Het klantportaal instellen

Het klantportaal is een vereenvoudigde versie van Transportial voor je klanten. Een klant logt in met een eigen account en ziet alleen de orders, offertes, facturen en documenten van de bedrijven die jij toestaat. Jij bepaalt welke onderdelen van het portaal aanstaan en wat klanten zelf mogen wijzigen.

Het portaal aanzetten en de pagina's kiezen

1. Open het zijmenu (☰) en kies Instellingen.
2. Open het tabblad Omgeving.
3. Klap de sectie Klantportaal uit.
4. Zet Klantportaal inschakelen aan.
5. Zet de pagina's aan of uit: Orders tonen, Offertes tonen, Facturen tonen, Documenten tonen, Live tracking tonen, Meldingen tonen, Orderaanvraag tonen, Instellingen tonen en Chat tonen.
6. Kies de Locatiezichtbaarheid in portaal (zie hieronder).
7. Bepaal of je Gegevens van andere klanten anonimiseren op gedeelde trips aanzet.
8. Sla de instellingen op.

Locatiezichtbaarheid	Wat de klant kan opzoeken in het formulier voor een orderaanvraag
Alleen eigen locaties	Alleen de locaties van de eigen bedrijven. Dit is de standaard en de veiligste keuze.
Alle locaties, adres zonder naam	Elk adres in je adresboek, zonder de naam van de locatie.
Alle locaties	Elke locatie met haar naam.

Een klant uitnodigen voor het portaal

1. Open het zijmenu (☰) en kies Gebruikers.
2. Klik op + Nieuwe gebruiker.
3. Voer de voornaam, achternaam, gebruikersnaam en het e-mailadres in.
4. Kies een rol in Rol selecteren, bijvoorbeeld de vooraf ingestelde rol Klant.
5. Kies in Selecteer accounttype voor Klant.
6. Kies in Bedrijven die deze gebruiker mag zien de bedrijven van de klant.
7. Kies de taal en klik op Uitnodigen.

De klant ontvangt een uitnodiging om een wachtwoord in te stellen. Na het inloggen komt de klant direct in het portaal in plaats van op het normale dashboard. Zie Gebruikers voor meer over het uitnodigen en blokkeren van gebruikers.

Prijzen en kosten in het portaal

Een klant ziet alleen het geld van de eigen kant: de eigen prijs, offertes en facturen. Je kosten, wat je onderaannemers betaalt, marges, budgetten, grootboekregels en kredietgegevens worden nooit naar een portaalgebruiker gestuurd. Deellinks (een gedeelde order of Trip, een track & trace-pagina van een zending en de openbare offerte- en factuurpagina's) tonen dezelfde klantweergave, en de Trips daarop bevatten helemaal geen bedragen.

Op de pagina's Offertes en Facturen ziet een portaalgebruiker elk document waarop het eigen bedrijf de andere partij is. Het filter Documenten wisselt tussen Ontvangen (wat jij hen stuurde) en Verzonden (wat zij jou stuurden). Klanten beginnen op Ontvangen.

Ordertools voor klanten

Drie platformfuncties voegen ordertools aan het portaal toe. Voeg de gewenste toe aan Functies onder Instellingen > Omgeving > Algemeen: portalCutOff (uiterste besteltijden), portalChangeRequests (wijzigings- en annuleringsverzoeken) en portalDocumentUpload (documenten uploaden). Hun instellingen verschijnen dan in de sectie Klantportaal.

Uiterste besteltijden

1. Klik onder Uiterste besteltijden op Regel toevoegen.
2. Vul een Naam van de regel in.
3. Vul eventueel Zendingtypes (kommagescheiden, leeg = alle) in.
4. Stel de Uiterste tijd en de Dagen voor het laden in, bijvoorbeeld 16:00 en 1: een order die woensdag laadt, moet dan voor dinsdag 16:00 geplaatst zijn.
5. Kies de Tijdzone: Laadlocatie of Platform. Zet Alleen werkdagen tellen aan om weekenden over te slaan.
6. Kies wat er gebeurt met Te late portalorders: Weigeren met de vroegste datum of Accepteren met een waarschuwing.
7. Kies Te late orders van planners: Geen controle of Order markeren. Planners worden nooit geweigerd.
8. Sla de instellingen op.

Passen meerdere regels, dan wint een regel voor het type van de zending van een algemene regel, en geldt de strengste regel. Geïmporteerde orders worden niet gecontroleerd.

