei Pro Stopp die Stopparten, zum Beispiel Entladen.
- Legen Sie die Mindestanzahl Dokumente fest und kreuzen Sie Muss unterschrieben sein an, wenn nur unterschriebene Dokumente zählen.
- Wählen Sie unter Bei Fakturierung die Option Keine Prüfung bei Fakturierung, Bei Fakturierung warnen oder Fakturierung sperren.
- Beschränken Sie die Regel optional auf bestimmte Auftragsarten, Sendungsarten, Kunden oder Verkehrsträger. Leer bedeutet alle.
- Prüfen Sie, dass die Regel Aktiv ist, und klicken Sie auf Speichern.
Eine Regel mit Verkehrsträger gilt erst, wenn die Sendung auf einem Trip mit diesem Verkehrsträger liegt. Eine Regel ohne Verkehrsträger gilt, sobald der Auftrag existiert.
Welche Dokumente zählen
Ein Dokument zählt, wenn es am Auftrag, an der Sendung, am Stopp oder am Trip hängt und den richtigen Typ hat. Der Typ kann aus dem Dokumenteneingang stammen, aus dem QR-Code auf Ihren eigenen Dokumenten oder von Ihnen:
- Öffnen Sie den Tab Unterlagen des Auftrags, der Sendung oder des Trips.
- Wählen Sie in den Zeilenaktionen des Dokuments Dokumenttyp festlegen.
- Wählen Sie den Dokumenttyp, kreuzen Sie Unterschrieben an, wenn das Dokument unterschrieben ist, und klicken Sie auf Speichern.
Bei einer Regel pro Stopp zählen zuerst die Dokumente, die an diesem Stopp hängen; Dokumente, die an der Sendung selbst hängen, füllen eine verbleibende Lücke. Dokumente, die die KI mit geringer Sicherheit klassifiziert hat, zählen nur, wenn Dokumente mitzählen, die die KI mit geringer Sicherheit erkannt hat eingeschaltet ist.
Der Ampel folgen
Die Liste der Transportaufträge und die Liste der Trips haben eine Spalte Dokumente, und Sendungen zeigen ein Feld Dokumente. Jede zeigt einen farbigen Punkt mit der Anzahl eingegangener und erforderlicher Dokumente, zum Beispiel 2/3:
- Grün: Alle erforderlichen Dokumente liegen vor.
- Orange: einige liegen vor.
- Rot: keines liegt vor.
- Grau (–): Keine Dokumente erforderlich.
Zeigen Sie auf den Punkt, um zu sehen, was fehlt (Fehlt:). Der Tab Unterlagen zeigt eine Zusammenfassung wie "1 von 2 erforderlichen Dokumenten liegen vor", mit Fakturierung gesperrt bis vollständig oder Warnung bei Fakturierung, solange Dokumente fehlen.
Was beim Fakturieren passiert
- Mit Bei Fakturierung warnen zeigen + Rechnung erstellen im Auftrag und Senden in der Rechnung Es fehlen Dokumente mit der Liste. Klicken Sie auf Trotzdem fakturieren, um fortzufahren, oder auf Abbrechen.
- Mit Fakturierung sperren sehen Sie Fakturierung gesperrt und können das Fenster nur schließen (Schließen). Die Rechnung kann erst erstellt oder gesendet werden, wenn die Dokumente vorliegen.
- Die automatische Fakturierung überspringt gesperrte Aufträge und vermerkt Automatic invoicing skipped in der Aktivität des Auftrags. Erstellen Sie die Rechnung selbst, sobald die Dokumente vorliegen; es gibt keinen automatischen neuen Versuch.
Kunden im Kundenportal sehen die Ampel nicht.