Mit Aufgaben arbeiten

Aufgaben (To-dos) helfen Ihrem Team, den Überblick über Tätigkeiten zu behalten, die nicht zur eigentlichen Planung gehören: einen Kunden zurückrufen, ein Dokument prüfen, einen Auflieger reparieren. Jede Aufgabe hat einen Titel, ein Fälligkeitsdatum und einen Zuständigen und kann mit einem Transportauftrag, einer Sendung, einem Trip, einem Fahrzeug, einem Fahrer oder einer Transportausrüstung verknüpft werden. Aufgaben liegen auf Boards mit Spalten wie Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt.

Die Aufgaben öffnen

Klicken Sie in der Kopfzeile auf das Home-Symbol und wählen Sie auf dem Dashboard den Reiter Aufgaben. Wechseln Sie mit dem Dropdown oben links zwischen Übersicht, Boards und Meine To-dos.

Eine Aufgabe erstellen

1. Klicken Sie auf + Neu erstellen und wählen Sie To-do.
2. Geben Sie einen Titel ein (bis zu 40 Zeichen).
3. Legen Sie Fälligkeitsdatum und Uhrzeit fest.
4. Wählen Sie das Board unter Name des Boards. Die Aufgabe beginnt in der ersten Spalte des Boards.
5. Wählen Sie unter Zuständige Person, wer die Arbeit erledigt.
6. Wählen Sie optional eine Relation, etwa Transportauftrag oder Fahrzeug, und dann den Datensatz selbst.
7. Fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu. Tippen Sie @, um einen Kollegen zu erwähnen.
8. Legen Sie optional Dateien unter Dokumente ab.
9. Klicken Sie auf Speichern.

Der Zuständige erhält eine Benachrichtigung, ebenso jeder, den Sie in der Beschreibung erwähnen.

Status

Den Status legen Sie nicht von Hand fest. Er folgt der Spalte, in der die Aufgabe liegt: Zu erledigen, In Bearbeitung oder Abgeschlossen. Ist das Fälligkeitsdatum überschritten und die Aufgabe nicht abgeschlossen, erhält sie zusätzlich Überfällig. Wenn Sie das Fälligkeitsdatum in die Zukunft verschieben, wird dieser Status wieder entfernt.

Die Übersicht

• Wählen Sie Meine Statistiken für Ihre eigenen Aufgaben oder Alle Statistiken für die aller.
• Die Kacheln zählen die Aufgaben, die Zu erledigen, Überfällig, In Bearbeitung und Abgeschlossen sind, sowie die Summe (Gesamt).
• Wechseln Sie zwischen Woche und Monat und bewegen Sie sich mit den Pfeilen und Heute durch die Zeit.
• Klicken Sie in der Wochenansicht auf einen Tag, um seine Aufgaben zu sehen. Klicken Sie in der Monatsansicht auf eine Aufgabe, um sie zu öffnen.

Meine To-dos

Eine Tabelle der Aufgaben mit ID, verknüpftem Datensatz, Board, Status, Zuständigem und Daten. Wählen Sie Meine To-dos für Ihre Aufgaben oder Alle To-dos für die aller und finden Sie eine über das Suchfeld. Ziehen Sie die Spaltenüberschriften, um die Spaltenreihenfolge zu ändern. Klicken Sie auf die To-do-ID, um eine Aufgabe zu öffnen.

Eine Aufgabe öffnen, bearbeiten und besprechen

1. Klicken Sie auf den Namen einer Aufgabe, das Augensymbol oder ihre ID. Die Details öffnen sich mit Beschreibung, Fälligkeitsdatum, Board, Zuständigem, Anhängen und verknüpftem Datensatz.
2. Klicken Sie auf den Stift, um sie zu ändern, und dann auf Aktualisieren.
3. Klicken Sie auf Kommentar hinzufügen, um einen Kommentar zu schreiben. Tippen Sie @, um einen Kollegen zu erwähnen, und klicken Sie auf Erstellen.
4. Mit dem Stift oder dem Papierkorb an Ihren eigenen Kommentaren ändern oder entfernen Sie diese.
5. Öffnen Sie den Reiter Dokumente, um die Dateien der Aufgabe zu sehen.

Aufgaben bei Aufträgen, Trips und Fahrzeugen

Transportaufträge, Trips, Fahrzeuge, Fahrer und Transportausrüstungen haben einen Reiter Aufgaben; Sendungen haben einen Abschnitt To-do. Er listet alle mit diesem Datensatz verknüpften Aufgaben auf. Klicken Sie auf +, um eine bereits verknüpfte Aufgabe zu erstellen; Sie müssen nur Board, Titel und Zuständigen wählen.