E-Mails in Transportial lesen und senden

Transportial hat einen eigenen E-Mail-Client, sodass Sie Kundenmails direkt neben Ihren Aufträgen bearbeiten. Sie lesen und beantworten Mails aus den Postfächern Ihres Unternehmens, nutzen Entwürfe und Signaturen und verknüpfen E-Mails mit Transportaufträgen und Sendungen. Wie Sie zuerst ein Postfach verbinden, lesen Sie unter E-Mail-Postfächer verbinden und teilen.

E-Mail öffnen

Klicken Sie auf das Briefumschlag-Symbol in der Kopfzeile, oder öffnen Sie das Seitenmenü (☰, oben rechts) und wählen Sie E-Mails. Links finden Sie die Postfachauswahl, die Schaltflächen Neue E-Mail und Signaturen sowie die Ordner. Jeder Ordner zeigt nur seine eigenen Mails:

• Posteingang: empfangene Mails, die Sie nicht archiviert oder gelöscht haben.
• Markiert: Mails, die Sie markiert haben, egal wo sie abgelegt sind.
• Gesendet: Mails, die aus dem Postfach gesendet wurden.
• Entwürfe: Ihre noch nicht gesendeten E-Mails.
• Archiv: Mails, die Sie archiviert haben.
• Papierkorb: Mails, die Sie gelöscht haben.

Solange Sie oben in der Auswahl kein Postfach wählen, zeigen die Ordner die Mails aller Postfächer, auf die Sie Zugriff haben. Wählen Sie ein Postfach, um in jedem Ordner nur dessen Mails zu sehen.

Mit der E-Mail-Liste arbeiten

• Jede Zeile zeigt den Absender, eine Büroklammer bei Anhängen, den Betreff mit einer kurzen Vorschau und das Datum. Ungelesene Mails sind hervorgehoben.
• Klicken Sie auf den Stern in einer Zeile, um eine Mail zu markieren oder die Markierung zu entfernen.
• Haken Sie eine oder mehrere Zeilen an, um die Schaltflächen Als gelesen markieren, Als ungelesen markieren, Archivieren und Löschen anzuzeigen. Das Kästchen in der Kopfzeile wählt alle Zeilen aus. Im Ordner Archiv gibt es keine Archivieren-Schaltfläche.
• Klicken Sie auf Aktualisieren, um nach neuen Mails zu suchen. Weitere Mails werden beim Scrollen geladen.

Eine E-Mail suchen

1. Geben Sie Ihren Suchbegriff in E-Mails suchen... ein.
2. Klicken Sie auf das Filtersymbol, um gezielter nach Von, An, Betreff, Datum von, Datum bis oder Mit Anhang zu suchen.
3. Klicken Sie auf Suchen oder drücken Sie die Eingabetaste. Die Suche gilt für den Ordner und das Postfach, in dem Sie sich befinden.
4. Klicken Sie auf das × im Suchfeld, um die Suche zu löschen.

Eine E-Mail lesen

Klicken Sie auf eine E-Mail, um sie zu öffnen; sie wird automatisch als gelesen markiert. Klicken Sie auf Details anzeigen, um alle Empfänger, CC, BCC und das Datum zu sehen. Anhänge stehen unten; klicken Sie auf einen Anhang, um eine Vorschau zu öffnen. Die Schaltflächen oben sind Antworten, Allen antworten, Weiterleiten, Markieren, Archivieren und Löschen; das Optionsmenü (⋯) enthält Als ungelesen markieren, Mit Objekt verknüpfen und In Transportauftrag umwandeln. Klicken Sie auf Zurück, um zur Liste zurückzukehren.

Im Ordner Archiv heißt die Archivieren-Schaltfläche Archivierung aufheben, im Ordner Papierkorb In den Posteingang zurücklegen: Beide legen die E-Mail zurück in den Posteingang.

Eine E-Mail schreiben

1. Klicken Sie auf Neue E-Mail oder bei einer geöffneten E-Mail auf Antworten, Allen antworten oder Weiterleiten.
2. Wenn Sie aus mehreren Postfächern senden können, wählen Sie das Postfach unter Von.
3. Geben Sie die Empfänger unter An ein, durch Kommas getrennt. Klicken Sie auf CC/BCC hinzufügen für Kopien.
4. Geben Sie den Betreff ein (bei einer neuen E-Mail; Antworten und Weiterleitungen erhalten automatisch „Re:“ oder „Fwd:“).
5. Schreiben Sie Ihre Nachricht. Verwenden Sie die Symbolleiste für Fett, Kursiv, Unterstreichen und Listen.
6. Klicken Sie auf Dateien anhängen, um Anhänge hinzuzufügen. Jede Datei zeigt den Fortschritt des Hochladens; klicken Sie auf das × neben einer Datei, um sie zu entfernen.
7. Klicken Sie auf Senden.

Eine Antwort zitiert die ursprüngliche Nachricht; eine Weiterleitung enthält die ursprüngliche Nachricht mit Absender, Datum und Betreff. Senden wird verfügbar, sobald An ausgefüllt ist und alle Anhänge hochgeladen sind. Kann die E-Mail nicht gesendet werden, sehen Sie den Grund und das Fenster bleibt geöffnet, sodass Sie sie korrigieren und erneut senden können.

