Statussen uitgelegd: orders, zendingen, trips en acties

Transportial volgt het werk op vier niveaus, en elk niveau heeft zijn eigen status. De meeste hangen van elkaar af: wat er met een actie op een trip gebeurt, bepaalt de status van de zending, en de zendingen bepalen de status van de order. Dit artikel noemt elke status, wat hij betekent en wat hem verandert.

Hoe de statussen samenhangen

Niveau	Wat het beschrijft	Wie het verandert
Actie (levenscyclus en resultaat)	Eén stop of taak, zoals laden bij een magazijn, en hoe die is verlopen.	De trip waar de actie op staat, de chauffeur, de boordcomputer, de positie van het voertuig of een planner.
Trip	De reis van één voertuig met zijn stops.	Planners, chauffeurs, boordcomputers en een paar platforminstellingen.
Zending	Eén zending binnen een order.	Grotendeels automatisch: berekend uit de levenscycli en resultaten van de acties.
Transportorder	De order van de klant als geheel.	Accepteren, afwijzen en annuleren doe je met de hand. Daarna wordt de status berekend uit de zendingen.

De order- en zendingstatussen worden opnieuw berekend telkens als een trip met hun zendingen wordt opgeslagen, zodat ze het uitgevoerde werk volgen. Een trip wijzigen, starten, een actie afronden of de trip beëindigen telt allemaal als opslaan. Een stop die vanzelf start of afrondt door de positie van het voertuig, en updates van zee- en luchtvrachttracking, zie je in de order en zending terug bij de volgende keer dat de trip wordt opgeslagen.

Statussen van transportorders

Status	Betekenis
Concept	Nog niet af, bijvoorbeeld een order die uit een e-mail of document is gelezen en nog gecontroleerd moet worden.
Aangevraagd	Aangevraagd door een klant, bijvoorbeeld via het klantportaal, en wacht tot jij hem accepteert. Orders die klanten aanmaken, zijn altijd aangevraagd.
Geaccepteerd	Geaccepteerd, met minstens één zending die nog niet gepland is. Orders die je zelf aanmaakt, beginnen hier.
Gedeeltelijk gepland	Een deel van het werk staat op trips, maar niet alles. Wordt ook getoond zolang een zending opnieuw gepland moet worden of maar gedeeltelijk is afgerond.
Gepland	Elke zending is op trips gepland.
Actueel	Elke zending is onderweg of afgerond.
Gerealiseerd	Elke zending is afgerond.
Afgewezen	Een aangevraagde of conceptorder die je hebt afgewezen.
Geannuleerd	De order is geannuleerd.

Wat de orderstatus verandert

Wijziging	Aanleiding	Wat er ook gebeurt
Concept → Aangevraagd	Opslaan als aanvraag op een conceptorder.	-
Aangevraagd of Concept → Geaccepteerd	Accepteren.	Alle zendingen worden Bevestigd. Een gekoppelde offerte wordt geaccepteerd.
Aangevraagd of Concept → Afgewezen	Afwijzen.	Alle zendingen worden geannuleerd en hun tenders worden gesloten.
Aangevraagd of Geaccepteerd → Geannuleerd	Annuleren, op één order of op meerdere in de lijst.	Zendingen die nog niet gepland zijn, worden geannuleerd. Geplande zendingen en hun trips blijven ongemoeid.
Geaccepteerd → Gedeeltelijk gepland → Gepland → Actueel → Gerealiseerd	Automatisch, op basis van de zendingstatussen.	Wordt de order Gerealiseerd en heeft hij nog geen factuur, dan worden de facturen aangemaakt als je prijsstelling aan het einde van de order factureert.
Elke → elke	Bulkbewerking, als je platform het wijzigen van de status daar toestaat.	Alleen de status verandert. Verder gebeurt er niets.

