Facturen maken, versturen en opvolgen

Uitgaande facturen zijn de facturen die je naar je klanten stuurt. Ze staan per administratie op het tabblad Facturen van de financiële weergave. Facturen die je ontvangt, worden behandeld in Inkomende facturen en goedkeuringen.

Waar facturen vandaan komen

• Automatisch, vanuit een geactiveerde prijsconfiguratie, aan het einde van elke trip, order of periode. Zie Prijsconfiguraties instellen.
• Vanuit een offerte: Factuur aanmaken in het menu Extra van de offerte, of Facturen aanmaken voor meerdere offertes tegelijk.
• Vanuit een transportorder: open de order, open het optiemenu en kies + Factuur aanmaken. Het formulier is gevuld met de klant, de administratie en de orderreferentie.
• Met de hand, zoals hieronder beschreven.

Een factuur met de hand maken

1. Open de weergave Financieel, kies de administratie en klik op het tabblad Facturen.
2. Klik op + Factuur aanmaken.
3. Kies bovenaan Exclusief btw of Inclusief btw.
4. Vul de Referentie in, bijvoorbeeld het ordernummer van de klant.
5. Kies de klant bij Doelbedrijf en eventueel het Team en de Contactpersonen.
6. Vul een Beschrijving in, controleer de vervaldatum en de Valuta, en voeg zo nodig Documenten toe.
7. Vul de regels in: omschrijving, Aantal, Prijs, Selecteer belastingtarief en Selecteer prijscategorie. Gebruik + en − om regels toe te voegen of te verwijderen.
8. Klik op Opslaan. De factuur wordt opgeslagen als Concept.

Je vult geen factuurnummer in. Een concept heeft nog geen nummer: op de plek van het nummer staat Concept. De vervaldatum volgt de betalingstermijn van de administratie.

De factuur versturen

1. Klik op de factuur in de lijst om die te openen.
2. Controleer Van en Factuur aan.
3. Controleer de regels, de totalen en de factuurvoorwaarden.
4. Klik op Versturen.

De factuur wordt Open en is nu uitgegeven. Als de administratie een berichtautomatisering voor facturen heeft, ontvangt de klant een e-mail met de pdf en je standaard factuurdocumenten. Om de pdf zelf te downloaden, klik je op het pdf-icoon, kies je de taal en klik je op Pdf downloaden.

Wat er gebeurt bij verzenden

• Nummer: de factuur krijgt het volgende nummer van haar administratie. Nummers worden één voor één uitgegeven, dus ze blijven doorlopend zonder gaten, ook als concepten worden verwijderd.
• Datum: een factuur die nog de datum heeft van de dag waarop ze is aangemaakt, krijgt de verzenddag als factuurdatum, en de vervaldatum schuift mee met dezelfde betalingstermijn. Een bewust gekozen datum, zoals een andere dag die door een import is ingesteld, blijft staan.
• Klantgegevens: de naam, het adres, het btw-nummer, het KvK-nummer en het EORI-nummer van je eigen bedrijf en van de klant worden op de factuur vastgelegd. Latere wijzigingen aan het bedrijf veranderen de verzonden factuur, de pdf en de e-factuur niet. E-mailadressen blijven actueel, zodat herinneringen naar het huidige adres gaan.
• Boekhouding: gekoppelde boekhoudpakketten en CRM's (Exact Online, Twinfield, Moneybird, AFAS, e-Boekhouden, SnelStart, QuickBooks, Salesforce en HubSpot) ontvangen een uitgaande factuur pas nu, met haar nummer. Concepten worden nooit naar hen gestuurd.

Beheerders kunnen het nummeren en dateren aanpassen in Instellingen > Omgeving > Financieel onder Facturen uitgeven. Zie Financiën, AI, portaal en vloot configureren.

Belastingregels, e-facturen en boekhouding

De totalen van een factuur, en de pdf, tonen één belastingregel per belastingtarief met naam en percentage, bijvoorbeeld Btw 21% en Btw 9% op een factuur die beide heeft. Een gecombineerd tarief toont één regel per component, bijvoorbeeld GST 5% en PST 7%. Beweeg over de belasting van een regel om de componenten te zien. Zie Btw-tarieven en btw-regels.

