Capaciteitscontracten met vervoerders instellen

Een capaciteitscontract is een afspraak met een vervoerder (een charter of onderaannemer). Het legt vast wat je bij de vervoerder inkoopt, voor welke periode, hoe de vervoerder het werk ontvangt en wat ze rekenen. Wordt een trip onder een contract uitgevoerd, dan wordt het een trip van het type Uitbesteed: de vervoerder voert het werk uit, ontvangt de boeking en de kosten worden berekend met de prijsmodules van het contract.

Wat je inkoopt: drie keuzes

Het formulier heeft onder Wat je inkoopt drie kaarten. Je keuze bepaalt wat je op het contract kunt plannen.

Keuze	Gebruik het als
Trips doorzetten naar deze vervoerder	Je hebt een vaste afspraak en draagt trips één voor één over aan de vervoerder. De vervoerder plant zijn eigen trucks en chauffeurs. Dit past bij pakketvervoerders en charters. Het formulier stelt geen vragen over capaciteit.
Een vaste vloot van deze vervoerder	Je koopt een vaste hoeveelheid capaciteit in, bijvoorbeeld elke werkdag vijf trucks met chauffeur. Bij voertuigen, ladingdragers of chauffeurs houdt Transportial er een pool van virtuele resources voor bij (zie hieronder).
Een eenmalige inkoop	Je koopt eenmalig capaciteit in, bijvoorbeeld ruimte op één afvaart of voor een piekweek. Er worden geen resources aangemaakt; trips worden één voor één onder het contract uitbesteed.

Na het opslaan kun je deze keuze niet meer wijzigen. Technisch is Trips doorzetten naar deze vervoerder een vast contract zonder capaciteit, Een vaste vloot van deze vervoerder een vast contract met capaciteit en Een eenmalige inkoop een eenmalig contract.

Je kunt ook contracten zien met de aanduiding Eén doorgezette Trip. Transportial maakt die automatisch aan als het één trip uitbesteedt. Je maakt ze niet zelf aan.

Wat levert de vervoerder? Wat er echt gebeurt

Bij een vaste vloot of een eenmalige inkoop vraagt het formulier Wat levert de vervoerder?. De vier antwoorden lijken op elkaar, maar ze werken heel verschillend.

Antwoord	Wat je inkoopt	Wat Transportial doet
Voertuig	Een aantal voertuigen (meestal met chauffeur) dat je zelf plant.	Bij een vaste vloot houdt Transportial precies Hoeveel virtuele voertuigen bij, met de namen 1 virtual vehicle, 2 virtual vehicle enzovoort. Ze horen bij de vervoerder, gebruiken de vervoerswijze van het contract en staan in een vloot met de naam van het contract. Ze verschijnen op het planbord net als je eigen voertuigen. Plan je een trip op een ervan, dan wordt de trip uitbesteed aan de vervoerder.
Ladingdrager	Trailers, containers of andere ladingdragers van de vervoerder.	Bij een vaste vloot houdt Transportial Hoeveel virtuele ladingdragers bij (1 virtual transport equipment, …), zonder vloot. Een trip die onder het contract wordt uitbesteed, krijgt een virtuele ladingdrager van het contract.
Chauffeur	Alleen chauffeurs, die je eigen voertuigen besturen.	Bij een vaste vloot houdt Transportial Hoeveel virtuele chauffeurs bij (voornaam 1 virtual chauffeur, achternaam de naam van het contract), zonder vloot. Een trip die onder het contract wordt uitbesteed, krijgt een virtuele chauffeur van het contract.
Lading	Ruimte voor je lading, bijvoorbeeld laadmeters, volume of gewicht. De vervoerder bepaalt welke truck en chauffeur hij inzet.	Er worden geen resources aangemaakt. Je draagt trips over aan de vervoerder door het contract op de trip te kiezen. Elke uitbestede trip krijgt een eigen tijdelijk virtueel voertuig met de naam <contract> virtual vehicle, tenzij de trip al een voertuig heeft. Trips onder Trips doorzetten naar deze vervoerder werken op dezelfde manier.