De automatische orderstatus volgt deze regels, de eerste die past wint:

1. Een zending moet opnieuw gepland worden → Gedeeltelijk gepland.
2. Een zending is helemaal niet gepland → Geaccepteerd.
3. Alle zendingen gepland → Gepland.
4. Sommige zendingen (gedeeltelijk) gepland → Gedeeltelijk gepland.
5. Alle zendingen afgerond → Gerealiseerd.
6. Alle zendingen onderweg of afgerond → Actueel.
7. Een zending is gedeeltelijk afgerond → Gedeeltelijk gepland.

Statussen van zendingen

Status	Betekenis
Concept	De order is een concept.
Aangevraagd	De order is aangevraagd en nog niet geaccepteerd.
Bevestigd	Geaccepteerd, nog niets gepland. De zending staat in de planningspool.
Gedeeltelijk gepland	Een deel van de acties staat op een trip, de rest niet.
Gepland	Alle openstaande acties staan op trips.
Gedeeltelijk onderweg	Een trip met een deel van de acties is gestart; andere acties zijn nog niet gepland.
Onderweg	Wordt uitgevoerd: de trips met de acties zijn gestart, of een actie is bezig.
Gedeeltelijk afgerond	Sommige acties zijn klaar, andere moeten nog gepland worden, bijvoorbeeld na het eerste deel van een transport in meerdere etappes.
Afgerond	Elke actie is klaar.
Geannuleerd	De zending is geannuleerd.
Opnieuw plannen nodig	Er is iets misgegaan, zoals een mislukte levering of een trip die halverwege is geannuleerd, en een planner moet de rest opnieuw plannen.

Hoe de zendingstatus wordt berekend

Bij elke keer dat een trip wordt opgeslagen, kijkt Transportial naar alle acties van de zending, ook die van de goederen. De eerste regel die past wint:

1. Een actie is mislukt en nog niet alsnog met succes uitgevoerd → Opnieuw plannen nodig.
2. Alle acties gerealiseerd → Afgerond.
3. Alle acties geprojecteerd of gerealiseerd → Onderweg.
4. Alle acties gepland of gerealiseerd → Gepland.
5. Alle acties aangevraagd → Bevestigd.
6. Een mix van aangevraagd en gerealiseerd → Gedeeltelijk afgerond.
7. Een mix van aangevraagd en actueel → Onderweg.
8. Een mix van aangevraagd en geprojecteerd → Gedeeltelijk onderweg.
9. Een mix van aangevraagd en gepland → Gedeeltelijk gepland.

Opnieuw plannen nodig blijft staan totdat elke resterende actie weer op een trip staat en de mislukte actie alsnog met succes is uitgevoerd door een latere actie van hetzelfde type.

Handmatige wijzigingen

• Als je de order accepteert, afwijst of annuleert, krijgen de zendingen de status zoals hierboven beschreven.
• Op een zending met de status Bevestigd biedt het optiemenu Annuleren om alleen die zending te annuleren. Gebruik dit voordat de zending gepland is; een zending op een trip wordt bij de volgende keer dat de trip wordt opgeslagen opnieuw berekend uit de acties.
• Een bieding op een tender accepteren verandert de zendingstatus niet. Accepteren en plannen zet de zending op een nieuwe trip, en die zet hem dan op Gepland.

Statussen van trips

Status	Betekenis
Concept	Wordt voorbereid. De acties blijven aangevraagd.
Aangevraagd	Voorgesteld maar nog niet in de planning opgenomen, bijvoorbeeld door de optimizer. De acties blijven aangevraagd.
Geaccepteerd	Onderdeel van de planning. Nieuwe trips beginnen hier. De acties worden meteen gepland.
Bevestigd	Klaar om te vertrekken. De trip wordt naar de boordcomputer gestuurd en bij een uitbestede trip gaat de boeking naar de vervoerder.
Onderweg	Gestart. Het is de huidige trip van het voertuig.
Wacht op afronding	De trip is beëindigd en wacht tot een planner hem controleert. Wordt alleen gebruikt als je platform afronding door een planner vereist.
Voltooid	Afgesloten. De facturatie aan het einde van de trip loopt.
Geannuleerd	Wordt niet meer uitgevoerd.