Wijzigings- en annuleringsverzoeken

• Afhandeling: Planner keurt elk verzoek goed, of Direct doorvoeren zolang niets gepland is. Bij de tweede keuze wordt een verzoek meteen doorgevoerd zolang de order niet op een Trip staat, niet on hold is en nog concept, aangevraagd of geaccepteerd is; anders beslist een planner.
• Verzoeken mogelijk tot: Het laden begint, De Trip is bevestigd (de standaard) of Een aantal uur voor het laden, met de Uren voor het laden.
• Klanten mogen annulering aanvragen: standaard aan.
• Wat klanten mogen wijzigen: Data, Referenties, Goederen, Adressen en Notities.

Een order kan één openstaand verzoek tegelijk hebben. Een wachtend verzoek staat op de transportorder onder Wijzigingsverzoeken van de klant, met wat er van oud naar nieuw verandert:

1. Open de transportorder.
2. Controleer onder Wijzigingsverzoeken van de klant het verzoek en voeg eventueel een Notitie voor de klant toe.
3. Klik op Goedkeuren om het door te voeren op de order zoals die nu is, of op Afwijzen.

Beslissen vraagt het recht om orderwijzigingsverzoeken goed te keuren of om transportorders bij te werken. Een verzoek op een order die on hold staat, kan niet worden doorgevoerd. Gebruik voor berichten aan planners of klanten de triggers Nadat een klant een orderwijziging aanvraagt, Nadat een orderwijziging van een klant is goedgekeurd en Nadat een orderwijziging van een klant is afgewezen in een berichtautomatisering. Zie Berichtautomatiseringen.

Documenten uploaden

• Documenttypes die klanten mogen uploaden: standaard pakbonnen, douanedocumenten, weegbonnen en overige documenten.
• Toegestane bestandstypes (MIME, kommagescheiden): standaard pdf en afbeeldingen.
• Maximale bestandsgrootte (MB): standaard 20.
• Uploads naar de documentinbox sturen: werkt alleen als de documentinbox aanstaat. Zie Documenten verwerken in de documentinbox.

Geüploade bestanden worden aan de order toegevoegd, of aan de zending die de klant koos, gemarkeerd als aangeleverd door de klant. Ze tellen mee voor de verplichte documenten van de order; zie Verplichte documenten bijhouden.

Andere regels voor één klant

Open het bedrijf van de klant en bewerk het. In de sectie Orders in het klantportaal zet je Geen uiterste besteltijd voor deze klant aan, of geef je de klant eigen regels voor uiterste besteltijden en een eigen keuze voor Te late portalorders. Je kunt ook Afhandeling, Verzoeken mogelijk tot en Klanten mogen annulering aanvragen voor deze klant instellen. Platformstandaard houdt de instelling van het platform aan. De eigen regels van een klant worden vóór de platformregels geprobeerd.

Track & trace-links per zending

Met de platformfunctie consignmentTracking kan elke zending een eigen openbare track & trace-pagina krijgen. Het deel Track & trace-links per zending van de sectie Klantportaal bepaalt wat een nieuwe link toont (kaart met de route, verwachte aankomsttijden, volledige adressen, statustijdlijn, afleverbewijs na aflevering, live positie van het voertuig, referenties), hoeveel dagen een link na aflevering blijft werken (standaard 30, 0 = geen verloop) en hoe vaak de pagina ververst.

Planners maken, kopiëren, trekken in en vernieuwen de link op de zending zelf; zie Een transportorder en de tracking delen. Gebruik de trigger Nadat een track & trace-link van een zending is gemaakt of vernieuwd in een berichtautomatisering om de link automatisch te versturen.

Klanten van meerdere platforms

Met de platformfunctie portalTenantSwitcher krijgt een portaalaccount dat bij meer dan één platform hoort een keuzelijst Bedrijf in de zijbalk van het portaal om daartussen te wisselen.

Wat de klant ziet

Het portaal heeft een zijbalk met Overzicht en de pagina's die je hebt aangezet. Het logo van je platform staat bovenaan. Lees Het klantportaal gebruiken voor een beschrijving per pagina die je met klanten kunt delen. Vervoerders kunnen hetzelfde portaal gebruiken voor de Trips die je aan hen uitbesteedt; zie Het vervoerdersportaal instellen.