E-mails lezen en versturen in Transportial

Transportial heeft een eigen e-mailclient, zodat je klantmail naast je orders afhandelt. Je leest en beantwoordt mail uit de mailboxen van je bedrijf, bewaart concepten en handtekeningen, en koppelt e-mails aan transportorders en zendingen. Om eerst een mailbox te koppelen, zie E-mailinboxen koppelen en delen.

Je e-mail openen

Klik op het enveloppictogram in de kopbalk, of open het zijmenu (☰, rechtsboven) en kies E-mails. Links vind je de inboxkiezer, de knoppen Nieuwe e-mail en Handtekeningen en de mappen. Elke map toont alleen zijn eigen mail:

• Inbox: ontvangen mail die je niet hebt gearchiveerd of verwijderd.
• Met ster: mail waaraan je een ster hebt gegeven, waar die ook staat.
• Verzonden: mail die vanuit de mailbox is verstuurd.
• Concepten: je e-mails die nog niet zijn verstuurd.
• Archief: mail die je hebt gearchiveerd.
• Prullenbak: mail die je hebt verwijderd.

Zolang je geen inbox kiest in de kiezer bovenaan, tonen de mappen de mail van alle inboxen waar je toegang toe hebt. Kies een inbox om alleen de mail daarvan te zien, in elke map.

Werken met de e-maillijst

• Elke rij toont de afzender, een paperclip als er bijlagen zijn, het onderwerp met een kort voorbeeld en de datum. Ongelezen mail valt op.
• Klik op de ster in een rij om een ster te geven of weg te halen.
• Vink een of meer rijen aan om de knoppen Markeren als gelezen, Markeren als ongelezen, Archiveren en Verwijderen te tonen. Het vakje in de kop vinkt alle rijen aan. In de map Archief is er geen archiveerknop.
• Klik op Vernieuwen om op nieuwe mail te controleren. Meer mail wordt geladen terwijl je scrolt.

Een e-mail zoeken

1. Typ in E-mails zoeken....
2. Klik op het filterpictogram om preciezer te zoeken op Van, Aan, Onderwerp, Datum vanaf, Datum tot of Met bijlage.
3. Klik op Zoeken of druk op Enter. De zoekopdracht geldt voor de map en de inbox waarin je zit.
4. Klik op de × in het zoekvak om de zoekopdracht te wissen.

Een e-mail lezen

Klik op een e-mail om hem te openen; hij wordt automatisch als gelezen gemarkeerd. Klik op Details tonen om alle ontvangers, CC, BCC en de datum te zien. Bijlagen staan onderaan; klik erop om een voorbeeld te bekijken. De knoppen bovenaan zijn Beantwoorden, Allen beantwoorden, Doorsturen, Ster toevoegen, Archiveren en Verwijderen; het optiemenu (⋯) bevat Als ongelezen markeren, Koppelen aan entiteit en Omzetten naar transportorder. Klik op Terug om naar de lijst terug te gaan.

In de map Archief heet de archiveerknop Uit archief halen, en in de map Prullenbak Terugzetten naar inbox: allebei zetten ze de e-mail terug in de Inbox.

Een e-mail schrijven

1. Klik op Nieuwe e-mail, of op Beantwoorden, Allen beantwoorden of Doorsturen bij een geopende e-mail.
2. Kun je vanuit meer dan één inbox versturen, kies dan de inbox bij Van.
3. Vul de ontvangers in bij Aan, gescheiden door komma's. Klik op CC/BCC toevoegen voor kopieën.
4. Vul het Onderwerp in (bij een nieuwe e-mail; antwoorden en doorgestuurde e-mails krijgen automatisch "Re:" of "Fwd:").
5. Schrijf je bericht. Gebruik de werkbalk voor vet, cursief, onderstrepen en lijsten.
6. Klik op Bestanden bijvoegen om bijlagen toe te voegen. Elk bestand toont de voortgang van het uploaden; klik op de × naast een bestand om het te verwijderen.
7. Klik op Verzenden.

Een antwoord citeert het oorspronkelijke bericht; een doorgestuurde e-mail bevat het oorspronkelijke bericht met afzender, datum en onderwerp. Verzenden wordt beschikbaar zodra Aan is ingevuld en alle bijlagen zijn geüpload. Kan de e-mail niet worden verstuurd, dan zie je waarom en blijft het venster open, zodat je het kunt corrigeren en opnieuw proberen.