Wat de tripstatus verandert

Wijziging	Aanleiding	Wat er ook gebeurt
Nieuw → Geaccepteerd	Een trip aanmaken, of een order opsplitsen in trips.	De acties worden gepland.
Nieuw → Aangevraagd	De optimizer stelt de trip voor.	-
Geaccepteerd → Bevestigd	Bevestigen op de trip (vereist een voertuig), in het rechtsklikmenu, of voor meerdere trips op het planbord.	Alle acties worden op gepland gezet. De boeking bij de vervoerder wordt verstuurd. De planning gaat naar de boordcomputer.
Bevestigd → Onderweg	Trip starten door een planner of de chauffeur, of de eerste uitvoering die de boordcomputer meldt.	De acties worden geprojecteerd. Staat het voertuig dicht bij de eerste stop, dan start die stop; anders start het rijden ernaartoe.
Onderweg → Voltooid of Wacht op afronding	Trip beëindigen of Trip beëindigen & volgende starten, of automatisch als alle acties klaar zijn en Trip afronden als alle acties voltooid zijn aan staat.	Alle resterende acties worden gerealiseerd. De start- en eindtijd van de trip worden uit de stops overgenomen. Het voertuig wordt vrijgegeven. Bij Voltooid worden de facturen voor het einde van de trip aangemaakt.
Wacht op afronding → Voltooid	Trip afronden.	De facturen voor het einde van de trip worden aangemaakt.
Elke → Geannuleerd	Annuleren op één trip of meerdere, of de optimizer die een trip vervangt.	Zie Wat annuleren doet hieronder.

Sommige trackingintegraties voor zee- en luchtzendingen zetten Onderweg en Voltooid direct op basis van de updates van de vervoerder. Zie Tripstatussen: bevestigen, starten en afronden voor de stappen in de app.

Uitbestede trips en de order van de vervoerder

Een trip die een vervoerder uitvoert onder een capaciteitscontract, krijgt ook een uitbestede transportorder voor die vervoerder. De status daarvan volgt de trip:

Tripstatus	Status van de uitbestede order
Concept, Aangevraagd	Aangevraagd
Geaccepteerd	Geaccepteerd
Bevestigd	Gepland
Onderweg	Actueel
Wacht op afronding, Voltooid	Gerealiseerd
Geannuleerd	Geannuleerd

De boeking bij de vervoerder heeft een eigen status: Concept als hij wordt aangemaakt, Verzonden als de trip wordt opgeslagen, Geannuleerd als de trip wordt geannuleerd. Veerboot- en vervoerdersintegraties kunnen In afwachting van bevestiging, Bevestigd of Mislukt melden. Zie Capaciteitscontracten met vervoerders instellen.

Planstatus en routestatus

Naast de status laat een trip die bezig is zien of hij volgens plan loopt:

• Planstatus per stop: OK, Te vroeg of Te laat, door de verwachte aankomst (of de werkelijke aankomst, zodra het voertuig er is) te vergelijken met het tijdvenster van de stop, met vijf minuten speling. De trip toont de planstatus van de eerstvolgende open stop, en blijft op Te laat zolang er een open stop te laat is. Een geannuleerde trip heeft geen planstatus.
• Routestatus: Op route of Van route af, door de laatste positie van het voertuig te vergelijken met de geplande route.

