Configura el portal del cliente

El portal del cliente es una versión simplificada de Transportial para tus clientes. Un cliente inicia sesión con su propia cuenta y solo ve las órdenes, presupuestos, facturas y documentos de las empresas que tú permitas. Tú decides qué partes del portal están activadas y qué pueden cambiar los clientes por sí mismos.

Activa el portal y elige sus páginas

1. Abre el menú lateral (☰) y elige Configuración.
2. Abre la pestaña Entorno.
3. Despliega la sección Portal del cliente.
4. Activa Habilitar portal del cliente.
5. Activa o desactiva las páginas: Mostrar órdenes, Mostrar presupuestos, Mostrar facturas, Mostrar documentos, Mostrar seguimiento en vivo, Mostrar notificaciones, Mostrar solicitud de orden, Mostrar ajustes y Mostrar chat.
6. Elige la Visibilidad de ubicaciones en el portal (ver más abajo).
7. Decide si quieres activar Anonimizar los datos de otros clientes en viajes compartidos.
8. Guarda la configuración.

Invita a un cliente al portal

1. Abre el menú lateral (☰) y elige Usuarios.
2. Haz clic en + Nuevo usuario.
3. Introduce el nombre, los apellidos, el nombre de usuario y la dirección de correo electrónico.
4. Elige un rol en Selecciona el rol, por ejemplo el rol predefinido Cliente.
5. En Selecciona el tipo de cuenta, elige Cliente.
6. En Empresas que este usuario puede ver, elige las empresas del cliente.
7. Elige el idioma y haz clic en Invitar.

El cliente recibe una invitación para establecer una contraseña. Después de iniciar sesión, va directamente al portal en lugar de al panel de control normal. Consulta Usuarios para saber más sobre cómo invitar y bloquear usuarios.

Precios y costes en el portal

Un cliente solo ve el dinero de su propio lado: su precio, sus presupuestos y sus facturas. Tus costes, lo que pagas a subcontratistas, los márgenes, los presupuestos internos, las líneas contables y los datos de crédito nunca se envían a un usuario del portal. Los enlaces compartidos (una orden o un viaje compartido, una página de seguimiento de un envío y las páginas públicas de presupuestos y facturas) muestran la misma vista de cliente, y los viajes que aparecen en ellos no llevan ningún importe.

En las páginas Presupuestos y Facturas, un usuario del portal ve todos los documentos en los que su propia empresa es la otra parte. El filtro Documentos cambia entre Recibidos (lo que tú le enviaste) y Enviados (lo que te envió). Los clientes empiezan en Recibidos.

Herramientas de órdenes para clientes

Tres funciones de plataforma añaden herramientas de órdenes al portal. Añade las que quieras a Funciones en Configuración > Entorno > General: portalCutOff (horas límite), portalChangeRequests (solicitudes de cambio y cancelación) y portalDocumentUpload (subida de documentos). Sus ajustes aparecen entonces en la sección Portal del cliente.

Horas límite de las órdenes

1. En Horas límite de las órdenes, haz clic en Añadir regla.
2. Introduce un Nombre de la regla.
3. Si quieres, introduce Tipos de envío (separados por comas, vacío = todos).
4. Indica la Hora límite y los Días antes de la carga, por ejemplo 16:00 y 1: una orden que se carga el miércoles debe hacerse antes del martes a las 16:00.
5. Elige la Zona horaria: Lugar de carga o Plataforma. Activa Contar solo días laborables para saltar los fines de semana.
6. Elige qué pasa con las Órdenes tardías del portal: Rechazar indicando la fecha más temprana o Aceptar con un aviso.
7. Elige Órdenes tardías de planificadores: Sin comprobación o Marcar la orden. A los planificadores nunca se les rechaza.
8. Guarda la configuración.

Si encajan varias reglas, una regla para el tipo del envío gana a una general y se aplica la regla más estricta. Las órdenes importadas no se comprueban.