Verder met een concept

Terwijl je schrijft, bewaart Transportial je e-mail als concept een paar seconden nadat je stopt met typen, en opnieuw als je het venster sluit of op Annuleren klikt. Bovenaan het venster staat Concept opslaan... en daarna Concept opgeslagen. Concepten houden hun bijlagen en zijn privé: alleen jij ziet ze.

1. Klik op de map Concepten.
2. Klik op het concept dat je wilt afmaken. Het opent in het schrijfvenster.
3. Maak de e-mail af.
4. Klik op Verzenden. Het concept verdwijnt uit Concepten.

Om een concept weg te gooien, klik je op Weggooien in het schrijfvenster, of op het prullenbakpictogram naast het concept in de map Concepten.

Een handtekening toevoegen

1. Klik op Handtekeningen in de e-mailzijbalk, onder Nieuwe e-mail.
2. Kies bij Handtekening voor de optie Standaard handtekening, of een inbox om die inbox een eigen handtekening te geven.
3. Schrijf de handtekening. Gebruik de knoppen B, I en U voor vet, cursief en onderstrepen.
4. Klik op Handtekening opslaan. Je ziet Handtekening opgeslagen.
5. Herhaal dit eventueel voor andere inboxen en klik dan op Klaar.

Nieuwe e-mails, antwoorden en doorgestuurde e-mails beginnen met een lege regel, dan je handtekening, boven eventuele geciteerde tekst. Een inbox zonder eigen handtekening gebruikt de standaardhandtekening. Als je Van wijzigt, verandert de handtekening in die van die inbox. Om de handtekening uit één e-mail weg te laten, klik je op Handtekening verwijderen onder het bericht.

Een e-mail aan een order of zending koppelen

1. Open de e-mail en klik bovenaan op het optiemenu (⋯).
2. Kies Koppelen aan entiteit.
3. Kies Transportorders of Zendingen onder Zoek om te koppelen.
4. Zoek op referentie of naam en klik op Zoeken.
5. Klik op Koppelen naast het juiste resultaat.
6. Klik op Klaar.

Onder Gekoppeld toont hetzelfde venster waaraan de e-mail gekoppeld is; klik op de × naast een koppeling om die te verwijderen.

Als je een e-mail opent, zoekt Transportial ook naar referenties van je transportorders en zendingen in het onderwerp en het bericht. Gevonden overeenkomsten staan onder Automatisch gedetecteerde koppelingen. Klik op Koppeling bevestigen om de e-mail te koppelen, op Negeren om een overeenkomst te negeren, of op Alles negeren.

Een transportorder maken van een e-mail

1. Open de e-mail en klik op het optiemenu (⋯).
2. Kies Omzetten naar transportorder en wacht terwijl Transportial de e-mail leest.
3. Controleer het formulier voor de nieuwe transportorder dat opent. Het is ingevuld vanuit de e-mail, met de bijlagen als documenten.
4. Vul aan wat ontbreekt en sla de order op. De e-mail wordt aan de nieuwe order gekoppeld.

Kan Transportial geen order uit de e-mail afleiden, dan zie je Er kon geen transportorder worden afgeleid en opent het formulier met het onderwerp en de tekst van de e-mail, zodat je het zelf kunt invullen. Omzetten naar transportorder zie je alleen als je transportorders mag aanmaken.

E-mails bij een transportorder

Het tabblad E-mails van een transportorder toont de e-mails die eraan gekoppeld zijn.

1. Open de transportorder en klik op het tabblad E-mails.
2. Klik op E-mail koppelen. Er opent een paneel met recente mail.
3. Zoek op onderwerp, afzender of tekst en klik op Zoeken.
4. Klik op Koppelen naast de e-mail. De knop verandert in Gekoppeld en de e-mail verschijnt op het tabblad.

Klik op een e-mail op het tabblad om hem te openen; daar kun je Order maken van deze e-mail kiezen om een nieuwe transportorder te starten die vanuit de e-mail is ingevuld. Om een koppeling te verwijderen, klik je op het ontkoppelpictogram (Koppeling verwijderen) in de rij.

E-mails die in een chat binnenkomen, verschijnen daar als kaarten die je kunt uitklappen en beantwoorden. Zie Chatten met collega's en chauffeurs.