Inkomende facturen en goedkeuringen

Inkomende facturen zijn de facturen die vervoerders, onderaannemers en leveranciers je sturen. Je registreert ze in Transportial, controleert ze tegen wat je hebt afgesproken en laat ze goedkeuren voordat je betaalt.

Een inkomende factuur registreren

1. Open de weergave Financieel, kies de administratie en klik op Inkomende facturen.
2. Klik op + Factuur aanmaken.
3. Upload onder Documenten de factuur van de leverancier (pdf of afbeelding). Transportial leest het document en vult de velden in die het herkent.
4. Controleer de Naam (het factuurnummer van de leverancier) en de Referentie.
5. Controleer of kies de leverancier bij Afzender, en eventueel het Team en de Contactpersonen.
6. Controleer de omschrijving, vervaldatum, valuta en elke regel, inclusief het btw-tarief.
7. Klik op Opslaan.

Als er een inkomende factuur wordt aangemaakt, gaan er automatisch goedkeuringsverzoeken naar de managers van het team.

De factuur controleren tegen wat je hebt afgesproken

Een inkomende factuur heeft een onderdeel Controleer tegen.

1. Open de inkomende factuur.
2. Kies bij Controleer tegen voor Inkomende offerte of Prijselement.
3. Zoek bij een offerte in Zoek en selecteer een offerte.... Typ bij een prijselement het bedrag in Voer vergelijkingsbedrag in.
4. Vergelijk Factuurtotaal met Totaal van de match. Transportial toont Exacte overeenkomst of het Verschil.

Een goedkeuring aanvragen

1. Open een inkomende factuur met de status Concept of Open.
2. Klik op de keuzelijst Extra en kies Goedkeuring aanvragen.
3. Kies de gebruiker die moet goedkeuren.
4. Klik op Versturen. Je ziet Goedkeuring aangevraagd en de factuur wacht op goedkeuring.

Goedkeuren of afkeuren

1. Open het tabblad Openstaande goedkeuringen. Het toont de facturen die op jouw beslissing wachten, met Afzender, Referentie, Vervaldatum en Totaal.
2. Open de factuur als je de details wilt zien.
3. Klik op Goedkeuren om hem goed te keuren.
4. Of klik op Afkeuren, typ de Reden voor afwijzing... en bevestig. Een reden is verplicht.

Je kunt ook vanuit de factuur zelf goedkeuren of afkeuren met Extra > Goedkeuren of Afwijzen, en er meerdere tegelijk goedkeuren door ze aan te vinken op het tabblad Inkomende facturen en Selectie goedkeuren te kiezen.

Statussen van inkomende facturen