Facturen maken, versturen en opvolgen

Uitgaande facturen zijn de facturen die je naar je klanten stuurt. Ze staan per administratie op het tabblad Facturen van de financiële weergave. Facturen die je ontvangt, worden behandeld in Inkomende facturen en goedkeuringen.

Waar facturen vandaan komen

• Automatisch, vanuit een geactiveerde prijsconfiguratie, aan het einde van elke trip, order of periode. Zie Prijsconfiguraties instellen.
• Vanuit een offerte: Factuur aanmaken in het menu Extra van de offerte, of Facturen aanmaken voor meerdere offertes tegelijk.
• Vanuit een transportorder: open de order, open het optiemenu en kies + Factuur aanmaken. Het formulier is gevuld met de klant, de administratie en de orderreferentie.
• Met de hand, zoals hieronder beschreven.

Een factuur met de hand maken

1. Open de weergave Financieel, kies de administratie en klik op het tabblad Facturen.
2. Klik op + Factuur aanmaken.
3. Kies bovenaan Exclusief btw of Inclusief btw.
4. Vul de Referentie in, bijvoorbeeld het ordernummer van de klant.
5. Kies de klant bij Doelbedrijf en eventueel het Team en de Contactpersonen.
6. Vul een Beschrijving in, controleer de vervaldatum en de Valuta, en voeg zo nodig Documenten toe.
7. Vul de regels in: omschrijving, Aantal, Prijs, Selecteer belastingtarief en Selecteer prijscategorie. Gebruik + en − om regels toe te voegen of te verwijderen.
8. Klik op Opslaan. De factuur wordt opgeslagen als Concept.

Je vult geen factuurnummer in: Transportial geeft de factuur het volgende nummer van de administratie. De vervaldatum volgt de betalingstermijn van de administratie.

De factuur versturen

1. Klik op de factuur in de lijst om die te openen.
2. Controleer Van en Factuur aan.
3. Controleer de regels, de totalen en de factuurvoorwaarden.
4. Klik op Versturen.

De factuur wordt Open. Als de administratie een berichtautomatisering voor facturen heeft, ontvangt de klant een e-mail met de pdf en je standaard factuurdocumenten. Om de pdf zelf te downloaden, klik je op het pdf-icoon, kies je de taal en klik je op PDF downloaden.

Statussen

Status	Betekenis
Concept	Nog niet verstuurd. Kan worden bewerkt en verwijderd.
Open	Verstuurd en wacht op betaling.
Herinnerd	Er is een betalingsherinnering verstuurd.
Te laat	De vervaldatum is verstreken en de factuur is nog niet betaald.
Betaald	Betaald. Een betaalde factuur kan niet meer worden bewerkt.
Geannuleerd	Ingetrokken.

Wijzig de status met de hand met de keuzelijst Selecteer status op de factuur, bijvoorbeeld om hem als Betaald te markeren als het geld binnen is.

Opvolgen

• Extra > Opnieuw verzenden verstuurt de factuur nog een keer.
• Extra > Herinnering versturen verstuurt direct een betalingsherinnering.
• Extra > Verwijderen is alleen beschikbaar voor concepten.
• Het bewerkicoon opent het factuurformulier, zolang de factuur niet is betaald.
• De tijdlijn Activiteit laat zien wat er met de factuur is gebeurd.

Herinneringen worden ook automatisch verstuurd voor onbetaalde facturen waarvan de vervaldatum is verstreken, met tussenpozen volgens de betalingstermijn, als de administratie berichtautomatiseringen voor herinneringen heeft.

Bulkacties

Vink facturen aan in de lijst en kies Selectie verzenden of Selectie verwijderen (concepten), Markeer als betaald (open of herinnerd), Herinnering verzenden (open) of Selectie annuleren (open, herinnerd of te laat). Facturen met een andere status worden overgeslagen.