Crea una orden de transporte

Una orden de transporte es la petición de un cliente para mover mercancía. Contiene uno o varios envíos, y cada envío tiene sus propias paradas (acciones) y su mercancía. Una vez guardada la orden, puedes planificar sus envíos en viajes.

Abre el formulario de la orden

Puedes empezar una orden nueva de tres maneras:

• Haz clic en Nueva orden de transporte en la cabecera (el botón con el icono +).
• Abre el menú lateral (☰, arriba a la derecha) y haz clic en Nueva orden en la parte superior.
• Abre la lista de órdenes de transporte (el icono de órdenes de la cabecera) y haz clic en + Crear orden.

El formulario se abre en un panel a la derecha. Según los ajustes de tu plataforma, algunos campos pueden venir ya rellenados a partir de una plantilla de orden predeterminada.

Rellena la orden

1. Elige el cliente en Cliente. Empieza a escribir para buscar entre tus empresas. Si la empresa todavía no existe, elige Añadir "…" para crearla.
2. Introduce un Nombre para la orden, por ejemplo el número de pedido del propio cliente.
3. Si quieres, elige un Contrato. Al seleccionar un contrato también se selecciona su cliente.
4. Si quieres, introduce una Descripción de la referencia, como la referencia del cliente.
5. Comprueba las condiciones de entrega (Incoterms) en Selecciona las condiciones de entrega. Viene preseleccionado el valor predeterminado de tu plataforma.
6. Si quieres, elige un Equipo y, si tu plataforma usa el módulo financiero, una Administración.
7. Añade los envíos en Envíos. Consulta Añade envíos y mercancía.
8. Haz clic en Guardar o en Guardar como solicitud.

Campos del formulario de la orden

Campo	Para qué sirve
Cliente	Obligatorio. La empresa que encarga el transporte. Las tarifas y los contratos dependen del cliente.
Nombre	Obligatorio. Cómo se muestra la orden en las listas. Transportial también da a cada orden su propio número de orden, que se muestra como #número.
Contrato	Vincula la orden a un contrato del cliente. Solo se ofrecen los contratos del cliente elegido.
Descripción de la referencia	Referencia en texto libre, que se muestra en la orden y en los documentos.
Condiciones de entrega	Obligatorio. El Incoterm (EXW, FCA, FAS, FOB, CPT, CIP, CFR, CIF, DAP, DPU o DDP).
Equipo	El equipo responsable de la orden. Los envíos lo heredan.
Administración	Solo con el módulo financiero. La administración que se usa para presupuestos y facturas. No puedes cambiarla después de guardar la orden por primera vez.
Descripción	Texto libre sobre la orden.
Documentos	Archivos que pertenecen a la orden. Consulta Añade documentos a una orden de transporte.
Elementos de coste	Solo con el módulo financiero. Líneas de costes e ingresos de la orden. Consulta Precios, costes y facturas de una orden de transporte.
Notas y Datos de contacto	Notas internas e información de contacto de esta orden.
Presupuesto puntual	Solo con el módulo financiero. Actívalo para crear un precio para esta orden directamente en el formulario.

Posible orden duplicada

Transportial compara cada orden nueva con las órdenes creadas en los últimos días. De forma predeterminada compara el Cliente y la referencia del cliente (la Descripción de la referencia). En cuanto ambos están rellenados y coinciden con una orden existente, aparece un aviso en la parte superior del formulario con las órdenes que coinciden. Haz clic en un número de orden para abrirla en una pestaña nueva.

1. Revisa las órdenes del aviso. Si la orden ya existe, cierra el formulario o actualiza la orden existente.
2. Si de verdad es una orden nueva, haz clic en Guardar. Se abre la ventana Posible orden duplicada.
3. Haz clic en Crear de todos modos para crear la orden, o en Atrás para volver al formulario.

Cuando tu plataforma bloquea los duplicados, la ventana dice Ya existe una orden con los mismos datos, así que no se puede crear esta orden y solo ofrece Atrás.

Configura la comprobación de duplicados

Los usuarios con acceso a la pestaña Entorno de Configuración definen la comprobación en la sección Cuestionarios de resultado de acción, en Aviso de órdenes duplicadas:

• Comprobar duplicados en órdenes nuevas: activado de forma predeterminada.
• Campos que identifican un duplicado: todos los campos elegidos deben coincidir. Elige entre Cliente, Referencia del cliente, Número de contenedor y Referencia de reserva, o escribe el nombre de una referencia de la orden. Cliente solo no basta: añade al menos un campo de referencia.
• Periodo de revisión (días): hasta cuándo se compara hacia atrás, contando desde el día en que se crearon las órdenes existentes. El valor predeterminado es 30.
• Por canal, elige Permitir (sin comprobación), Avisar o Bloquear: Órdenes introducidas en la app, Órdenes del portal de clientes, Órdenes a través de la API, Órdenes de integraciones e importaciones, Órdenes creadas a partir de documentos (IA) y Órdenes creadas a partir de correo electrónico. Todos están en Avisar de forma predeterminada.

Cómo se ve el formulario

El formulario sigue tus ajustes personales de la interfaz (consulta Ajustes personales):

• Con Tipo de formulario en Dinámico, cada envío es una tarjeta. Haz clic en la tarjeta para abrir el envío en su propio panel.
• Con el tipo de formulario plano, el formulario se abre a todo lo ancho y todos los envíos se editan en la misma página.
• Con Simplificar formularios activado, el formulario oculta el nombre, la descripción, las notas y los datos de contacto, y muestra directamente un único envío.

Próximos pasos

Planifica la orden en un viaje desde el planificador, o consulta Acepta, rechaza y planifica una orden de transporte.