Resourcepools (voertuig, ladingdrager en chauffeur)

• De pool volgt Hoeveel elke keer dat je het contract opslaat. Verhoog je het aantal, dan worden er nieuwe virtuele resources toegevoegd; verlaag je het, dan wordt het overschot verwijderd. Het formulier toont hoeveel planbare virtuele resources Transportial aanhoudt.
• Virtuele resources kun je niet los verwijderen, en een vloot met contractvoertuigen kan niet worden verwijderd. Wijzig in plaats daarvan het contract.
• Alleen voertuigen geven hun contract door aan een trip. Sleep je een trip naar een virtueel voertuig, dan wordt de trip onder dat contract uitbesteed. Een virtuele chauffeur of ladingdrager toewijzen besteedt de trip niet vanzelf uit; kies het contract op de trip.
• Gebruik op het planbord het filter Welke voertuigen wil je zien? om Toon alleen voertuigen met capaciteitscontract, alleen je eigen voertuigen of alle voertuigen te tonen. Chauffeurs en ladingdragers hebben hetzelfde filter. De kolom Capaciteitscontract laat zien bij welk contract een resource hoort.
• Wordt een trip onder het contract afgerond of geannuleerd, dan worden de virtuele resources die hij gebruikte gearchiveerd zodra ze geen andere actieve trips meer hebben. Sla je het contract opnieuw op, dan komen de voertuigen, ladingdragers en chauffeurs van de pool terug.

Ladingcapaciteit wordt niet afgeboekt

Hoeveel en Grootte van één eenheid (optioneel) op een ladingcontract zijn voor je eigen administratie. Transportial boekt er geen trips op af, telt ze niet af en waarschuwt niet als je meer uitbesteedt dan je hebt ingekocht. Houd het volume dat je met de vervoerder hebt afgesproken zelf bij, bijvoorbeeld met een rapport van uitbestede trips per vervoerder.

Een capaciteitscontract aanmaken

1. Open het zijmenu (☰) en kies Capaciteitscontracten.
2. Klik op + Capaciteitscontract aanmaken.
3. Voer onder Vervoerder de Naam in. De capaciteit, de voertuigvloot en de virtuele chauffeurs krijgen deze naam; de capaciteit heeft geen eigen naam.
4. Kies de vervoerder in Vervoerder. Stel Geldig vanaf in en, als het contract afloopt, Geldig tot (leeg = doorlopend).
5. Klik onder Wat je inkoopt op een van de drie kaarten.
6. Kies bij een vaste vloot of een eenmalige inkoop de Vervoerswijze (weg, zee, lucht, spoor …) en beantwoord Wat levert de vervoerder?: Voertuig, Ladingdrager, Chauffeur of Lading.
7. Vul bij Hoeveel in hoeveel je inkoopt. Bij Lading kun je ook Grootte van één eenheid (optioneel) invullen. Bij een vaste vloot van voertuigen, ladingdragers of chauffeurs is dit aantal de grootte van de resourcepool.
8. Klik onder Hoe de vervoerder het werk ontvangt op een kaart (zie hieronder).
9. Voeg onder Kosten de prijsmodules toe die de kosten van de vervoerder berekenen. Zie Prijsmodules uitgelegd.
10. Open eventueel Meer opties. Hier kies je de Administratie waarin de kosten worden geboekt (je hoofdadministratie als dit leeg is), voeg je de contractvoorwaarden en ondertekende documenten toe en stel je de Neutrale CMR in.
11. Klik op Opslaan. Ontbreekt er iets, dan toont het formulier een lijst van wat je nog moet invullen.

Hoe de vervoerder het werk ontvangt

Deze keuze bepaalt hoe de vervoerder de boeking ontvangt. Dit werkt voor elk soort contract hetzelfde. De boeking wordt verstuurd als je een uitbestede trip bevestigt, en opnieuw als je hem annuleert.