Einen Entwurf fortsetzen

Während Sie schreiben, speichert Transportial Ihre E-Mail einige Sekunden nach Ihrer letzten Eingabe als Entwurf, und erneut, wenn Sie das Fenster schließen oder auf Abbrechen klicken. Oben im Fenster steht Entwurf wird gespeichert... und danach Entwurf gespeichert. Entwürfe behalten ihre Anhänge und sind privat: Nur Sie sehen sie.

1. Klicken Sie auf den Ordner Entwürfe.
2. Klicken Sie auf den Entwurf, den Sie fertigstellen möchten. Er öffnet sich im Schreibfenster.
3. Vervollständigen Sie die E-Mail.
4. Klicken Sie auf Senden. Der Entwurf verschwindet aus Entwürfe.

Um einen Entwurf zu verwerfen, klicken Sie im Schreibfenster auf Verwerfen oder im Ordner Entwürfe auf das Papierkorbsymbol neben dem Entwurf.

Eine Signatur hinzufügen

1. Klicken Sie in der E-Mail-Seitenleiste unter Neue E-Mail auf Signaturen.
2. Wählen Sie unter Signatur für die Standardsignatur oder ein Postfach, um diesem Postfach eine eigene Signatur zu geben.
3. Schreiben Sie die Signatur. Verwenden Sie die Schaltflächen B, I und U für Fett, Kursiv und Unterstreichen.
4. Klicken Sie auf Signatur speichern. Sie sehen Signatur gespeichert.
5. Wiederholen Sie dies bei Bedarf für andere Postfächer und klicken Sie dann auf Fertig.

Neue E-Mails, Antworten und Weiterleitungen beginnen mit einer leeren Zeile, dann folgt Ihre Signatur, über einem eventuell zitierten Text. Ein Postfach ohne eigene Signatur verwendet die Standardsignatur. Wenn Sie Von ändern, wechselt die Signatur zu der dieses Postfachs. Um die Signatur in einer einzelnen E-Mail wegzulassen, klicken Sie unter der Nachricht auf Signatur entfernen.

Eine E-Mail mit einem Auftrag oder einer Sendung verknüpfen

1. Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie oben auf das Optionsmenü (⋯).
2. Wählen Sie Mit Objekt verknüpfen.
3. Wählen Sie unter Suchen und verknüpfen die Option Transportaufträge oder Sendungen.
4. Suchen Sie nach Referenz oder Name und klicken Sie auf Suchen.
5. Klicken Sie neben dem richtigen Ergebnis auf Verknüpfen.
6. Klicken Sie auf Fertig.

Unter Verknüpft zeigt dasselbe Fenster, womit die E-Mail verknüpft ist; klicken Sie auf das × neben einer Verknüpfung, um sie zu entfernen.

Wenn Sie eine E-Mail öffnen, sucht Transportial außerdem im Betreff und in der Nachricht nach Referenzen Ihrer Transportaufträge und Sendungen. Treffer erscheinen unter Automatisch erkannte Verknüpfungen. Klicken Sie auf Verknüpfung bestätigen, um die E-Mail zu verknüpfen, auf Ignorieren, um einen Treffer zu übergehen, oder auf Alle verwerfen.

Aus einer E-Mail einen Transportauftrag machen

1. Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf das Optionsmenü (⋯).
2. Wählen Sie In Transportauftrag umwandeln und warten Sie, während Transportial die E-Mail liest.
3. Prüfen Sie das Formular für den neuen Transportauftrag, das sich öffnet. Es ist aus der E-Mail ausgefüllt, mit den Anhängen als Dokumente.
4. Ergänzen Sie, was fehlt, und speichern Sie den Auftrag. Die E-Mail wird mit dem neuen Auftrag verknüpft.

Kann Transportial aus der E-Mail keinen Auftrag ableiten, sehen Sie Es konnte kein Transportauftrag abgeleitet werden, und das Formular öffnet sich mit Betreff und Text der E-Mail, sodass Sie es selbst ausfüllen können. In Transportauftrag umwandeln wird nur angezeigt, wenn Sie Transportaufträge anlegen dürfen.

E-Mails bei einem Transportauftrag

Der Reiter E-Mails eines Transportauftrags listet die damit verknüpften E-Mails auf.

1. Öffnen Sie den Transportauftrag und klicken Sie auf den Reiter E-Mails.
2. Klicken Sie auf E-Mail verknüpfen. Ein Bereich mit aktuellen Mails öffnet sich.
3. Suchen Sie nach Betreff, Absender oder Text und klicken Sie auf Suchen.
4. Klicken Sie neben der E-Mail auf Verknüpfen. Die Schaltfläche zeigt nun Verknüpft, und die E-Mail erscheint auf dem Reiter.

Klicken Sie auf eine E-Mail auf dem Reiter, um sie zu öffnen; dort können Sie Transportauftrag aus dieser E-Mail erstellen wählen, um einen neuen, aus der E-Mail ausgefüllten Transportauftrag zu beginnen. Um eine Verknüpfung zu entfernen, klicken Sie in der Zeile auf das Symbol zum Trennen (Verknüpfung entfernen).

E-Mails, die in einem Chat eingehen, erscheinen dort als Karten, die Sie aufklappen und beantworten können. Siehe Mit Kollegen und Fahrern chatten.