Het klantportaal gebruiken

Dit artikel is voor klanten van een transportbedrijf dat Transportial gebruikt. Met een portaalaccount volg je je transporten en handel je offertes en facturen af zonder de planners te bellen of te mailen. Je transportbedrijf bepaalt welke pagina's en tools je ziet, dus sommige onderdelen hieronder ontbreken misschien.

Overzicht

Na het inloggen zie je het Overzicht. Het toont tegels voor Actieve Orders, Openstaande Offertes, Openstaande Facturen en Totaal aantal orders, een Orders per status, je Actieve Zendingen met hun ophaal- en afleveradres, en je Recente Offertes. Klik op een tegel of op Alles bekijken om naar de volledige lijst te gaan.

Op een telefoon staan de eerste pagina's in de balk onderaan het scherm; tik op Meer voor de rest. Hoort je account bij meerdere transportbedrijven, kies dan het bedrijf in Bedrijf in de zijbalk.

Je orders volgen

1. Klik op Orders in de zijbalk.
2. Zoek met Zoek orders... of scrol door de lijst. Die toont de orderreferentie, naam, route, leveringsvoorwaarden, het aantal zendingen, de status en de aanmaakdatum.
3. Klik op een order om die te openen. Track & Trace laat zien hoe ver de order is.
4. Lees de zendingen met hun locaties, data en goederen (gewicht, afmetingen, laadmeters).
5. Klik op Downloaden naast een document om het op te slaan.
6. Klik op Terug om terug te gaan naar de lijst.

Live volgen toont je Actieve Orders op een kaart, met de trip van elke order. Watchtower geeft een overzicht van de voortgang van je transporten. Je transportbedrijf kan je ook per zending een track & trace-link sturen, die een volgpagina opent zonder in te loggen.

Een nieuw transport aanvragen

1. Klik op Nieuwe aanvraag.
2. Voer onder Algemene Informatie de Ordernaam (verplicht), je Referentie en een Omschrijving in.
3. Zoek onder Ophalen het Ophaallocatie en stel de Datum & Tijd in en, indien nodig, het Einde tijdvenster.
4. Doe hetzelfde onder Afleveren.
5. Beschrijf onder Goederen & ladingdragers elk item: omschrijving, Gewicht (kg), Aantal, lengte, breedte en hoogte in cm, en vink Gevaarlijke stoffen (ADR) aan als dat van toepassing is. Klik op Artikel Toevoegen voor meer.
6. Voeg Aanvullende Opmerkingen toe, zoals behandelinstructies.
7. Klik op Aanvraag indienen.

Je ziet Aanvraag ingediend!. Het transportbedrijf beoordeelt de aanvraag en je krijgt bericht. Kies Mijn Orders Bekijken of Nog een aanvraag aanmaken.

Een order wijzigen of annuleren

1. Open de order.
2. Klik onder Deze order wijzigen of annuleren op Wijziging aanvragen of Annulering aanvragen.
3. Pas voor een wijziging aan wat nodig is, zoals data, referenties, goederen of adressen, en geef eventueel een Reden (optioneel). Klik op Verzoek versturen.
4. Geef voor een annulering eventueel een reden en klik op Annuleringsverzoek versturen.

Het paneel vertelt of de planners je verzoek beoordelen of dat het meteen wordt doorgevoerd, en tot wanneer verzoeken mogelijk zijn. Je verzoek toont zijn status: Wacht op goedkeuring, Goedgekeurd, Afgewezen of Ingetrokken, met een eventuele notitie van de planner. Klik op Intrekken om een verzoek terug te nemen dat nog wacht. Kan er niets meer worden gewijzigd, bijvoorbeeld omdat het laden is begonnen, dan meldt het paneel dat.

Een document uploaden

1. Open de order en ga naar Document uploaden.
2. Kies het Documenttype.
3. Heeft de order meerdere zendingen, kies dan de zending of Hele order.
4. Vul eventueel een Naam (optioneel) in, kies het bestand en klik op Uploaden.

Een offerte accepteren of afwijzen

1. Klik op Offertes.
2. Klik op een offerte met de status Open.
3. Controleer de regels. Regels met optioneel kun je aan- of uitvinken; het totaal wordt bijgewerkt.
4. Klik op Accepteren of Afwijzen.

Het filter Documenten op de pagina's Offertes en Facturen wisselt tussen Ontvangen (documenten die het transportbedrijf je stuurde, de standaard) en Verzonden (documenten die jouw bedrijf hen stuurde).

Zijn er na de prijsafspraak kosten aan een order toegevoegd, dan toont de order ze onder Toeslagen. Ze worden pas gefactureerd als je ze goedkeurt: klik bij elke toeslag op Goedkeuren of Afwijzen en bevestig.

Facturen, documenten, chat en instellingen

• Facturen: je facturen met hun vervaldatum, totaal en status, zoals Open, Betaald of Te laat. Klik op een factuur om de details te zien en de PDF te downloaden.
• Documenten: bestanden die met je zijn gedeeld, zoals CMR's en afleverbonnen. Klik op een rij om het bestand te openen.
• Berichten: gesprekken met de planners over je zendingen.
• Meldingen en Instellingen: je meldingen en persoonlijke voorkeuren.