Solicitudes de cambio y cancelación

• Tratamiento: El planificador aprueba cada solicitud o Aplicar de inmediato mientras no haya nada planificado. Con la segunda opción, una solicitud se aplica al momento mientras la orden no esté en un viaje, no esté retenida y siga en borrador, solicitada o aceptada; si no, decide un planificador.
• Solicitudes posibles hasta: Empieza la carga, El viaje está confirmado (la opción predeterminada) o Un número de horas antes de la carga, con las Horas antes de la carga.
• Los clientes pueden solicitar la cancelación: activado de forma predeterminada.
• Qué pueden cambiar los clientes: Fechas, Referencias, Mercancías, Direcciones y Notas.

Una orden puede tener una sola solicitud abierta a la vez. Una solicitud pendiente aparece en la orden de transporte en Solicitudes de cambio del cliente, con lo que cambia de lo anterior a lo nuevo:

1. Abre la orden de transporte.
2. En Solicitudes de cambio del cliente, revisa la solicitud y, si quieres, añade una Nota para el cliente.
3. Haz clic en Aprobar para aplicarla a la orden tal como está ahora, o en Rechazar.

Para decidir necesitas el permiso para aprobar solicitudes de cambio de órdenes o para actualizar órdenes de transporte. Una solicitud sobre una orden retenida no se puede aplicar. Para avisar a planificadores o clientes, usa en una automatización de mensajes los disparadores Después de que un cliente solicite un cambio de orden, Después de aprobar el cambio de orden de un cliente y Después de rechazar el cambio de orden de un cliente. Consulta Automatizaciones de mensajes.

Subida de documentos

• Tipos de documento que los clientes pueden subir: de forma predeterminada albaranes, documentos aduaneros, tickets de pesaje y otros documentos.
• Tipos de archivo permitidos (MIME, separados por comas): PDF e imágenes de forma predeterminada.
• Tamaño máximo de archivo (MB): 20 de forma predeterminada.
• Enviar las subidas a la bandeja de documentos: solo tiene efecto si la bandeja de documentos está activada. Consulta Procesar documentos en la bandeja de documentos.

Los archivos subidos se añaden a la orden, o al envío que eligió el cliente, marcados como aportados por el cliente. Cuentan para los documentos obligatorios de la orden; consulta Seguir los documentos obligatorios.

Otras reglas para un cliente

Abre la empresa del cliente y edítala. En la sección Órdenes del portal de clientes activas Sin hora límite para este cliente, o das al cliente sus propias reglas de hora límite y su propia opción de Órdenes tardías del portal. También puedes fijar para este cliente el Tratamiento, Solicitudes posibles hasta y Los clientes pueden solicitar la cancelación. Valor de la plataforma mantiene el ajuste de la plataforma. Las reglas propias de un cliente se prueban antes que las de la plataforma.

Enlaces de seguimiento por envío

Con la función de plataforma consignmentTracking, cada envío puede tener su propia página pública de seguimiento. La parte Enlaces de seguimiento de envíos de la sección Portal del cliente define qué muestra un enlace nuevo (mapa con la ruta, horas estimadas de llegada, direcciones completas, cronología de estados, prueba de entrega tras la entrega, posición del vehículo en directo, referencias), cuántos días funciona un enlace tras la entrega (30 de forma predeterminada, 0 = sin caducidad) y cada cuánto se actualiza la página.

Los planificadores crean, copian, revocan y renuevan el enlace en el propio envío; consulta Comparte una orden de transporte y su seguimiento. Para enviar el enlace automáticamente, usa el disparador Después de crear o renovar un enlace de seguimiento de envío en una automatización de mensajes.

Clientes de varias plataformas

Con la función de plataforma portalTenantSwitcher, una cuenta del portal que pertenece a más de una plataforma recibe un selector Empresa en la barra lateral del portal para cambiar entre ellas.

Lo que ve el cliente

El portal tiene una barra lateral con Resumen y las páginas que has activado. El logotipo de tu plataforma aparece en la parte superior. Lee Usar el portal del cliente para ver una descripción página a página que puedes compartir con tus clientes. Los transportistas pueden usar el mismo portal para los viajes que les subcontratas; consulta Configurar el portal de transportistas.