Een transportorder aanmaken
Voer een nieuwe order in met klant, zendingen, stops en goederen, en sla hem op als geaccepteerd of als aanvraag.
Bijgewerkt 13 oktober 2026
Een transportorder is het verzoek van een klant om goederen te vervoeren. Hij bevat een of meer zendingen, en elke zending heeft zijn eigen stops (acties) en goederen. Zodra de order is opgeslagen, kun je de zendingen ervan op trips plannen.
Het orderformulier openen
Je kunt op drie manieren een nieuwe order starten:
- Klik op Nieuwe transportorder in de kopbalk (de knop met het +-pictogram).
- Open het zijmenu (☰, rechtsboven) en klik bovenaan op Nieuwe order.
- Open de lijst met transportorders (het orderpictogram in de kopbalk) en klik op + Order aanmaken.
Het formulier opent in een paneel aan de rechterkant. Afhankelijk van de instellingen van je platform zijn sommige velden al ingevuld vanuit een standaard ordersjabloon.
De order invullen
- Kies de klant bij Klant. Begin met typen om in je bedrijven te zoeken. Bestaat het bedrijf nog niet, kies dan "…" toevoegen om het aan te maken.
- Vul een Naam voor de order in, bijvoorbeeld het eigen ordernummer van de klant.
- Kies eventueel een Contract. Als je een contract kiest, wordt ook de bijbehorende klant gekozen.
- Vul eventueel een Referentiebeschrijving in, zoals de referentie van de klant.
- Controleer de leveringsvoorwaarden (Incoterms) bij Selecteer leveringsvoorwaarden. De standaard van je platform is al gekozen.
- Kies eventueel een Team en, als je platform de financiële module gebruikt, een Administratie.
- Voeg de zendingen toe onder Zendingen. Zie Zendingen en goederen toevoegen.
- Klik op Opslaan of Opslaan als aanvraag.
Opslaan maakt de order aan met de status Geaccepteerd, zodat hij klaar is om te plannen. Opslaan als aanvraag maakt hem aan met de status Aangevraagd, zodat iemand hem eerst kan beoordelen en accepteren. Zie Een transportorder accepteren, afwijzen en plannen.
Velden op het orderformulier
| Veld | Waarvoor het dient |
|---|---|
| Klant | Verplicht. Het bedrijf dat het transport bestelt. Prijzen en contracten volgen de klant. |
| Naam | Verplicht. Hoe de order in lijsten wordt getoond. Transportial geeft elke order ook een eigen ordernummer, getoond als #nummer. |
| Contract | Koppelt de order aan een klantcontract. Alleen contracten van de gekozen klant worden aangeboden. |
| Referentiebeschrijving | Vrije referentietekst, getoond op de order en op documenten. |
| Leveringsvoorwaarden | Verplicht. De Incoterm (EXW, FCA, FAS, FOB, CPT, CIP, CFR, CIF, DAP, DPU of DDP). |
| Team | Het team dat verantwoordelijk is voor de order. Zendingen nemen het over. |
| Administratie | Alleen met de financiële module. De administratie voor offertes en facturen. Je kunt deze niet meer wijzigen nadat de order voor het eerst is opgeslagen. |
| Beschrijving | Vrije tekst over de order. |
| Documenten | Bestanden die bij de order horen. Zie Documenten toevoegen aan een transportorder. |
| Kostenelementen | Alleen met de financiële module. Kosten- en omzetregels voor de order. Zie Prijzen, kosten en facturen van een transportorder. |
| Notities en Contactgegevens | Interne notities en contactgegevens voor deze order. |
| Spotofferte | Alleen met de financiële module. Zet dit aan om direct in het formulier een prijs voor deze order op te bouwen. |
De opslagknoppen blijven uitgeschakeld totdat elk verplicht veld is ingevuld. Afhankelijk van de instellingen van je platform kan je beheerder meer velden verplicht maken.
Mogelijk dubbele order
Transportial vergelijkt elke nieuwe order met de orders die de afgelopen dagen zijn aangemaakt. Standaard vergelijkt het de Klant en de klantreferentie (de Referentiebeschrijving). Zodra beide zijn ingevuld en overeenkomen met een bestaande order, verschijnt bovenaan het formulier een waarschuwing met de overeenkomende orders. Klik op een ordernummer om die order in een nieuw tabblad te openen.
- Controleer de orders in de waarschuwing. Bestaat de order al, sluit dan het formulier of werk in plaats daarvan de bestaande order bij.
- Is het echt een nieuwe order, klik dan op Opslaan. Het venster Mogelijk dubbele order opent.
- Klik op Toch aanmaken om de order aan te maken, of op Terug om terug te gaan naar het formulier.
Als je platform dubbele orders blokkeert, staat in het venster Er bestaat al een order met dezelfde gegevens, dus deze order kan niet worden aangemaakt en kun je alleen Terug kiezen.
De controle op dubbele orders instellen
Gebruikers met toegang tot het tabblad Omgeving van Instellingen stellen de controle in in de sectie Vragenlijsten voor actieresultaten, onder Waarschuwing voor dubbele orders:
- Nieuwe orders controleren op dubbelen: staat standaard aan.
- Velden die een duplicaat herkennen: alle gekozen velden moeten overeenkomen. Kies uit Klant, Klantreferentie, Containernummer, Boekingsreferentie, of typ de naam van een orderreferentie. Klant alleen is niet genoeg: voeg minstens één referentieveld toe.
- Terugkijkperiode (dagen): hoe ver terug wordt vergeleken, gerekend vanaf de dag waarop de bestaande orders zijn aangemaakt. De standaard is 30.
- Kies per kanaal Toestaan (geen controle), Waarschuwen of Blokkeren: Orders ingevoerd in de app, Orders uit het klantportaal, Orders via de API, Orders uit integraties en imports, Orders aangemaakt uit documenten (AI) en Orders aangemaakt uit e-mail. Standaard staan ze allemaal op Waarschuwen.
De controle loopt alleen als een order wordt aangemaakt, niet als hij wordt gewijzigd. Orders die door een terugkerend schema zijn aangemaakt, doorgezette orders en sjablonen worden nooit gecontroleerd. Bij automatische kanalen wordt de order met Waarschuwen toch aangemaakt, en met Blokkeren overgeslagen en als duplicaat gemeld in het importresultaat.
Hoe het formulier eruitziet
Het formulier volgt je persoonlijke interface-instellingen (zie Persoonlijke instellingen):
- Staat Formuliertype op Dynamisch, dan is elke zending een kaart. Klik op de kaart om de zending in een eigen paneel te openen.
- Met het platte formuliertype opent het formulier over de volle breedte en bewerk je elke zending op dezelfde pagina.
- Staat Formulieren vereenvoudigen aan, dan verbergt het formulier de naam, beschrijving, notities en contactgegevens, en toont het direct één zending.
Volgende stappen
Plan de order op een trip vanuit het planbord, of zie Een transportorder accepteren, afwijzen en plannen.