Kapazitätsverträge mit Frachtführern einrichten

Ein Kapazitätsvertrag ist eine Vereinbarung mit einem Frachtführer (einem Charterer oder Subunternehmer). Er hält fest, was Sie beim Frachtführer einkaufen, für welchen Zeitraum, wie der Frachtführer die Aufträge erhält und was er berechnet. Läuft ein Trip unter einem Vertrag, wird er zu einem Trip vom Typ Weitergeleitet: Der Frachtführer erledigt die Arbeit, erhält die Buchung, und seine Kosten werden mit den Preismodulen des Vertrags berechnet.

Was Sie einkaufen: drei Möglichkeiten

Das Formular hat unter Was Sie einkaufen drei Karten. Ihre Wahl bestimmt, was Sie auf dem Vertrag planen können.

Wahl	Verwenden, wenn
Trips an diesen Frachtführer weitergeben	Sie haben eine feste Vereinbarung und übergeben Trips einzeln an den Frachtführer. Der Frachtführer plant seine eigenen Lkw und Fahrer. Das passt zu Paketdiensten und Subunternehmern. Das Formular stellt keine Fragen zur Kapazität.
Eine feste Flotte dieses Frachtführers	Sie kaufen eine feste Menge an Kapazität ein, zum Beispiel fünf Lkw mit Fahrern an jedem Werktag. Bei Fahrzeugen, Transportmitteln oder Fahrern führt Transportial dafür einen Pool virtueller Ressourcen (siehe unten).
Ein einmaliger Einkauf	Sie kaufen einmalig Kapazität ein, zum Beispiel Platz auf einer Abfahrt oder für eine Spitzenwoche. Es werden keine Ressourcen angelegt; Trips werden einzeln unter dem Vertrag weitergeleitet.

Nach dem Speichern kann diese Wahl nicht mehr geändert werden. Technisch ist Trips an diesen Frachtführer weitergeben ein unbefristeter Vertrag ohne Kapazität, Eine feste Flotte dieses Frachtführers ein unbefristeter Vertrag mit Kapazität und Ein einmaliger Einkauf ein einmaliger Vertrag.

Sie sehen eventuell auch Verträge mit der Angabe Ein weitergegebener Trip. Transportial legt diese automatisch an, wenn es einen einzelnen Trip weiterleitet. Sie erstellen sie nicht selbst.

Was stellt der Frachtführer bereit? Was wirklich passiert

Bei einer festen Flotte oder einem einmaligen Einkauf fragt das Formular Was stellt der Frachtführer bereit?. Die vier Antworten sehen ähnlich aus, verhalten sich aber sehr unterschiedlich.

Antwort	Was Sie einkaufen	Was Transportial tut
Fahrzeug	Eine Anzahl Fahrzeuge (meist mit Fahrer), die Sie selbst planen.	Bei einer festen Flotte führt Transportial genau Wie viele virtuelle Fahrzeuge mit den Namen 1 virtual vehicle, 2 virtual vehicle und so weiter. Sie gehören dem Frachtführer, nutzen den Verkehrsträger des Vertrags und liegen in einer nach dem Vertrag benannten Flotte. Sie erscheinen auf der Planungstafel wie Ihre eigenen Fahrzeuge. Planen Sie einen Trip auf eines davon, wird der Trip an den Frachtführer weitergeleitet.
Transportmittel	Auflieger, Container oder andere Transportmittel des Frachtführers.	Bei einer festen Flotte führt Transportial Wie viele virtuelle Transportmittel (1 virtual transport equipment, …), ohne Flotte. Ein unter dem Vertrag weitergeleiteter Trip erhält ein virtuelles Transportmittel des Vertrags.
Fahrer	Nur Fahrer, die Ihre eigenen Fahrzeuge fahren.	Bei einer festen Flotte führt Transportial Wie viele virtuelle Fahrer (Vorname 1 virtual chauffeur, Nachname der Vertragsname), ohne Flotte. Ein unter dem Vertrag weitergeleiteter Trip erhält einen virtuellen Fahrer des Vertrags.
Ladung	Platz für Ihre Ladung, zum Beispiel Lademeter, Volumen oder Gewicht. Der Frachtführer entscheidet, welchen Lkw und welchen Fahrer er einsetzt.	Es werden keine Ressourcen angelegt. Sie übergeben Trips an den Frachtführer, indem Sie den Vertrag im Trip wählen. Jeder weitergeleitete Trip erhält ein eigenes temporäres virtuelles Fahrzeug mit dem Namen <Vertrag> virtual vehicle, sofern der Trip noch kein Fahrzeug hat. Trips unter Trips an diesen Frachtführer weitergeben funktionieren genauso.

