Een transportorder aanmaken vanuit een bestand of e-mail
Upload orderdocumenten of stuur ze per e-mail, en laat Transportial er met een bestandssjabloon of AI transportorders van maken.
Bijgewerkt 5 oktober 2026
Klanten sturen orders vaak als pdf, spreadsheet of e-mail. In plaats van ze over te typen, kun je de bestanden uploaden. Transportial leest ze en vult de transportorder voor je in.
Hoe Transportial je bestanden leest
- Past een bestand bij een bestandssjabloon dat voor je platform is ingesteld (een integratie die de kolommen of velden van een bekende bestandsindeling koppelt), dan gebruikt Transportial dat sjabloon. Eén bestand kan dan meerdere orders opleveren.
- Past er geen sjabloon, dan haalt het AI-model van je platform de ordergegevens uit de bestanden.
- Komt een order die de AI uitleest via de referentie, zoals het ordernummer of de referentiebeschrijving, overeen met een bestaande order, dan wordt die bestaande order bijgewerkt in plaats van een dubbele aan te maken.
Orderbestanden uploaden
- Open in de kopbalk het pijltje naast Nieuwe transportorder.
- Klik op + Order uit bestand. Het paneel Nieuwe transportorder opent met de tekst Van documenten.
- Sleep je bestanden naar Sleep bestand(en) hierheen of klik om te uploaden, of klik op het vak om bestanden te kiezen.
- Wacht tot elk bestand als geüpload wordt getoond.
- Klik op Aanmaken. Transportial leest nu de bestanden, wat even kan duren.
- Controleer de order die in het orderformulier opent. Vul de klant, stops, tijden en goederen aan of verbeter ze.
- Klik op Opslaan. Bevatten de bestanden meer dan één order, dan opent de volgende automatisch.
Orders die de AI uit je bestanden leest, worden direct opgeslagen met de status Concept. Klik je op Opslaan, dan blijft die status staan, en het formulier biedt geen Opslaan als aanvraag. Accepteer de order zodra je hem hebt gecontroleerd, zoals beschreven onder Conceptorders beoordelen hieronder.
Herkent Transportial geen order in de bestanden, dan opent een leeg orderformulier met je bestanden al als documenten bijgevoegd. Vul het met de hand in en klik op Opslaan.
Orders per e-mail sturen
Onder het uploadvak toont het paneel het e-mailadres van je platform na Je kunt nu ook direct e-mails sturen naar. E-mails naar dat adres worden automatisch verwerkt:
- Het e-maildomein van de afzender moet een van de toegestane domeinen van je platform zijn. E-mails van andere domeinen worden geweigerd.
- Bijlagen die bij een bestandssjabloon passen, worden met dat sjabloon omgezet in orders. Anders leest de AI de e-mail en de bijlagen.
- Nieuwe orders die de AI uitleest, worden opgeslagen met de status Concept. Bestaande orders die op referentie overeenkomen, worden bijgewerkt.
- De oorspronkelijke e-mail wordt in de chat van elke zending geplaatst, en de order toont het onderwerp van de e-mail naast uit e-mail.
Geef klanten het adres zodat ze hun orders direct kunnen mailen, of stel een automatische doorstuurregel in vanuit je eigen ordermailbox.
Conceptorders beoordelen
- Open de lijst met transportorders en filter op de status Concept.
- Klik op een order. De oorspronkelijke documenten verschijnen links en de uitgelezen order rechts.
- Klik op het potloodpictogram om de order naast de documenten te verbeteren, en sla op.
- Klik op Accepteren om de order te accepteren, Opslaan als aanvraag om hem te bewaren voor latere beoordeling, of Afwijzen om hem af te wijzen.
Gerelateerd
Bestandssjablonen worden als integratie ingesteld. Zie Integraties en Data-importer. Het AI-model dat je platform gebruikt, kies je in Platforminstellingen.