Configura contratos de capacidad con transportistas

Un contrato de capacidad es un acuerdo con un transportista (un chárter o subcontratista). Registra qué le compras al transportista, para qué periodo, cómo recibe el trabajo y cuánto cobra. Cuando un viaje se realiza con un contrato, pasa a ser un viaje Subcontratado: el transportista hace el trabajo, recibe la reserva y su coste se calcula con los módulos de precio del contrato.

Qué compras: tres opciones

El formulario tiene tres tarjetas en Qué compras. Tu elección decide qué puedes planificar en el contrato.

Opción	Úsala cuando
Subcontratar viajes a este transportista	Tienes un acuerdo permanente y entregas viajes al transportista uno a uno. El transportista planifica sus propios camiones y conductores. Es ideal para empresas de paquetería y subcontratistas. El formulario no hace preguntas sobre capacidad.
Una flota fija de este transportista	Compras una cantidad fija de capacidad, por ejemplo cinco camiones con conductor cada día laborable. Con vehículos, medios de transporte o conductores, Transportial mantiene para ello un grupo de recursos virtuales (ver más abajo).
Una compra puntual	Compras capacidad una sola vez, por ejemplo espacio en una salida de barco o para una semana punta. No se crean recursos; los viajes se subcontratan con el contrato uno a uno.

Después de guardar el contrato, esta elección no se puede cambiar. Técnicamente, Subcontratar viajes a este transportista es un contrato permanente sin capacidad, Una flota fija de este transportista es un contrato permanente con capacidad y Una compra puntual es un contrato único.

También puedes ver contratos marcados como Un viaje subcontratado. Transportial los crea automáticamente cuando subcontrata un solo viaje. No los creas tú a mano.

¿Qué aporta el transportista? Qué ocurre en realidad

En una flota fija o una compra puntual, el formulario pregunta ¿Qué aporta el transportista?. Las cuatro respuestas se parecen, pero se comportan de forma muy distinta.

Respuesta	Qué compras	Qué hace Transportial
Vehículo	Un número de vehículos (normalmente con conductor) que planificas tú.	En una flota fija, Transportial mantiene exactamente Cuántos vehículos virtuales, llamados 1 virtual vehicle, 2 virtual vehicle, etc. Pertenecen al transportista, usan el modo de transporte del contrato y están en una flota con el nombre del contrato. Aparecen en el tablero de planificación como tus propios vehículos. Al planificar un viaje en uno de ellos, el viaje se subcontrata al transportista.
Medio de transporte	Remolques, contenedores u otros medios de transporte del transportista.	En una flota fija, Transportial mantiene Cuántos medios de transporte virtuales (1 virtual transport equipment, …), sin flota. Un viaje subcontratado con el contrato recibe un medio de transporte virtual del contrato.
Conductor	Solo conductores, que conducen tus propios vehículos.	En una flota fija, Transportial mantiene Cuántos conductores virtuales (nombre 1 virtual chauffeur, apellido el nombre del contrato), sin flota. Un viaje subcontratado con el contrato recibe un conductor virtual del contrato.
Carga	Espacio para tu carga, por ejemplo metros de carga, volumen o peso. El transportista decide qué camión y qué conductor usa.	No se crean recursos. Entregas viajes al transportista eligiendo el contrato en el viaje. Cada viaje subcontratado recibe su propio vehículo virtual temporal, llamado <contrato> virtual vehicle, salvo que el viaje ya tenga un vehículo. Los viajes con Subcontratar viajes a este transportista funcionan igual.

Grupos de recursos (vehículo, medio de transporte y conductor)

• El grupo sigue el valor de Cuántos cada vez que guardas el contrato. Si subes el número, se añaden recursos virtuales nuevos; si lo bajas, se elimina el excedente. El formulario muestra cuántos recursos virtuales planificables mantiene Transportial.
• Los recursos virtuales no se pueden eliminar uno a uno, y una flota que contiene vehículos de contrato no se puede eliminar. Cambia el contrato en su lugar.
• Solo los vehículos pasan su contrato a un viaje. Al arrastrar un viaje a un vehículo virtual, se subcontrata con ese contrato. Asignar un conductor o un medio de transporte virtual no subcontrata el viaje por sí solo; elige el contrato en el viaje.
• En el tablero de planificación, usa el filtro ¿Qué vehículos quieres ver? para mostrar Mostrar solo vehículos de contrato de capacidad, solo tus propios vehículos o todos. Los conductores y los medios de transporte tienen el mismo filtro. La columna Contrato de capacidad muestra a qué contrato pertenece un recurso.
• Cuando un viaje con el contrato se completa o se cancela, los recursos virtuales que usaba se archivan en cuanto no tienen otros viajes activos. Al volver a guardar el contrato, los vehículos, medios de transporte y conductores del grupo vuelven.

La capacidad de carga no se descuenta

Cuántos y Tamaño de una unidad (opcional) de un contrato de carga son solo para tu registro. Transportial no reserva viajes contra ellos, no los descuenta y no avisa cuando subcontratas más de lo que compraste. Lleva tú mismo el control del volumen acordado con el transportista, por ejemplo con un informe de viajes subcontratados por transportista.