• Verstuurde facturen houden hun belasting: de belastingtarieven en componenten worden vastgelegd als de factuur wordt verstuurd. Een belastingtarief later wijzigen verandert nooit een verstuurde factuur, de pdf of de belastingregels.
• E-facturen: een Peppol- of UBL-e-factuur staat één btw-categorie per regel toe. Een factuur met een gecombineerd tarief wordt daarom geweigerd door UBL downloaden (e-factuur) en bij versturen via Peppol, met de melding "Deze factuur heeft regels met meerdere belastingcomponenten; die kan een Peppol- / UBL-factuur niet bevatten."
• Boekhouding: Moneybird, Exact Online, QuickBooks, SnelStart, e-Boekhouden, Twinfield en AFAS nemen één belasting per regel, dus een gecombineerd tarief wordt geboekt onder de eigen grootboek- en btw-code van het tarief, tegen het totale percentage (in QuickBooks: de btw-code die je importeerde). e-Boekhouden weigert de factuur als de Creditcode van het tarief geen btw-code van e-Boekhouden is.

Statussen

Status	Betekenis
Concept	Nog niet verstuurd. Kan worden bewerkt, geannuleerd en verwijderd.
Open	Verstuurd en wacht op betaling.
Herinnerd	Er is een betalingsherinnering verstuurd.
Te laat	De vervaldatum is verstreken en de factuur is nog niet betaald.
Betaald	Betaald.
Geannuleerd	Een concept dat is ingetrokken.

Wijzig de status met de hand met de keuzelijst Selecteer status op de factuur, bijvoorbeeld om hem als Betaald te markeren als het geld binnen is. Een verzonden factuur kan niet terug naar Concept of Geannuleerd.

Verzonden facturen liggen vast

Zodra een uitgaande factuur is verzonden, krijgt ze het label Verzonden en kan de afgedrukte inhoud niet meer worden gewijzigd of verwijderd. Je kunt nog wel betalingen vastleggen, herinneringen sturen en de status wijzigen. Een factuur die is geboekt in een afgesloten periode van de administratie, krijgt het label Afgesloten periode en kan ook niet meer worden gewijzigd. Zie Administraties instellen.

Een verzonden factuur corrigeren

1. Open de verzonden factuur.
2. Klik op de keuzelijst Extra en kies Crediteren en opnieuw factureren.
3. Bevestig met Crediteren en opnieuw factureren. Transportial maakt een creditnota voor het volledige bedrag en een nieuwe conceptkopie van de factuur.
4. Open het nieuwe concept, corrigeer het en klik op Versturen.
5. Open de creditnota en klik op Versturen, zodat de klant die ook ontvangt.

Beide documenten worden gekoppeld aan dezelfde transportorders als het origineel. De creditnota vereffent het openstaande bedrag van het origineel. Wil je maar een deel van een factuur crediteren, kies dan Extra > Creditnota maken en vul de regels van de Nieuwe creditnota zelf in.

Opvolgen

• Extra > Opnieuw verzenden verstuurt de factuur nog een keer.
• Extra > Herinnering versturen verstuurt direct een betalingsherinnering.
• Extra > Verwijderen is alleen beschikbaar voor concepten.
• Het bewerkicoon opent het factuurformulier voor concepten die niet in een afgesloten periode vallen.
• De tijdlijn Activiteit laat zien wat er met de factuur is gebeurd.

Herinneringen worden ook automatisch verstuurd voor onbetaalde facturen waarvan de vervaldatum is verstreken, met tussenpozen volgens de betalingstermijn, als de administratie berichtautomatiseringen voor herinneringen heeft.

Bulkacties

Vink facturen aan in de lijst en kies Selectie verzenden, Selectie verwijderen of Selectie annuleren (concepten), Markeer als betaald (open of herinnerd) of Herinnering verzenden (open). Facturen met een andere status worden overgeslagen.