Levenscyclus van acties

Elke actie, zoals een stop, laden, lossen of het rijden tussen twee stops, heeft een levenscyclus:

Levenscyclus	In OpenMove	Betekenis
Aangevraagd	Aangevraagd	Nog niet op een trip, of op een concept- of aangevraagde trip. De actie staat in de planningspool.
Gepland	Gepland	Op een geaccepteerde of bevestigde trip.
Geprojecteerd	Geprojecteerd	De trip is gestart en de actie komt eraan.
Actueel	Bezig	Gebeurt nu: de chauffeur heeft de actie gestart of het voertuig is aangekomen.
Gerealiseerd	Voltooid	Afgehandeld. De tijd en het resultaat zijn vastgelegd; het resultaat zegt of het gelukt is.

Een stop bevat subacties, zoals laden, lossen en een trailer koppelen. Een subactie starten of afronden zet ook de stop verder, en de stop is gerealiseerd zodra zijn laatste subactie dat is. Een stop afronden start het rijden naar de volgende stop, en een stop starten beëindigt het rijden ernaartoe.

Wat de levenscyclus verandert

Wijziging	Aanleiding
Aangevraagd → Gepland	De actie wordt op een trip gezet die geaccepteerd is of verder. Als je de trip bevestigt, worden al zijn acties opnieuw op gepland gezet.
Gepland → Geprojecteerd	Trip starten.
→ Actueel	Actueel maken op de actie, de chauffeur die de actie start in OpenMove of op de boordcomputer, of het voertuig dat op de locatie aankomt (zie de instelling hieronder).
Actueel → Gerealiseerd	Afronden op de actie, de chauffeur die de actie afrondt, of het voertuig dat de locatie verlaat.
Alle → Gerealiseerd	Alle acties afronden op een trip die onderweg is (beëindigt de trip niet), of Trip beëindigen (realiseert elke open actie, ook die nooit zijn uitgevoerd).
→ Aangevraagd	Als je de trip annuleert, gaan de acties die hij niet heeft uitgevoerd terug naar de planningspool.

• Aankomst en vertrek. Komt de positie van het voertuig binnen de geofence van de volgende stop, dan start de stop. Verlaat het voertuig die weer (of komt het meer dan 500 meter ver als de locatie geen geofence heeft), dan wordt de stop afgerond en start het rijden naar de volgende stop. Aankomst kun je uitschakelen met Acties automatisch starten bij aankomst op de locatie; vertrek rondt de stop altijd af.
• Acties zonder trip. Koppel- en ontkoppelacties die direct op een voertuig, chauffeur of trailer zijn gepland, starten automatisch zodra hun starttijd voorbij is, als Geplande koppel-/ontkoppelacties automatisch uitvoeren aan staat.
• Vergrendelde acties. Acties die actueel of gerealiseerd zijn, kun je niet meer verplaatsen of verwijderen. Gebruik Tijden bewerken om de tijden van een gerealiseerde actie te corrigeren.

Actieresultaten

Als een actie wordt afgerond, krijgt hij een resultaat dat aangeeft hoe het is gegaan:

Resultaat	Betekenis	Effect
Uitgevoerd	Uitgevoerd zoals gepland. Dit is de standaard.	Geen.
Gedeeltelijk uitgevoerd	Maar een deel is gedaan, bijvoorbeeld minder pallets geladen. OpenMove vraagt om een reden.	Telt als uitgevoerd: de zending kan nog steeds worden afgerond. Controleer de opmerkingen en de goederenaantallen.
Niet mogelijk	Niet uitgevoerd, bijvoorbeeld omdat de ontvanger gesloten was of de goederen weigerde. OpenMove vraagt om een reden.	Start opnieuw plannen (zie hieronder).
Geannuleerd	Afgeblazen. Wordt alleen gemeld door boordcomputers en integraties.	Telt als uitgevoerd.
Geannuleerd - moet opnieuw worden gepland	Door Transportial gezet op de resterende acties na een mislukking, zodat ze opnieuw gepland kunnen worden.	Houdt de zending op Opnieuw plannen nodig.

