Administraties instellen

Een administratie is een van je eigen juridische entiteiten met een eigen boekhouding. Ze bepaalt hoe facturen en offertes worden genummerd, de betalingstermijn, welke e-mails worden verstuurd voor facturen, herinneringen en offertes, en welke voorwaarden worden afgedrukt. Elke factuur en offerte hoort bij één administratie. De meeste bedrijven hebben er één; groepen met meerdere juridische entiteiten maken er één per entiteit.

Een administratie aanmaken

1. Open het zijmenu (☰) en kies Administraties.
2. Klik op + Administratie aanmaken.
3. Vul de Naam in en kies je eigen bedrijf bij Bedrijf. De gegevens daarvan verschijnen als afzender op facturen en offertes.
4. Vul het formaat bij Nummering en de Nummerlengte in (zie hieronder).
5. Vul de betalingstermijn in bij Het aantal dagen waarbinnen de factuur betaald moet zijn, bijvoorbeeld 30.
6. Klap Berichtautomatiseringen voor facturen open en kies de automatiseringen voor het versturen, de eerste, tweede en derde herinnering en de betaalbevestiging.
7. Vul de Factuurvoorwaarden in en voeg standaard factuurdocumenten toe, zoals je algemene voorwaarden.
8. Klap Berichtautomatiseringen voor offertes open, kies de offerteautomatisering en vul de Offertevoorwaarden in.
9. Klap Berichtautomatiseringen voor transportorders open en vul de Transportordervoorwaarden in.
10. Kies, als meerdere valuta aanstaan, eventueel de Basisvaluta. Zie Wisselkoersen en meerdere valuta.
11. Zet Primair aan als dit je hoofdadministratie is en klik daarna op Opslaan.

Nummering van facturen en offertes

Nummering is een sjabloon met plaatshouders. De standaard is {{year}}-{{id}}. Standaard krijgt een uitgaande factuur haar nummer bij verzenden, zodat verwijderde concepten geen gaten achterlaten. Zie Facturen maken, versturen en opvolgen.

Primaire administratie

Er is altijd precies één primaire administratie. Die is standaard gekozen in de financiële weergave en wordt gebruikt als er geen administratie is gekozen, bijvoorbeeld bij capaciteitscontracten. Als je een andere administratie als primair markeert, verliest de huidige die markering.

Automatische e-mails

De berichtautomatiseringen die je kiest, bepalen wat klanten ontvangen: de factuurmail met de pdf als je op Versturen klikt, de betalingsherinneringen en de offertemail. Als er geen automatisering is gekozen, wordt er niets gemaild en deel je het document zelf. Zie Berichtautomatiseringen.

Een periode afsluiten

Als je boeken voor een maand of jaar definitief zijn, sluit je de periode af, zodat niemand facturen wijzigt die daarin zijn geboekt. Omzet (uitgaande facturen) en kosten (inkomende facturen) sluit je apart af.

1. Open het zijmenu (☰), kies Administraties en klik op Bewerken bij de administratie.
2. Klap Periodeafsluiting open.
3. Vul de laatste afgesloten dag in bij Omzet afgesloten tot en met en/of Kosten afgesloten tot en met.
4. Kies wat er gebeurt bij Facturen gedateerd in een afgesloten periode: Facturen in een afgesloten periode weigeren (de standaard) of Boeken op de eerste open dag.
5. Klik op Opslaan.

Elke factuur heeft een boekingsdatum: de dag waarop ze in je omzet- of kostencijfers en grootboek wordt geboekt. Dat is de factuurdatum, tenzij Transportial haar naar de eerste open dag heeft verplaatst. Facturen die op of vóór de afsluitdatum zijn geboekt, kunnen niet meer worden gewijzigd of verwijderd en tonen het label Afgesloten periode. Facturen die automatisch worden geïmporteerd of ontvangen met een datum in een afgesloten periode, worden altijd op de eerste open dag geboekt, zodat er geen document verloren gaat.

Een administratie bewerken of verwijderen

1. Open het zijmenu (☰) en kies Administraties.
2. Zoek de administratie in de lijst. Filter op bedrijf of aanmaakdatum als je er veel hebt.
3. Klik op Bewerken, breng je wijzigingen aan en klik op Opslaan.
4. Om hem te verwijderen, klik je op Verwijderen en bevestig je.