Administraties instellen
Maak per eigen bedrijf een administratie aan met factuurnummering, betalingstermijn, automatische e-mails en voorwaarden.
Bijgewerkt 5 oktober 2026
Een administratie is een van je eigen juridische entiteiten met een eigen boekhouding. Ze bepaalt hoe facturen en offertes worden genummerd, de betalingstermijn, welke e-mails worden verstuurd voor facturen, herinneringen en offertes, en welke voorwaarden worden afgedrukt. Elke factuur en offerte hoort bij één administratie. De meeste bedrijven hebben er één; groepen met meerdere juridische entiteiten maken er één per entiteit.
Een administratie aanmaken
- Open het zijmenu (☰) en kies Administraties.
- Klik op + Administratie aanmaken.
- Vul de Naam in en kies je eigen bedrijf bij Bedrijf. De gegevens daarvan verschijnen als afzender op facturen en offertes.
- Vul het formaat bij Nummering en de Nummerlengte in (zie hieronder).
- Vul de betalingstermijn in bij Het aantal dagen waarbinnen de factuur betaald moet zijn, bijvoorbeeld 30.
- Klap Berichtautomatiseringen voor facturen open en kies de automatiseringen voor het versturen, de eerste, tweede en derde herinnering en de betaalbevestiging.
- Vul de Factuurvoorwaarden in en voeg standaard factuurdocumenten toe, zoals je algemene voorwaarden.
- Klap Berichtautomatiseringen voor offertes open, kies de offerteautomatisering en vul de Offertevoorwaarden in.
- Klap Berichtautomatiseringen voor transportorders open en vul de Transportordervoorwaarden in.
- Zet Primair aan als dit je hoofdadministratie is en klik daarna op Opslaan.
Nummering van facturen en offertes
Nummering is een sjabloon met plaatshouders. De standaard is {{year}}-{{id}}.
| Plaatshouder | Wordt |
|---|---|
{{year}} | Het jaar, bijvoorbeeld 2026. |
{{year2digits}} | Het jaar in twee cijfers, bijvoorbeeld 26. |
{{month}} | De maand. |
{{dayOfYear}} | De dag van het jaar. |
{{id}} | Het volgnummer binnen het jaar, aangevuld met nullen zodat het hele nummer Nummerlengte tekens lang is. |
Wijzig de nummering alleen aan het begin van een boekjaar. Factuurnummers moeten voor de Belastingdienst uniek en opeenvolgend blijven.
Primaire administratie
Er is altijd precies één primaire administratie. Die is standaard gekozen in de financiële weergave en wordt gebruikt als er geen administratie is gekozen, bijvoorbeeld bij capaciteitscontracten. Als je een andere administratie als primair markeert, verliest de huidige die markering.
Automatische e-mails
De berichtautomatiseringen die je kiest, bepalen wat klanten ontvangen: de factuurmail met de pdf als je op Versturen klikt, de betalingsherinneringen en de offertemail. Als er geen automatisering is gekozen, wordt er niets gemaild en deel je het document zelf. Zie Berichtautomatiseringen.
Een administratie bewerken of verwijderen
- Open het zijmenu (☰) en kies Administraties.
- Zoek de administratie in de lijst. Filter op bedrijf of aanmaakdatum als je er veel hebt.
- Klik op Bewerken, breng je wijzigingen aan en klik op Opslaan.
- Om hem te verwijderen, klik je op Verwijderen en bevestig je.
Als je de primaire administratie verwijdert, wordt de oudste overgebleven administratie primair. Koppel elke klant in het bedrijfsformulier aan de juiste administratie (Administratie), zodat hun orders en facturen bij het juiste bedrijf terechtkomen. Zie Bedrijven beheren.