Naast de status kan een resultaat een reden bevatten, opmerkingen, foto's, handtekeningen en documenten, de per regel getelde of gescande goederen, antwoorden op vragenlijsten, antwoorden die afwijken van de ordergegevens, en een nieuwe datum die de ontvanger heeft gevraagd. De chauffeur vult deze in OpenMove in, via de vragenlijst voor actieresultaten die je platform per actietype heeft ingesteld, of op de boordcomputer. Planners zetten resultaten met Afronden of Alle acties afronden. Zie Een stop uitvoeren en Actievragenlijsten beantwoorden.

Wat een mislukte actie in gang zet

Als een actie wordt afgerond als Niet mogelijk, of met een nieuwe datum die de ontvanger heeft gevraagd:

1. De resterende acties van de zending op die trip worden afgesloten met Geannuleerd - moet opnieuw worden gepland.
2. De zending krijgt de status Opnieuw plannen nodig, en de order Gedeeltelijk gepland.
3. De teammanagers van de order krijgen een melding: Action Failed - Re-planning Required of Delivery Rescheduled - Re-planning Required.
4. Er wordt een planningsuitzondering geopend. Die sluit vanzelf zodra de zending opnieuw is gepland. Zie Planningsuitzonderingen afhandelen.

Plan het resterende werk van de zending op een nieuwe trip. Wordt de actie later alsnog met succes uitgevoerd, dan volgt de zendingstatus weer de acties.

Wat annuleren doet

Een trip annuleren

Wat er gebeurt, hangt af van de instellingen bij Trip annuleren van je platform. Met alle instellingen aan (de standaard):

• Acties die de trip niet heeft uitgevoerd, gaan terug naar Aangevraagd, in de planningspool, zonder ETA of planstatus.
• Een stop die de chauffeur heeft gestart maar niet afgerond, gaat ook terug.
• Voor een zending die halverwege was, wordt een actie toegevoegd die vastlegt waar de goederen nu zijn, zodat de rest vanaf daar gepland kan worden.
• Die zending krijgt de status Opnieuw plannen nodig, en de teammanagers van de order krijgen een melding Trip Cancelled - Re-planning Required.
• Het voertuig wordt vrijgegeven, de verwachte kosten van de trip worden verwijderd en de boeking bij de vervoerder wordt geannuleerd.

Een zending of een order annuleren

• Een order annuleren annuleert de zendingen die nog Aangevraagd of Bevestigd zijn en sluit hun tenders. Zendingen op trips blijven ongemoeid.
• Een aangevraagde order afwijzen annuleert al zijn zendingen.
• Een order verwijderen annuleert al zijn zendingen.

Instellingen die de levenscycli veranderen

Platformbeheerders vinden deze onder Instellingen › Omgeving › Planning. Zie Je omgeving configureren.

Instelling	Standaard	Effect
Vereis afronding door de planner voordat een trip kan worden afgerond	Uit	Trip beëindigen leidt tot Wacht op afronding. Een planner moet op Trip afronden klikken, wat ook de facturen aanmaakt.
Trip afronden als alle acties voltooid zijn	Uit	De trip eindigt vanzelf zodra al zijn acties gerealiseerd zijn.
Acties automatisch starten bij aankomst op de locatie	Aan	Een stop start als het voertuig de geofence van de locatie binnenrijdt.
Geplande koppel-/ontkoppelacties automatisch uitvoeren	Aan	Koppel- en ontkoppelacties die zonder trip zijn gepland, starten op hun starttijd.
Gegroepeerde acties afronden	Een voor een	Of chauffeurs de acties op één locatie een voor een afronden, zelf kiezen welke ze samen doen, of ze allemaal tegelijk doen.
Trip annuleren	Alles aan	Wat het annuleren van een trip doet, zoals hierboven beschreven.
Vragenlijsten voor actieresultaten	Geen	Vragen die de chauffeur per actietype beantwoordt. De antwoorden kunnen het resultaat en de reden ervan bepalen.