Ressourcenpools (Fahrzeug, Transportmittel und Fahrer)

• Der Pool folgt bei jedem Speichern des Vertrags dem Wert Wie viele. Erhöhen Sie die Zahl, werden neue virtuelle Ressourcen hinzugefügt; senken Sie sie, wird der Überschuss entfernt. Das Formular zeigt, wie viele planbare virtuelle Ressourcen Transportial bereithält.
• Virtuelle Ressourcen lassen sich nicht einzeln löschen, und eine Flotte mit Vertragsfahrzeugen kann nicht gelöscht werden. Ändern Sie stattdessen den Vertrag.
• Nur Fahrzeuge geben ihren Vertrag an einen Trip weiter. Ziehen Sie einen Trip auf ein virtuelles Fahrzeug, wird er unter diesem Vertrag weitergeleitet. Das Zuweisen eines virtuellen Fahrers oder Transportmittels leitet den Trip nicht von selbst weiter; wählen Sie den Vertrag im Trip.
• Verwenden Sie auf der Planungstafel den Filter Welche Fahrzeuge möchten Sie sehen?, um Nur Fahrzeuge aus Kapazitätsverträgen anzeigen, nur Ihre eigenen Fahrzeuge oder alle anzuzeigen. Fahrer und Transportmittel haben denselben Filter. Die Spalte Kapazitätsvertrag zeigt, zu welchem Vertrag eine Ressource gehört.
• Wird ein Trip unter dem Vertrag abgeschlossen oder storniert, werden die von ihm genutzten virtuellen Ressourcen archiviert, sobald sie keine anderen aktiven Trips mehr haben. Speichern Sie den Vertrag erneut, kehren die Fahrzeuge, Transportmittel und Fahrer des Pools zurück.

Ladungskapazität wird nicht heruntergezählt

Wie viele und Größe einer Einheit (optional) in einem Ladungsvertrag dienen Ihrer eigenen Dokumentation. Transportial bucht keine Trips dagegen, zählt sie nicht herunter und warnt nicht, wenn Sie mehr weiterleiten, als Sie eingekauft haben. Behalten Sie das mit dem Frachtführer vereinbarte Volumen selbst im Blick, zum Beispiel mit einem Bericht über weitergeleitete Trips pro Frachtführer.

Einen Kapazitätsvertrag erstellen

1. Öffnen Sie das Seitenmenü (☰) und wählen Sie Kapazitätsverträge.
2. Klicken Sie auf + Kapazitätsvertrag erstellen.
3. Geben Sie unter Frachtführer den Name ein. Die Kapazität, die Fahrzeugflotte und die virtuellen Fahrer werden danach benannt; die Kapazität hat keinen eigenen Namen.
4. Wählen Sie den Frachtführer unter Frachtführer. Legen Sie Gültig ab und, wenn der Vertrag endet, Gültig bis (leer = unbefristet) fest.
5. Klicken Sie unter Was Sie einkaufen auf eine der drei Karten.
6. Wählen Sie bei einer festen Flotte oder einem einmaligen Einkauf den Verkehrsträger (Straße, See, Luft, Schiene …) und beantworten Sie Was stellt der Frachtführer bereit?: Fahrzeug, Transportmittel, Fahrer oder Ladung.
7. Geben Sie unter Wie viele ein, wie viele Sie einkaufen. Bei Ladung können Sie auch Größe einer Einheit (optional) angeben. Bei einer festen Flotte aus Fahrzeugen, Transportmitteln oder Fahrern ist diese Zahl die Größe des Ressourcenpools.
8. Klicken Sie unter Wie der Frachtführer die Aufträge erhält auf eine Karte (siehe unten).
9. Fügen Sie unter Kosten die Preismodule hinzu, die die Kosten des Frachtführers berechnen. Siehe Preismodule erklärt.
10. Öffnen Sie bei Bedarf Weitere Optionen. Hier wählen Sie die Verwaltung, in der die Kosten gebucht werden (Ihre Hauptbuchhaltung, wenn leer), fügen die Vertragsbedingungen und unterschriebenen Dokumente hinzu und nehmen die Einstellungen unter Neutraler CMR vor.
11. Klicken Sie auf Speichern. Fehlt etwas, zeigt das Formular eine Liste dessen, was Sie noch ausfüllen müssen.

Wie der Frachtführer die Aufträge erhält

Diese Wahl bestimmt, wie der Frachtführer die Buchung erhält. Sie funktioniert für jede Art von Vertrag gleich. Die Buchung wird gesendet, wenn Sie einen weitergeleiteten Trip bestätigen, und erneut, wenn Sie ihn stornieren.