• Vervoerderskoppeling of API: kies de integratie. De lijst toont alleen integraties die boekingen kunnen ontvangen; boekhouding, CRM, telematica en vergelijkbare integraties zijn verborgen. Met een koppeling met een pakketvervoerder (UPS, DHL, DPD, FedEx, DSV) boekt het bevestigen van een trip per zending een shipment met label, trekt het annuleren van de trip de nog niet opgehaalde shipments in, en komen trackingupdates automatisch binnen. Een geconfigureerde of bestandssjabloon-integratie ontvangt de transportorder op haar uitgaande databronnen.
• E-mail of bericht: kies een berichtautomatisering. Die stuurt de transportorder met pdf naar de vervoerder. Zie Berichtautomatiseringen.
• Hun Transportial-platform: de trip komt als transportorder binnen op het eigen Transportial-platform van de vervoerder; status, documenten en facturen komen terug. Hiervoor is een actieve netwerkkoppeling met de vervoerder nodig. Zie Samenwerken met vervoerders via het Transportial-netwerk.
• Handmatig (pdf): er wordt niets automatisch verstuurd. Download de opdracht-pdf bij de trip en stuur die zelf door. Kies eventueel een documentsjabloon; het pdf-menu van de trip biedt dat dan aan naast de standaard opdracht-pdf.

Welke methode je ook kiest: vervoerders met een account in het vervoerdersportaal zien de uitbestede trip ook in hun portaal. Zie Het vervoerdersportaal instellen.

Kosten en self-billing

De kosten van een uitbestede trip worden voor elk soort contract op dezelfde manier berekend. Heeft de trip een Spotofferte, dan zijn de regels van de offerte de kosten. Anders worden de prijsmodules van het contract op de trip toegepast en op de vervoerder geboekt. De prijsmodules van het voertuig, de chauffeur of de ladingdrager op de trip worden niet gebruikt, ook niet bij een contract voor alleen chauffeurs.

Een traject dat op een vertrek van een dienstregelingsroute is geboekt, krijgt de prijzen van dat wekelijkse vertrek als het die heeft, anders die van de lijn, anders de prijsmodules van dit contract. Bij een uitbestede trip gaat een spotofferte nog steeds voor, en self-billing gebruikt dezelfde keuze. Zie Dienstregelingsroutes instellen.

Zet Self-billing aan als je de factuur van de vervoerder zelf maakt. Kies daarna de Factuurperiode: Einde van de week, Einde van de week of maand, Einde van de maand, Einde van het kwartaal, Einde van het jaar, Maandelijks vanaf startdatum, Elk kwartaal vanaf startdatum of Jaarlijks vanaf startdatum. Aan het eind van elke periode prijst Transportial de afgeronde trips die onder het contract zijn uitgevoerd met de prijsmodules van het contract en slaat het resultaat op als één inkomende factuur van de vervoerder, als concept dat je kunt controleren. Einde van de trip en Einde van de transportorder worden niet aangeboden, omdat die nooit een self-billingfactuur opleveren.

Contracten aanmaken samen met een nieuwe vervoerder

Als je een bedrijf aanmaakt, heeft het formulier een sectie Capaciteitscontracten. Vul de Gedeelde velden capaciteitscontract één keer in (type, communicatiemethode, start- en eindtijd, self-billing). Klik daarna voor elk contract op + Capaciteitscontract toevoegen. De gedeelde velden gelden voor alle contracten.

Bekijken, bewerken en verwijderen

• Klik op een rij om het contract te zien: Type, communicatiemethode, Self-billing, Gekochte eenheden, de periode, de bedrijven en de administratie.
• Klik op het potloodpictogram of op Bewerken om het te wijzigen. Gebruik het geschiedenispictogram om eerdere versies te zien.
• Klik op Verwijderen en bevestig om het te verwijderen.

Filter de lijst op Contracttype, Communicatiemethode en Geldigheidsperiode.

Een contract gebruiken op een trip

Er zijn drie manieren om een trip onder een contract uit te besteden:

• Maak de trip aan op het tabblad Uitbesteed en kies het contract in Selecteer capaciteitscontract.
• Zoek in de planner het contract in de zijbalk en sleep het naar de trip.
• Plan bij een vaste vloot van voertuigen de trip op een van de virtuele voertuigen van het contract.

Transportial maakt dan een boeking en een uitbestede transportorder voor de vervoerder aan, met je eigen bedrijf als klant. Zie Een trip uitbesteden aan een partner.

Op de boekingsstop van een trip kun je ook een vertrek kiezen van een dienstregelingsroute die onder het contract rijdt. Dat boekt het traject bij de vervoerder en vult het contract voor je in.