Trips worden nooit automatisch bevestigd, en orders van klanten worden nooit automatisch geaccepteerd. Facturen worden alleen aan het einde van een trip of order aangemaakt als je prijsstelling op dat moment factureert.

Verwante statussen

Offertes

Concept → Open als je de offerte verstuurt → Geaccepteerd of Afgewezen door de klant, in de app of via de gedeelde link. Gefactureerd zodra er een factuur van is gemaakt, met de hand of automatisch als de order gerealiseerd is. Geannuleerd zet je met de hand. Een offerte accepteren accepteert ook de order. Zie Offertes maken en versturen.

Facturen

Automatisch aangemaakte facturen beginnen als Concept; een factuur van 0 wordt meteen Betaald. Inkomende facturen van een team met managers wachten in Wacht op goedkeuring tot een manager Goedgekeurd of Afgewezen kiest. Door te versturen wordt een factuur Open. Herinneringen maken hem Herinnerd. Hij wordt Betaald zodra het openstaande bedrag nul is, via je boekhoudpakket, een betaalprovider of een betaling die je registreert. Te laat en Geannuleerd zet je met de hand. Zie Facturen maken, versturen en opvolgen.

Tenders en biedingen

Een tender is Open als hij gepubliceerd is en Gesloten zodra je een bieding accepteert. Een bieding is Geboden, en daarna Geaccepteerd, Afgewezen of Niet gekozen (als een andere bieding wint). Een tegenbod wijst de oude bieding af en maakt een nieuwe aan. De zending annuleren of de order afwijzen sluit de tender. Zie Biedingen beoordelen en accepteren.

eCMR-vrachtbrieven

Uitgegeven → Onderweg zodra de afzender en de vervoerder voor de overname hebben getekend → Afgeleverd als de geadresseerde tekent, of als de levering zonder de geadresseerde wordt vastgelegd omdat die weigerde of afwezig was (als je platform dat toestaat). Een eCMR kan alleen Geannuleerd worden voordat iemand heeft getekend. Voorbehouden en correcties worden op de vrachtbrief vastgelegd, maar veranderen de status niet. De eCMR-status staat los van de levenscyclus van de actie: een losactie afronden levert de eCMR niet af, en andersom ook niet.

Tijdslotboekingen

Een dockboeking begint als Aangevraagd, of meteen als Bevestigd als de locatie boekingen automatisch bevestigt. Hij kan Geannuleerd worden.

To-do's en planningsuitzonderingen

Een to-do volgt zijn kolom op het bord: To-do, Bezig of Voltooid. Hij toont Verlopen zodra de deadline voorbij is en hij niet is voltooid. Planningsuitzonderingen staan op Open tot je ze accepteert of negeert, of tot ze automatisch worden gesloten omdat het probleem is opgelost.

Samenvatting: wat één wijziging in gang zet

Gebeurtenis	Gevolg
Order geaccepteerd	Zendingen Bevestigd; gekoppelde offerte geaccepteerd.
Zending op een geaccepteerde trip gezet	Acties gepland → zending Gepland → order Gepland of Gedeeltelijk gepland.
Trip bevestigd	Acties gepland; boordcomputer en vervoerder ontvangen de trip.
Trip gestart	Acties geprojecteerd → zending Onderweg → order Actueel zodra al zijn zendingen onderweg zijn.
Actie afgerond als Niet mogelijk	Resterende acties afgesloten → zending Opnieuw plannen nodig → order Gedeeltelijk gepland; planners krijgen een melding.
Trip beëindigd	Alle acties gerealiseerd → zendingen Afgerond → order Gerealiseerd → facturen aangemaakt als je prijsstelling dat aangeeft.
Trip geannuleerd	Open acties terug in de planningspool; halverwege uitgevoerde zendingen Opnieuw plannen nodig; boeking geannuleerd.
Order geannuleerd	Niet-geplande zendingen Geannuleerd; trips blijven gewoon rijden.