• Frachtführer-Anbindung oder API: Wählen Sie die Integration. Die Liste zeigt nur Integrationen, die Buchungen empfangen können; Buchhaltung, CRM, Telematik und ähnliche Integrationen sind ausgeblendet. Mit einer Anbindung an einen Paketdienst (UPS, DHL, DPD, FedEx, DSV) bucht das Bestätigen eines Trips je Sendung eine Lieferung mit Label, das Stornieren des Trips storniert die noch nicht abgeholten Lieferungen, und Tracking-Updates kommen automatisch. Eine konfigurierte Integration oder eine Integration mit Dateivorlage erhält den Transportauftrag über ihre ausgehenden Datenquellen.
• E-Mail oder Nachricht: Wählen Sie eine Nachrichtenautomatisierung. Sie sendet den Transportauftrag mit PDF an den Frachtführer. Siehe Nachrichtenautomatisierungen.
• Seine Transportial-Plattform: Der Trip kommt als Transportauftrag auf der eigenen Transportial-Plattform des Frachtführers an; Status, Dokumente und Rechnungen kommen zurück. Dafür ist eine aktive Netzwerkverbindung mit dem Frachtführer nötig. Siehe Mit Frachtführern im Transportial-Netzwerk arbeiten.
• Manuell (PDF): Es wird nichts automatisch gesendet. Laden Sie das Auftrags-PDF am Trip herunter und senden Sie es selbst. Wählen Sie optional eine Dokumentvorlage; das PDF-Menü des Trips bietet sie dann neben dem Standard-Auftrags-PDF an.

Unabhängig von der Methode sehen Frachtführer mit einem Konto im Frachtführerportal den weitergeleiteten Trip auch in ihrem Portal. Siehe Das Frachtführerportal einrichten.

Kosten und Gutschriftverfahren

Die Kosten eines weitergeleiteten Trips werden für jede Art von Vertrag gleich berechnet. Hat der Trip ein Spot-Angebot, sind die Positionen des Angebots die Kosten. Andernfalls werden die Preismodule des Vertrags auf den Trip angewendet und dem Frachtführer zugebucht. Die Preismodule des Fahrzeugs, des Fahrers oder des Transportmittels im Trip werden nicht verwendet, auch nicht bei einem reinen Fahrervertrag.

Ein Abschnitt, der auf einer Abfahrt einer geplanten Route gebucht ist, wird mit den Preisen dieser wöchentlichen Abfahrt bepreist, wenn sie welche hat, sonst mit denen der Linie, sonst mit den Preismodulen dieses Vertrags. Bei einem weitergeleiteten Trip hat ein Spot-Angebot weiterhin Vorrang, und das Gutschriftverfahren nutzt dieselbe Wahl. Siehe Geplante Routen einrichten.

Schalten Sie Gutschriftverfahren ein, wenn Sie die Rechnung des Frachtführers selbst erstellen. Wählen Sie dann den Abrechnungszeitraum: Ende der Woche, Ende der Woche oder des Monats, Monatsende, Quartalsende, Jahresende, Monatlich ab Startdatum, Vierteljährlich ab Startdatum oder Jährlich ab Startdatum. Am Ende jedes Zeitraums bepreist Transportial die abgeschlossenen, unter dem Vertrag ausgeführten Trips mit dessen Preismodulen und speichert das Ergebnis als eine Eingangsrechnung des Frachtführers, als Entwurf zur Prüfung. Ende des Trips und Ende des Transportauftrags werden nicht angeboten, weil sie nie eine Gutschrift erzeugen.

Verträge zusammen mit einem neuen Frachtführer erstellen

Wenn Sie ein Unternehmen erstellen, hat das Formular einen Abschnitt Kapazitätsverträge. Füllen Sie die Gemeinsame Felder der Kapazitätsverträge einmal aus (Typ, Kommunikationsmethode, Start- und Endzeit, Gutschriftverfahren). Klicken Sie dann für jeden Vertrag auf + Kapazitätsvertrag hinzufügen. Die gemeinsamen Felder gelten für alle.

Ansehen, bearbeiten und entfernen

• Klicken Sie auf eine Zeile, um den Vertrag zu sehen: Typ, Kommunikationsmethode, Gutschriftverfahren, Gekaufte Einheiten, den Zeitraum, die Unternehmen und die Verwaltung.
• Klicken Sie auf das Stiftsymbol oder auf Bearbeiten, um ihn zu ändern. Mit dem Verlaufssymbol sehen Sie frühere Versionen.
• Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie, um ihn zu löschen.

Filtern Sie die Liste nach Vertragstyp, Kommunikationsmethode und Gültigkeitszeitraum.

Einen Vertrag in einem Trip verwenden

Es gibt drei Möglichkeiten, einen Trip unter einem Vertrag weiterzuleiten:

• Erstellen Sie den Trip im Tab Weitergeleitet und wählen Sie den Vertrag unter Kapazitätsvertrag auswählen.
• Suchen Sie im Planer den Vertrag in der Seitenleiste und ziehen Sie ihn auf den Trip.
• Planen Sie bei einer festen Flotte aus Fahrzeugen den Trip auf eines der virtuellen Fahrzeuge des Vertrags.

Transportial legt dann eine Buchung und einen weitergeleiteten Transportauftrag für den Frachtführer an, mit Ihrem Unternehmen als Kunde. Siehe Einen Trip an einen Partner weitergeben.

Am Buchungsstopp eines Trips können Sie außerdem eine Abfahrt einer geplanten Route wählen, die unter dem Vertrag läuft. Das bucht den Abschnitt beim Frachtführer und füllt den Vertrag für Sie aus.