Configurar administraciones

Una administración es una de tus propias empresas jurídicas con su propia contabilidad. Determina cómo se numeran las facturas y los presupuestos, el plazo de pago, qué correos se envían para facturas, recordatorios y presupuestos, y qué condiciones generales se imprimen. Cada factura y cada presupuesto pertenece a una administración. La mayoría de las empresas tiene una; los grupos con varias entidades jurídicas crean una por entidad.

Crear una administración

1. Abre el menú lateral (☰) y elige Administraciones.
2. Haz clic en + Crear administración.
3. Introduce el Nombre y elige tu propia empresa en Empresa. Sus datos aparecen como remitente en facturas y presupuestos.
4. Introduce el formato de Numeración y la Longitud de numeración (ver más abajo).
5. Introduce el plazo de pago en Número de días de vencimiento de la factura, por ejemplo 30.
6. Despliega Automatizaciones de mensajes de facturas y elige las automatizaciones para el envío, el primer, segundo y tercer recordatorio y la confirmación de pago.
7. Introduce las Condiciones de factura y añade los documentos estándar de factura, como tus condiciones generales.
8. Despliega Automatizaciones de mensajes de presupuestos, elige la automatización de presupuestos e introduce las Condiciones del presupuesto.
9. Despliega Automatizaciones de mensajes de órdenes de transporte e introduce los Términos de la orden de transporte.
10. Con varias monedas activadas, elige si quieres la Moneda base. Consulta Tipos de cambio y varias monedas.
11. Activa Principal si esta es tu administración principal y haz clic en Guardar.

Numeración de facturas y presupuestos

Numeración es una plantilla con marcadores. El valor por defecto es {{year}}-{{id}}. Por defecto, una factura saliente recibe su número cuando se envía, así que los borradores eliminados no dejan huecos. Consulta Crear, enviar y hacer seguimiento de facturas.

Administración principal

Siempre hay exactamente una administración principal. Está seleccionada por defecto en la vista Financiero y se usa cuando no se elige ninguna administración, por ejemplo para los contratos de capacidad. Si marcas otra administración como principal, la actual pierde esa marca.

Correos automáticos

Las automatizaciones de mensajes que elijas determinan lo que reciben los clientes: el correo de la factura con el PDF cuando haces clic en Enviar, los recordatorios de pago y el correo del presupuesto. Si no eliges ninguna automatización, no se envía nada por correo y compartes tú el documento. Consulta Automatizaciones de mensajes.

Cerrar un periodo

Cuando tu contabilidad de un mes o un año es definitiva, cierra el periodo para que nadie modifique las facturas contabilizadas en él. Los ingresos (facturas salientes) y los costes (facturas entrantes) se cierran por separado.

1. Abre el menú lateral (☰), elige Administraciones y haz clic en Editar en la administración.
2. Despliega Cierre de periodo.
3. Introduce el último día cerrado en Ingresos cerrados hasta y/o Costes cerrados hasta.
4. Elige qué ocurre en Facturas fechadas en un periodo cerrado: Rechazar facturas fechadas en un periodo cerrado (la opción por defecto) o Contabilizarlas el primer día abierto.
5. Haz clic en Guardar.

Cada factura tiene una fecha de contabilización: el día en que se registra en tus cifras de ingresos o costes y en el libro mayor. Es la fecha de la factura, salvo que Transportial la haya movido al primer día abierto. Las facturas contabilizadas en la fecha de cierre o antes ya no se pueden modificar ni eliminar, y muestran la etiqueta Periodo cerrado. Las facturas importadas o recibidas automáticamente con fecha en un periodo cerrado se contabilizan siempre el primer día abierto, para que no se pierda ningún documento.

Editar o quitar una administración

1. Abre el menú lateral (☰) y elige Administraciones.
2. Busca la administración en la lista. Filtra por empresa o fecha de creación si tienes muchas.
3. Haz clic en Editar, haz los cambios y haz clic en Guardar.
4. Para eliminarla, haz clic en Eliminar y confirma.