Crea un contrato de capacidad

1. Abre el menú lateral (☰) y elige Contratos de capacidad.
2. Haz clic en + Crear contrato de capacidad.
3. En Transportista, introduce el Nombre. La capacidad, la flota de vehículos y los conductores virtuales reciben este nombre; la capacidad no tiene nombre propio.
4. Elige el transportista en Transportista. Indica Válido desde y, si el contrato termina, Válido hasta (vacío = indefinido).
5. En Qué compras, haz clic en una de las tres tarjetas.
6. En una flota fija o una compra puntual, elige el Modo de transporte (carretera, marítimo, aéreo, ferroviario…) y responde a ¿Qué aporta el transportista?: Vehículo, Medio de transporte, Conductor o Carga.
7. Indica en Cuántos cuántas unidades compras. Para Carga también puedes indicar Tamaño de una unidad (opcional). En una flota fija de vehículos, medios de transporte o conductores, este número es el tamaño del grupo de recursos.
8. En Cómo recibe el trabajo el transportista, haz clic en una tarjeta (ver más abajo).
9. En Coste, añade los módulos de precio que calculan el coste del transportista. Consulta Módulos de precio explicados.
10. Si quieres, abre Más opciones. Ahí eliges la Administración en la que se registran los costes (tu administración principal si está vacío), añades las condiciones del contrato y los documentos firmados, y configuras el CMR neutro.
11. Haz clic en Guardar. Si falta algo, el formulario muestra una lista de lo que debes completar.

Cómo recibe el trabajo el transportista

Esta elección decide cómo recibe la reserva el transportista. Funciona igual para todos los tipos de contrato. La reserva se envía cuando confirmas un viaje subcontratado y otra vez cuando lo cancelas.

• Conector del transportista o API: elige la integración. La lista solo muestra integraciones que pueden recibir reservas; las de contabilidad, CRM, telemática y similares están ocultas. Con un conector de paquetería (UPS, DHL, DPD, FedEx, DSV), al confirmar un viaje se reserva un envío con etiqueta por cada expedición, al cancelar el viaje se anulan los envíos aún no recogidos, y las actualizaciones de seguimiento llegan automáticamente. Una integración configurada o de plantilla de archivo recibe la orden de transporte en sus fuentes de datos salientes.
• Correo o mensaje: elige una automatización de mensajes. Envía la orden de transporte con su PDF al transportista. Consulta Automatizaciones de mensajes.
• Su plataforma Transportial: el viaje llega como orden de transporte a la propia plataforma Transportial del transportista; el estado, los documentos y las facturas vuelven. Requiere un enlace de red activo con el transportista. Consulta Trabajar con transportistas en la red Transportial.
• Manual (PDF): no se envía nada automáticamente. Descarga el PDF de la orden desde el viaje y envíalo tú. Si quieres, elige una plantilla de documento; el menú PDF del viaje la ofrece entonces junto al PDF estándar de la orden.

Sea cual sea el método, los transportistas con una cuenta en el portal de transportistas también ven el viaje subcontratado en su portal. Consulta Configurar el portal de transportistas.

Coste y autofacturación

El coste de un viaje subcontratado se calcula igual para todos los tipos de contrato. Si el viaje tiene un Presupuesto puntual, las líneas del presupuesto son el coste. Si no, los módulos de precio del contrato se aplican al viaje y se cargan al transportista. Los módulos de precio del vehículo, el conductor o el medio de transporte del viaje no se usan, tampoco en un contrato solo de conductores.

Un tramo reservado en una salida de una ruta programada se tarifica con los precios de esa salida semanal si los tiene; si no, con los de la línea; si no, con los módulos de precio de este contrato. En un viaje subcontratado, un presupuesto puntual sigue teniendo prioridad, y la autofacturación usa la misma elección. Consulta Configura rutas programadas.

Activa Autofacturación si emites tú la factura del transportista. Después elige el Periodo de facturación: Fin de semana, Fin de semana o de mes, Fin de mes, Fin de trimestre, Fin de año, Mensual desde la fecha de inicio, Trimestral desde la fecha de inicio o Anual desde la fecha de inicio. Al final de cada periodo, Transportial tarifica los viajes completados que se realizaron con el contrato mediante sus módulos de precio y guarda el resultado como una factura recibida del transportista, en borrador para que la revises. Fin del viaje y Fin de la orden de transporte no se ofrecen, porque nunca generan una autofactura.

Crea contratos junto con un transportista nuevo

Al crear una empresa, el formulario tiene una sección Contratos de capacidad. Rellena una vez los Campos compartidos del contrato de capacidad (tipo, método de comunicación, hora de inicio y de fin, autofacturación). Después haz clic en + Añadir contrato de capacidad para cada contrato. Los campos compartidos se aplican a todos ellos.

Consulta, edita y elimina

• Haz clic en una fila para ver el contrato: Tipo, método de comunicación, Autofacturación, Unidades adquiridas, el periodo, las empresas y la administración.
• Haz clic en el icono del lápiz o en Editar para cambiarlo. Usa el icono del historial para ver versiones anteriores.
• Haz clic en Eliminar y confirma para borrarlo.

Filtra la lista por Tipo de contrato, Método de comunicación y Período de validez.

Usa un contrato en un viaje

Hay tres formas de subcontratar un viaje con un contrato:

• Crea el viaje en la pestaña Subcontratado y elige el contrato en Seleccionar contrato de capacidad.
• En el planificador, busca el contrato en la barra lateral y arrástralo al viaje.
• En una flota fija de vehículos, planifica el viaje en uno de los vehículos virtuales del contrato.

Transportial crea entonces una reserva y una orden de transporte subcontratada para el transportista, con tu empresa como cliente. Consulta Subcontratar un viaje a un socio.

En la parada de reserva de un viaje también puedes elegir una salida de una ruta programada que opera con el contrato. Así se reserva el tramo con el transportista y el contrato se rellena solo.