Contactpersonen en contactgegevens beheren

Transportial bewaart twee soorten contactinformatie. Contactpersonen zijn de mensen bij een bedrijf, zoals een planner of een medewerker van de financiële afdeling. Contactgegevens zijn losse waarden zoals een e-mailadres, een telefoonnummer of een IBAN. Er is geen aparte contactenlijst: contactpersonen horen bij een bedrijf, en contactgegevens horen bij een bedrijf, een locatie, een transportorder of een chauffeur.

Een contactpersoon toevoegen aan een bedrijf

1. Open het zijmenu (☰) en kies Bedrijven.
2. Klik op Bewerken aan het eind van de rij van het bedrijf.
3. Scrol naar Contactpersonen en klik op + Contactgegevens toevoegen.
4. Voer de Voornaam en Achternaam in.
5. Voer de E-mail, Positie, het Telefoonnummer en het Mobiel telefoonnummer in die je kent.
6. Herhaal dit voor meer mensen en klik daarna op Opslaan.

Om een contactpersoon te verwijderen, klik je op de sluitknop (×) op het blok van die persoon en sla je het bedrijf op.

Een contactpersoon toevoegen terwijl je werkt

Op een transportorder, offerte of factuur verschijnt het veld Contactpersonen zodra je het bedrijf hebt gekozen. Het toont de contactpersonen van dat bedrijf.

1. Kies eerst de klant of het bedrijf.
2. Klik op het veld Contactpersonen en begin een naam te typen.
3. Staat de persoon er niet bij, kies dan Nieuwe contactpersoon.
4. Vul de naam, het e-mailadres, de functie en de telefoonnummers in.
5. Klik op Opslaan. De nieuwe persoon wordt geselecteerd en aan het bedrijf toegevoegd.

Contactgegevens toevoegen

Bedrijven en locaties hebben in hun formulier een sectie Contactgegevens.

1. Open het formulier van het bedrijf of de locatie en ga naar Contactgegevens.
2. Klik op + Contactgegevens toevoegen.
3. Kies het Type (zie de lijst hieronder).
4. Voer de Waarde in, bijvoorbeeld het e-mailadres of het telefoonnummer.
5. Optioneel: klik op + Opmerking toevoegen en typ een notitie in Opmerkingen, zoals "alleen tijdens kantooruren".
6. Klik op Opslaan.

Type	Gebruik het voor
E-mail	Een algemeen e-mailadres of dat van een afdeling.
Telefoonnummer	Het telefoonnummer van een receptie, planningsafdeling of poort.
IBAN	Een bankrekeningnummer, bijvoorbeeld om op documenten te tonen.
GLN	Een Global Location Number dat in EDI-berichten wordt gebruikt.
Btw-nummer	Een extra btw-nummer.
Naam	Een naam om contact mee op te nemen, zonder een volledige contactpersoon aan te maken.
Anders...	Al het andere.

Contactinformatie vinden

• Open bij een bedrijf het tabblad Informatie en klap Contactpersonen of Contactgegevens uit. Het getal tussen haakjes geeft aan hoeveel er zijn.
• Klap bij een locatie Contactgegevens uit op het eerste tabblad.
• Klik op een transportorder op de naam van de contactpersoon naast de klant om diens gegevens te openen.