Offertes maken en versturen

Een offerte is een prijsvoorstel aan een klant. Je verstuurt hem vanuit Transportial, de klant accepteert of wijst hem online af, en je zet een geaccepteerde offerte om in een factuur of een transportorder. Offertes die je van vervoerders ontvangt, staan onder Inkomende offertes.

De offertes openen

1. Zet het dashboard op de weergave Financieel (zie Werken in de financiële weergave).
2. Kies de administratie in de keuzelijst.
3. Klik op het tabblad Offertes, of op Inkomende offertes voor offertes die je hebt ontvangen.
4. Zoek op naam, of klik op een offerte om die te openen.

De lijst toont Naam, Afzender, Klant, Totaal, Vervaldatum, Status, Aangemaakt op en Gewijzigd op. Filter op Selecteer status, aanmaakdatum, Vervaldatum, klant en team.

Een offerte maken

1. Klik op + Offerte aanmaken. Het formulier Nieuwe offerte opent.
2. Kies bovenaan Exclusief btw of Inclusief btw, afhankelijk van hoe je prijzen invoert.
3. Vul een Naam in en kies de klant bij Doelbedrijf.
4. Optioneel: kies het Team en de Contactpersonen bij de klant.
5. Vul een Beschrijving in en kies de vervaldatum.
6. Controleer de Valuta en voeg Documenten toe als je bestanden wilt bijvoegen.
7. Vul de eerste regel in: omschrijving, Aantal en Prijs. Het Subtotaal en Totaal worden berekend.
8. Kies het btw-tarief bij Selecteer btw-tarief en de categorie bij Selecteer prijscategorie.
9. Klik op de ronde knop + om een regel toe te voegen, of op − om er een te verwijderen.
10. Klik op Opslaan. De offerte wordt opgeslagen met de status Concept.

Regelopties

• periode: klik op Niet geselecteerd ernaast om de datums in te stellen waarop de regel betrekking heeft.
• optioneel: vink dit aan voor een extra die de klant kan kiezen, zoals aflevering met laadklep. De klant kan optionele regels bij het accepteren aan- of uitvinken, en het totaal wordt bijgewerkt.

De offerte versturen

1. Klik op de offerte in de lijst om die te openen.
2. Controleer Van en Factuur aan.
3. Controleer de regels, het Subtotaal, de btw, het Totaal en je offertevoorwaarden.
4. Klik onderaan op Versturen.

De offerte wordt Open. Als de administratie een berichtautomatisering voor offertes heeft, ontvangt de klant een e-mail met de pdf. Zie Administraties instellen.

Andere manieren om de offerte te delen:

• Klik op het linkicoon (Delen) om de openbare link te kopiëren. De klant kan die openen en de offerte accepteren of afwijzen zonder in te loggen.
• Klik op het pdf-icoon (PDF downloaden), kies de taal bij Selecteer taal... en klik op PDF downloaden.
• Klanten met een portaalaccount zien de offerte onder Offertes in het portaal. Zie Het klantportaal gebruiken.

Statussen

Status	Betekenis
Concept	Nog niet verstuurd. Alleen concepten kunnen worden verwijderd.
Open	Verstuurd en wacht op antwoord. De knoppen Accepteren en Afwijzen worden getoond.
Geaccepteerd / Afgewezen	De klant (of jij namens de klant) heeft geantwoord. Bij accepteren worden gekozen optionele regels gewone regels en worden de andere verwijderd.
Gefactureerd	Er is een factuur gemaakt van de offerte.
Geannuleerd	Ingetrokken.

Om de status met de hand te wijzigen, gebruik je de keuzelijst Selecteer status op een offerte die is verstuurd.

Een offerte opvolgen

De keuzelijst Extra bovenaan de offerte toont wat je hierna kunt doen:

• Concept: Verwijderen.
• Open: Opnieuw versturen of Factuur aanmaken.
• Geaccepteerd: Factuur aanmaken, of Transportorder aanmaken als de offerte nog geen transportorder heeft.
• Afgewezen of Geannuleerd: Opnieuw versturen.

Klik op het bewerkicoon om de offerte te wijzigen. De tijdlijn Activiteit onderaan laat zien wanneer de offerte is aangemaakt, verstuurd, geaccepteerd of afgewezen.

Bulkacties

Vink offertes aan in de lijst en kies Selectie verzenden (concepten), Selectie verwijderen (concepten), Selectie annuleren (open, geaccepteerd of afgewezen) of Facturen aanmaken (open of geaccepteerd). Offertes met een andere status worden overgeslagen.