Werken met taken

Met taken houdt je team werk bij dat niet bij de planning zelf hoort: een klant terugbellen, een document controleren, een trailer laten repareren. Elke taak heeft een titel, een deadline en een uitvoerder, en kan worden gekoppeld aan een transportorder, zending, trip, voertuig, chauffeur of ladingdrager. Taken staan op borden met banen zoals To do, In progress en Done.

De taken openen

Klik op het huisje in de kopbalk en kies het tabblad To-do op het dashboard. Gebruik de keuzelijst linksboven om te wisselen tussen Overzicht, Borden en Mijn to-do's.

Een taak aanmaken

1. Klik op + Nieuw aanmaken en kies To-Do.
2. Voer een Titel in (maximaal 40 tekens).
3. Stel de Vervaldatum en de tijd in.
4. Kies het bord in Bordnaam. De taak begint in de eerste baan van het bord.
5. Kies in Toegewezen aan wie het werk doet.
6. Kies eventueel een Relatie, zoals Transportorder of Voertuig, en kies daarna het record zelf.
7. Voeg eventueel een Beschrijving toe. Typ @ om een collega te noemen.
8. Zet eventueel bestanden neer onder Documenten.
9. Klik op Opslaan.

De uitvoerder krijgt een notificatie, net als iedereen die je in de beschrijving noemt.

Statussen

De status stel je niet met de hand in. Die volgt de baan waarin de taak staat: To-do, Bezig of Voltooid. Verstrijkt de deadline terwijl de taak niet is voltooid, dan krijgt die ook Verlopen. Zet je de deadline in de toekomst, dan verdwijnt die status weer.

Het overzicht

• Kies Mijn statistieken voor je eigen taken of Alle statistieken voor die van iedereen.
• De tegels tellen de taken die To-do, Verlopen, Bezig en Voltooid zijn, en het Totaal.
• Wissel tussen Week en Maand, en gebruik de pijlen en Vandaag om door de tijd te gaan.
• Klik in de weekweergave op een dag om de taken van die dag te zien. Klik in de maandweergave op een taak om die te openen.

My To-Do

Een tabel met taken, met hun ID, gerelateerd record, bord, status, uitvoerder en data. Kies Mijn to-do's voor je eigen taken of Alle to-do's voor die van iedereen, en gebruik het zoekvak om er een te vinden. Sleep de kolomkoppen om de volgorde van de kolommen te wijzigen. Klik op de To-do-ID om een taak te openen.

Een taak openen, bewerken en bespreken

1. Klik op de naam van een taak, op het oogpictogram of op het ID. De details openen met de beschrijving, deadline, bord, uitvoerder, bijlagen en het gerelateerde record.
2. Klik op het potlood om de taak te wijzigen en klik daarna op Bijwerken.
3. Klik op Opmerking toevoegen om een reactie te schrijven. Typ @ om een collega te noemen en klik op Aanmaken.
4. Gebruik het potlood of de prullenbak bij je eigen reacties om ze te wijzigen of te verwijderen.
5. Open het tabblad Documenten om de bestanden van de taak te zien.

Taken bij orders, trips en voertuigen

Transportorders, trips, voertuigen, chauffeurs en ladingdragers hebben een tabblad To-do's; zendingen hebben een sectie To-Do. Daar staan alle taken die aan dat record zijn gekoppeld. Klik op + om een taak te maken die er al aan gekoppeld is; je hoeft alleen het bord, de titel en de uitvoerder te kiezen.