Een transportorder accepteren, afwijzen en plannen

Orders die als aanvraag binnenkomen, of die Transportial automatisch uit een e-mail aanmaakt, vragen om een beslissing voordat ze worden gepland. Na acceptatie doorloopt een order zijn statussen terwijl de zendingen worden gepland en uitgevoerd.

Een aangevraagde order accepteren of afwijzen

1. Open de lijst met transportorders en filter op de status Aangevraagd.
2. Klik op de order om hem te openen.
3. Controleer de klant, zendingen, stops en goederen.
4. Klik met de financiële module op + Offerte aanmaken om eerst een prijs voor te bereiden, of op Bekijk offerte als de order er al een heeft.
5. Klik onderaan op Accepteren, of op Afwijzen om de order af te wijzen.

Je kunt ook met de rechtermuisknop op een aangevraagde order in de lijst klikken en Accepteren of Afwijzen kiezen.

• Accepteren zet de order op Geaccepteerd, bevestigt al zijn zendingen en accepteert de offerte, als die er is.
• Afwijzen zet de order op Afgewezen, annuleert al zijn zendingen en sluit een eventuele open aanbesteding ervan.

Een conceptorder beoordelen

Orders die de AI uit een e-mail of bestand heeft uitgelezen, hebben de status Concept. Als je er een opent, verschijnen de oorspronkelijke documenten links. Zijn er meerdere documenten, gebruik dan de knoppen boven het voorbeeld om ertussen te wisselen.

1. Vergelijk de uitgelezen order rechts met de documenten.
2. Klik op het potloodpictogram om de order te verbeteren, en sla op.
3. Klik op Accepteren, Opslaan als aanvraag of Afwijzen.

De order plannen

1. Klik met de rechtermuisknop op de order in de lijst met transportorders.
2. Kies Plannen. Er opent een nieuw tripformulier met de acties van de zendingen van de order.
3. Kies het voertuig en de chauffeur, controleer de stops en sla de trip op.

Je kunt zendingen ook plannen vanuit het planbord of de planner. Zie Een trip aanmaken.

De order opsplitsen in trips

Met de capaciteitsfunctie kun je een order opsplitsen in trajecten, bijvoorbeeld ophalen door de ene vervoerder, het hoofdtransport door een tweede en de aflevering door een derde.

1. Open een geaccepteerde of (gedeeltelijk) geplande order.
2. Klik op het routepictogram (tooltip Opsplitsen in Trips), of klik met de rechtermuisknop op de order in de lijst en kies Opsplitsen in Trips.
3. Kies voor elk Traject de Zendingen (laat leeg om alle op te nemen), de Herkomst en Bestemming of Zendingsroute gebruiken, en eventueel Stop Toevoegen.
4. Kies eventueel een Capaciteitscontract om het traject uit te besteden, en wijs Kostenelementen of een Spotofferte toe.
5. Klik op Traject Toevoegen voor het volgende traject.
6. Klik op Order Opsplitsen. Transportial maakt per traject één trip aan. Trajecten met een capaciteitscontract worden uitbestede trips.

Zie Een trip doorgeven aan een partner en Capaciteitscontracten.

De order aanbieden op de marktplaats

Met de marktplaatsfunctie toont een geaccepteerde order met zendingen die nog niet zijn aangeboden het marktplaatspictogram (tooltip Aanbesteding aanmaken). Klik in de lijst met de rechtermuisknop en kies + Aanbesteding aanmaken. Zie Een aanbesteding publiceren.

Hoe de status verandert

Na acceptatie stel je de status niet meer met de hand in. Transportial werkt hem bij op basis van de zendingen: Gedeeltelijk gepland als sommige zendingen op een trip staan, Gepland als ze dat allemaal doen, Actueel zolang het transport loopt en Gerealiseerd als alles is afgeleverd.